Ich brauch Hilfe bei der Formulierung!

Hallo zusammen,
ich soll einen Termin mit verschiedenen Instanzen organisieren, um die große Wartungsarbeiten an unserer Heizungsanlage zu informieren, planen und organisieren. Der soll per Outlook: E-Mail geschehen!
Wer kann mich bei einer netten, motievierenden Formulierung hilfen, sozusagen nach dem AIDA-Prinzip.

Sehr geehrte Damen und Herren,

Es ist wieder soweit und an unserer Heizungsanlage muss eine große Wartungsarbeit durchgeführt werden. wir wollen uns treffen, um die große jährliche Wartungsarbeit an unserer Heizungsanlage, die von 10.02.2015 bis 14.02.2015 durchgeführt werden soll, Termine abzugleichen, Informationen austauschen, Vorschläge einzuholen und Maßnahmen ab zuarbeiten. Ich bedanke mich im Voraus für Ihre Unterstützung, kräftige Hilfe, Engagement und viele Vorschläge. Vielen Dank

Wartungsarbeiten Heizungsanlage - 10. bis 14. Februar 2015

Sehr geehrte Damen und Herren,

es ist wieder soweit. An unserer Heizungsanlage soll die große jährliche Wartungsarbeit von Dienstag 10. Februar bis Samstag 14. Februar durchgeführt werden.

Wir wollen uns treffen (Wann? Wo? Wer?), um uns über die dazu notwendige Organisation, Planung und Durchführung gemeinsam Gedanken zu machen.
Ich bedanke mich im Voraus für Ihre tatkräftige Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen

Anmerkungen:

  • Nach der Anrede folgt ein Komma, es wird also klein weiter geschrieben.
  • Bei der Planung eines Projekts (hier: Wartungsarbeiten), die wie in diesem Beispiel kooperativ durchgeführt werden soll, geht es nicht um Werbestrategien, sondern um Erwartungen und Ziele und damit verbunden um knappe und klare Handlungsanweisungen.

Man braucht also eindeutige Adressaten. Vorschlag: statt eines unverbindlichen Rundschreibens an mehrere „Instanzen“ senden Sie mehrere spezifische Schreiben an die jeweiligen Instanzen mit klaren Vorgaben und Erwartungshaltungen zur Vorbereitung des Treffens.

  • Falls es sich nur um eine Einladung um ein Planungstreffen handelt, dann vergleichen Sie bitte dazu meinen Vorschlag (s.o.).

Mit freundlichen Grüßen

C.S.

Servus,

ersetze „die Wartungsarbeit“ durch „die Wartung“.

Schöne Grüße

MM

Hallo,
es heißt nicht „von“, sondern „vom 10.02.“ usw.
Und zum Schluss würde ich eher „Hilfe sowie ihr Engagement“ schreiben.
LG Mirjana

Hallo,

ich hoffe, ich habe Sie richtig verstanden, dass Sie eine gemeinsame Besprechung organisieren wollen. Bitte melden Sie mich mal, ob mein Vorschlag hilfreich war für Sie:

Sehr geehrte Damen und Herren,

in wenigen Wochen ist an unserer Heizungsanlage wieder die jährliche, große Wartung erforderlich. Sie erfolgt in der Zeit vom 10.02.2015 bis 14.02.2015.

Zur Vorbereitung möchte ich gern in einer gemeinsamen Besprechung alle wesentlichen Details mit Ihnen abstimmen. Als Termin schlage ich den 01.12.2014 um 14:00 Uhr im Besprechungsraum vor.

Für Ihre tatkräftige Unterstützung und Ihre Vorschläge bedanke ich mich schon heute und wünsche Ihnen noch einen schönen Tag.

Freundliche Grüße

Vorname, Name