Dateigrößen-Problem bei 'Inhalte einfügen' ppt-doc

Computer: Software & Programmierung Office Software
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Hallo zusammen,
ich habe mehrere Powerpoint Präsentationen, die ich in Word dokumentieren möchte. Dabei soll jede Folie auf einer eigenen Seite im .doc angezeigt werden. Inhalte einfügen, Verknüpfung als ppt-slide, …das ganze habe ich schon oft gemacht und kämpfe nun mit folgendem Problem:
Die Quelldatei hat bei 11 Folien etwa 1,3 mb. Auf bekannte Weise verknüpfe ich eine Folie in ein leeres Word-Dokument, speichere und schließe, um die Größe zu überprüfen: 3 mb.
Bei 50 Seiten bin ich nun bei einem 180 mb-doc.

Nehme ich hingegen eine andere Powerpoint-Datei mit 2 Folien und 150 kb als Quelle, lande ich bei einer Folie/Seite bei einem 150 kb-doc.

Microsoft schreib selber, man solle diese Methode verwenden, wenn es um Dateigröße geht - wie kann es da sein, dass die Datei so riesig wird?

Vielen Dank für Hilfe, ich sitze im Büro und hoffe, bald Antwort zu bekommen.

Viele Grüße
Tim

2

hallo

eine ole-verknüpfung auf ein grafisches element benötigt eine „vorschaugrafik“, die im word-dokument abgelegt wird. die kann durchaus sehr gross werden - teilweise grösser als die originaldaten. insofern „stimmt alles“.

stellt sich die frage nach der sinnhaftigkeit deines vorhabens: powerpoint hat doch die notizfunktion, mit der zu jeder seite beliebige notizen erfassen kann. reicht diese funktion nicht aus? hat es wirklich einen sinn, jede einzelne seite der präsentation im word zu verlinken? von dem höllenaufwand mal abgesehen - wer nutzt das ding dann?

lg
erwin

3

Hallo Tim,

ich habe mehrere Powerpoint Präsentationen, die ich in Word
dokumentieren möchte.

Besser wäre, die Folien auszudrucken und in einem Ordner abzuheften.

Dabei soll jede Folie auf einer eigenen Seite im .doc angezeigt werden.

klar, das macht Sinn

Inhalte einfügen, Verknüpfung als ppt-slide,

Verknüpfung? also kein „echter“ Import?

…das ganze habe ich schon oft gemacht und
kämpfe nun mit folgendem Problem:

wie oft? welche Version/en?

Die Quelldatei hat bei 11 Folien etwa 1,3 mb.

  • wie viele Grafiken?
  • welche Größe der Grafiken L x B und Anzahl Pixel?
  • welches Format der Grafiken?
  • wurden die Grafiken im PPT scaliert?

Auf bekannte Weise verknüpfe ich eine Folie in ein leeres Word-Dokument, speichere und schließe, um die Größe zu überprüfen: 3 mb.

definiere: „Auf bekannte Weise“

Bei 50 Seiten bin ich nun bei einem 180 mb-doc.

vollkommen normal, wo ist dein Problem?

Nehme ich hingegen eine andere Powerpoint-Datei mit 2 Folien
und 150 kb als Quelle, lande ich bei einer Folie/Seite bei
einem 150 kb-doc.

logisch, das Auto meiner Frau startet jeden Morgen ohne Probleme, warum muss ich jeden Morgen mein auto anschieben?

Microsoft schreib selber, man solle diese Methode verwenden,
wenn es um Dateigröße geht

wann? hast du mal einen Linkt zu diesem Schriftstück?
für welche Version?

  • wie kann es da sein, dass die Datei so riesig wird?

du hast die falsche Version

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

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OT Die Frage aller Fragen, Warum

logisch, das Auto meiner Frau startet jeden Morgen ohne
Probleme, warum muss ich jeden Morgen mein auto anschieben?

Hallo Wolfgang,

a) du hast keine Autobatterie drin

b) Du benutzt nicht das Parfüm deiner Frau, Marder haben ein feines Näschen … (PS, danke wenn du diesen Beitrag nicht deiner Frau zeigst *gg*)

c) Lese nochmal nach in der Betriebsanleitung, irgendwo steht da „Zündschlüssel umdrehen“ oder so, zur Not frage hier nochmal nach.

d) parke Abends in einer abschüssigen Straße, da ersparst du dir Morgens das Anschieben

e) Frag mich ruhig für weitere unheimlich hilfreiche Tipps :smile:)

Gruß
Reinhard

5

geistreich
Hallo,
da will ich mal auf die mitunter geistreich vorgebrachten Gegenfragen antworten:
Zur Frage, wem das nutzt und warum ich das so handhabe: Es handelt sich um Dokumentationen von Kursen eines großen und bekannten Unternehmens, somit werde ich das erstens nicht ändern können und bitte darum, den Sinn der Angelegenheit nicht weiter in Frage zu stellen (auch wenn es undurchsichtig scheint, ich finde es recht sinnvoll, wie es läuft).

Beschreibung des Einfügungsvorgangs: Strg+C einer Folie in PPT, dann Wechsel zu Word: Bearbeiten > Inhalte einfügen > Verknüpfung einfügen > Microsoft PowerPoint Slide-Objekt > OK.

Es handelt sich um Office 2003 und ich habe schon einige Tausend Seiten in Word so gefüllt. Das ganze mit einem Makro, das ich zu Beginn geschrieben und seit dem nicht verändert habe (Makro fürs Einfügen, Skalieren und Beschneiden in Word).

In der Tat wurden Graphiken in den Quell-ppts hochaufgelöst skaliert, übereinandergelegt und möglicherweise unkomprimiert eingebettet. Allerdings kommt, wie beschrieben, die gesamte Präsentation, mit der ich (u.a.) das Problem habe, bei 11 Folien auf 1,3 mb, während sie das Word Dokument auf etwa 40 mb bringen, sobald alle entsprechend eingefügt wurden. Erwin, Du sagst, dass die Vorschaugraphik größer als die Quelldatei werden kann, aber sind sind 4000 % wirklich normal?

Vielen Dank für Eure Hilfestellungen und

beste Grüße aus Karlsruhe

Tim

6

Antwort, nun an der richtigen Stelle (Doppelpost)
Hallo,
da will ich mal auf die mitunter geistreich vorgebrachten Gegenfragen antworten:
Zur Frage, wem das nutzt und warum ich das so handhabe: Es handelt sich um Dokumentationen von Kursen eines großen und bekannten Unternehmens, somit werde ich das erstens nicht ändern können und bitte darum, den Sinn der Angelegenheit nicht weiter in Frage zu stellen (auch wenn es undurchsichtig scheint, ich finde es recht sinnvoll, wie es läuft).

Beschreibung des Einfügungsvorgangs: Strg+C einer Folie in PPT, dann Wechsel zu Word: Bearbeiten > Inhalte einfügen > Verknüpfung einfügen > Microsoft PowerPoint Slide-Objekt > OK.

Es handelt sich um Office 2003 und ich habe schon einige Tausend Seiten in Word so gefüllt. Das ganze mit einem Makro, das ich zu Beginn geschrieben und seit dem nicht verändert habe (Makro fürs Einfügen, Skalieren und Beschneiden in Word).

In der Tat wurden Graphiken in den Quell-ppts hochaufgelöst skaliert, übereinandergelegt und möglicherweise unkomprimiert eingebettet. Allerdings kommt, wie beschrieben, die gesamte Präsentation, mit der ich (u.a.) das Problem habe, bei 11 Folien auf 1,3 mb, während sie das Word Dokument auf etwa 40 mb bringen, sobald alle entsprechend eingefügt wurden. Erwin, Du sagst, dass die Vorschaugraphik größer als die Quelldatei werden kann, aber sind sind 4000 % wirklich normal?

Vielen Dank für Eure Hilfestellungen und

beste Grüße aus Karlsruhe

Tim

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Erwin, Du sagst, dass die Vorschaugraphik größer als die Quelldatei
werden kann, aber sind sind 4000 % wirklich normal?

wenn die quelldatei eine vektorgrafik ist und die vorschaugrafik eine bitmap, dann ja

das problem: ole ist ja recht nett. irgendwelche daten in ein beliebiges dokument einbetten, doppelt draufklicken und schon hat man das andere programm und so.

nur: soll word beim öffnen der datei auch die andere anwendung öffnen, nur damit diese die daten visualisiert? würde in manchen fällen das öffnen des dokuments extrem langsam bzw. unmöglich machen.

also hat sich microsoft den kunstgriff ausgedacht und speichert nach dem letzten aktualisieren der daten eine vorschaugrafik im dokument mit ab. je nach quelldaten schaut diese immer wieder anders aus. manchmal schafft word es, die vorschaugrafik richtig zu skalieren bzw. als vektorgrafik einzufügen. dann ist alles ok.

powerpoint ist aber ziemlich fies und baut grafiken manchmal so ein, dass sich word nicht mehr auskennt und die notlösung einer bitmapgrafik verwenden muss.

weiters: im powerpoint kann man eine grafik als hintergrundgrafik auf alle folien legen. die grafik selbst ist nur einmal in der ppt-datei drinnen.

im word eingefügt, muss die hintergrundgrafik aber pro slide kopiert werden. und schon wird aus einer netten kleinen powerpoint-datei ein riesig grosses word-dokument. auch ohne, dass sich word beim grafik-konvertieren verschluckt.

ähnliche probleme kenne ich bei alten pdf-druckertreibern: ppt-dateien mit 500 kb werden beim konvertieren in pdf plötzlich mehrere mb gross. in den meisten fällen sind hintergrundgrafiken schuld. neuere pdf-druckertreiber unterstützen glücklicherweise grafikverweise und haben das problem nicht.

in etwa war das auch der grund dafür, dass ich die sinnhaftigkeit deines vorgehens hinterfragt habe - v.a. da powerpoint von haus aus eine „dokumentationsfunktion“ in form der notizansicht mitbringt. aber ich bin schon wieder still…

mögliche abhilfe:

  • du löscht zuerst alle hintergrundgrafiken aus dem powerpoint-satz raus (zugegebenermassen nicht praktikabel)
  • du fügst die verknüpfungen als ikon ein. dann musst du halt doppelt draufklicken, damit du die relevante seite im ppt siehst.
  • du verweist nur textmässig auf die jeweilige seite in der ppt-datei und gehst davon aus, dass der benutzer des dokuments die ppt parallel dazu offen hat.

deine jetztige lösung setzt ohnehin voraus, dass der benutzer des dokuments die ppt-datei im zugriff hat. insofern sind lösungen 2 und 3 nicht so schlecht.

oder du lebst damit, dass das word-dokument so gross wird. du kannst ja auch kein 300 ps auto kaufen und dich dann über die hohen benzinkosten aufregen…

lg
erwin

8

Hallo Erwin,

Du hast mir nun verständlich erklärt, wie das Phänomen zustandekommt. Es sieht so aus, als müsste ich mich mit der Größe abfinden. Die Kurse laufen so, dass die Teilnehmer parallel zur den Trainer unterstützenden Präsentation eben diese vor sich im Ordner liegen haben. Selbstverständlich wird vorher alles als PDF generiert. Das Hauptproblem für mich liegt momentan darin, dass der Rechner hier nur 512 MB RAM hat und mit so großen Dokumenten auf Kriegsfuß steht.

So ist das Leben als Werkstudent, aber ich will mich nicht beklagen - dann muss wohl einer der Kollegen das ganze auf seinem Rechner machen.

Viele Grüße

[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]

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hallo

auf die gefahr hin, dir auf die nerven zu gehen: was spricht nun gegen die notizansicht von powerpoint, die genau für deinen anwendungsfall gebaut wurde?

geh mal in die notizansicht, dann wird dir die folie um 50% verkleinert und du hast unten einen bereich für beliebige notizen, die auch begrenzt formatiert werden können - für normale dokumentation mehr als ausreichend.

dann drucke auf einen pdf-treiber aus und wähle im druckdialog die option „drucken->notizenseiten“ (normalerweise ist da folien ausgewählt). es sollte genau das rauskommen, was du haben willst.

ein zusätzliches deckblatt und so kann mit anderen tools dazupappen - es gibt da durchaus brauchbare freeware-tools. im vergleich zu dem stress, den du dir gerade antust, ist das ein kinderspiel.

aber im prinzip ist es mir eh wurscht…

lg
erwin