Abbildung Kosten für interne Schulung

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
#1

Liebe/-r Experte/-in,

Ich habe folgendes Problem der Abbildung der Kosten einer Schulung bei mir auf der Arbeit.

Ausgangslage:

Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen müssen bei uns in der Firma ab kommenden Jahr ein Grossteil der Mitarbeiter mind. einmal pro Jahr geschult werden. Die Schulung kann bei uns intern durch interne, speziell qualifizierte Mitarbeiter erfolgen.

  • Für die Schulung werden intern bereits vorhandene Räume genutzt.
  • Das Personal, das die Schulung vornimmt, ist nicht immer das gleiche (je nach zeitlicher Verfügbarkeit der Personen wird auf diese zurückgegriffen).
  • Schulungsmaterial wird nicht benötigt bzw. wenn, kann man es nicht zurechnen (wird aus anderer Abteilung mitgebracht)
  • Ein Lager wird nicht benötigt.

Nun stellt sich für mich die Frage, wie ich die Kosten für die Schulung abbilden kann. Eine Kostenstelle „Schulung XYZ“ anzulegen scheint nicht sinnvoll, da ich weder Personal- noch Sachkosten klar zuweisen kann. Was könnte ich zur Lösung des Problems unternehmen?

Vielen Dank und Viele Grüße

Dedeus

#2

Guten Morgen…

Ich würde wie folgt vorgehen:

Bei jeder Schulung ist eine Teilnehmerliste auszulegen.
Hierzu ist es erforderlich, daß jeder Teilnehmer sich d
einträgt, seine Teilnahme bestätigt. Uhrzeit von - bis, Spalte vorsehen für Anzahl der Stunden, Kosten-
stelle des Teilnehmers und da die Bezüge geheim sein,
einen Durschn.-Stundensatz zuzüglich Nebenkosten
festlegen. Die Nebenkosten liegen heute so bei ca.
60 % (incl. SozV, Url, Zus. UrlG, Gratfifikationen,
bezahlte Fehlzeiten usw.). Den nun festgestellten
Stundensatz x die Stunden = angefallene Kosten +
Pauschale für Sachmittel, Fachliteratur, Vesper,
Cafepause …= Summe = Ausbildungskosten.

Die lassen sich dann bequem auf die Kostenstellen
verteilen und für statistische Zwecke verwenden.
Hierbei besteht dann die weitere Möglichkeit, die
Kosten nach Kostenart aufzuteilen. Das heißt je nachdem
was für ein Stoff gelehrt wurde, sind die Kosten zuzu-
ordnen. Beispiele: Schulung Kostenrechnung, Schulung
Produktentwicklung, Schulung Qualitätswesen, Schulung
Außendienst, Schulung Erste Hilfe, Schulung Management,
Schulung Steuer, Arbeitsrecht, Sozialversicherung,
Schulung Kfm. Auszubildender usw… Hierbei sind die
Informationsbedürfnisse mit der Unternehmensleitung
abzusprechen, weil evtl. nicht so viel Transparenz
erwünscht wird wie anhand meiner Beispielmöglichkeiten.
oder aber auch mehr.

Ich hoffe, ich konnte hier ein wenig helfen.
MfG

#3

Hallo Schulungskostenkalkulator,
deine Informationen über das Problem sind leider unvollständig.
Deshalb folgende „unvollständige“ Antwort:
Für alle Kosten nicht durch Rechnungen/Geld-Ausgaben entstehen werden kalkulatorische Kosten angesetzt.
Diese kalkulatorische Kosten werden geschätzt- nach bestem Wissen und Gewissen z.B. für Raumkosten oder interne, speziell qualifizierte Mitarbeiter. Die schriftlich dokumentierte Kostenschätzung sollte nachvollziehbar sein.
Diese Kalkulation kann auf einem Blatt Papier oder mit Excel erfolgen

Gruss

#4

Hallo,
Um welches Gesamt-Kostenvolumen handelt es sich?
Zunächst: Wer trägt die Kosten (welche KSTen)?
Kannst Du die Verteilung auf „Schulungsstunden“ herunterrechnen? Oder wie wirst Du die Kosten verteilen?
Bestimme zunächst diese Basis: Anzahl der Stunden, der Mitarbeiter, der Räume, der Abteilungen oder ähnliches.
Wohnin soll was wie verteilt werden?. Welche KST werden belastet, welche werden entlastet? Gleiche Basis?
Vielleicht sind meine Gedanken zu banal? Evt. lächelst Du darüber, dann vergess es und wir fangen neu an. Dann wird es jedoch deutlich kompliziertet. Dann müssten mehrere Komponenten verknüpft werden.
Gib mir bitte Nachricht, wie Du vorgehen willst.
Gruß Fritz

#5

Hallo
Danke für deine Antwort. Hier meine Ergänzungen.
Das Gesamtvolumen beträgt etwa 5.000 Mannstunden pro Jahr. Welche KST die Kosten trägt, muss noch geklärt werden. Evtl. Personalabteilung.

Die Schulungsstunden (wer hat teilgenommen, wie lange und welcher „Dozent“) sollen klar erfasst werden,
Die entlastete KST ist die, die der Mitarbeiter angehört. Die belastete KST ist wie gesagt noch zu klären.

Ich könnte doch nun eine neue Kostenart anlegen und die Kosten wie folgt ermitteln:
Pro entlastende KST:
Stundensatz x die Stunden = angefallene Kosten + Pauschale für Sachmittel, Fachliteratur, …= Summe Ausbildungskosten.
Und die Stunden dann nach jeder Fortbildung als kalk. Rechnung der belastenden KST in verrechnen, oder?

Viele Grüsse
Dedeus

#6

Hallo
Vielen Dank für die Antwort.
Eine Teilnehmerliste ist vorhanden (gesetzlich vorgeschrieben) und die Zeit wird auch erfasst. Lohnkostenverrechnung gilt es noch zu prüfen.

Du schlägst vor, statt einer Kostenstelle eine Kostenart (ggf. pro Schulungsschwerpunkt) einzurichten.
Ich könnte doch nun die neue Kostenart anlegen und die Kosten wie folgt ermitteln:
Pro entlastende KST:
Stundensatz x die Stunden = angefallene Kosten + Pauschale für Sachmittel, Fachliteratur, …= Summe Ausbildungskosten.
Und die Stunden dann nach jeder Fortbildung als kalk. Rechnung der belastenden KST in verrechnen (D.h. eine Liste mit den Anwesenden geht an die Buchhaltung und die buchen die kalk. Kosten). Hab ich es richtig verstanden?

Viele Grüsse

Dedeus

#7

Hallo,
5.000 Mannstunden ist eine ganze Menge. Da würde sich eine eigene KST „Fortbildung“ lohnen. Dort könntest Du alle Kostenarten sammeln und dann je anfordernde KST im Verhältnis der Mitarbeiter - Mannstunden umlegen, wenn Du nicht noch eine Aufschlüsselung nach Dozent machen musst.
Was meinst Du mit „Die entlastet KST ist die, die der MA angehört.“? Das ist doch die zu belastende KST - oder?
Wir können gerne auch telefonieren: 09191-1307255 muss jedoch für 1 Stunde weg. Bin auch später wieder zurück, oder versuch’s einfach.
Gruß Fritz

#8

Bei den Stundensätzen würde ich 4 Gruppen bilden:
Auszubildende
Lohnarbeiter, Hilfskräfte
Tarifangestellte
Facharbeiter
Führungskräfte

Alles andere wie jetzt von Dir vorgeschlagen ist ok.
Die Fragen, die bei allen Kosten auftauchen werde,
Wer wurde ausgebildet, was wurde vermittelt…
Ich würde sogar noch einen Schritt weitergehen, jeder
Mitarbeiter bekommt am Jahresende einen Nachweis über
die Teilnahme und was dafür an Kosten für ihn ausgegeben wurde. Dann wird das mehr geschätzt, was
hier vermittelt wurde. Dazu gehört auch die Bewertung
des Lehrstoffes und des Vortragenden, damit auch der
weiss, was er besser machen muß.

MfG

#9

Hallo Dedeus,
so richtig helfen kann ich glaube ich nicht. aber die Schulung durch eigene Mitarbeiter erfolgt, sind dieser Mitarbeiter doch anderen Kostenstellen zugerechnet. d.h. Diese Kostenstellenleiter könnten einen Verechnungssatz ermitteln, wie teuer dieser Mitarbeiter ist und die Betrag dir bzw. der Schulung in Rechnung stellen. Es geht also mir interner Verrechnungspreisen. Das gleiche könnte man mit einem Verechnungssatz für die Nutzung der Räume machen.
Gruß Jürgen

#10

Hallo Dedeus,

Die Kosten für den Schulungsraum sind, falls es in den Räumen der Schulungsteilnehmer oder Trainer stattfindet im Stundensatz der Kostenstelle enthalten und wird somit darüber erfasst (das gilt auch für das Schulungsmaterial, falls es auf den Kostenstellen der Schulungsteilnehmer oder Trainer gebucht wird).
Falls separate Räumlichkeiten genutzt werden, ist die entsprechende Kostenstelle mit dem Satz für Quadratmeter und Zeiteinheit zu entlasten und die Kostenstelle der Schulungsempfänger zu belasten.

Nachdem du die Kostensätze ermittelt hast, solltest du klären, was du abbilden sollst.

  1. Korrekte Ermittlung der Stundenverrechnungssätze
    oder
  2. nur die statistische Erfassung von Weiterbildungkosten
    oder
  3. beides Zusammen

Zu 1.: Belastung der Weiterbildung-empfangenden Kostenstellen und Entlastung der Weiterbildung- gebenden Kostenstellen (Wert: Stundenverrechnungssatz der Kostenstelle x Stunden der Trainer; Buchung Kostenart mit Kostenstelle der Schulungsempfänger / Kostenart mit Kostenstelle der Trainer. Über eine neue Kostenart ‚Interne Schulung‘ hast du Punkt 2 teilweise erfüllt -allerdings ohne differenzieren zu können, um was für eine Schulungsart es sich handelt.

Zu 2.: In diesem Fall müssen sowohl die Kosten der Trainer als auch die Kosten der Schulungsteilnehmer erfasst werden. Hierfür solltest du eine weitere ‚Dimension‘ nutzen. Am besten eignet sich eine Projektnummer, eine Interne Auftragsnummer, eine Kostenträgenummer oder, falls du keine weitere Dimension zur Verfügung hat eine ‚Pseudo-Kostenstelle‘ mit dem Namen „Interne Schulung“.
Du buchst dann für die Schulungsteilnehmer und für die Trainer mit ihren Kostenstellen mit den entsprechenden Dimensionen (ich verwende im Folgenden immer den Begriff Projektnummer für die möglichen Dimensionen):
Kostenart + Projektnummer + Kostenstelle / Kostenart + Kostenstelle. Damit passiert auf den Kostenstellen nichts aber die Kosten werden bei der Auswertung der Dimension ‚Projektnummer‘ sichtbar.

Falls du aber nur über eine Kostenstellenrechnung verfügtst, die allerdings einseitige Buchungen zulässt buchst du nur die Kostenart mit der ‚Pseudo-Kostenstelle Interne Schulung‘. Selbstverständlich kannst du für eine reine statistische Auswertung die Daten in einer Exceltabelle erfassen.

  1. In diesem Fall solltest du sowohl eine Kostenstelle als auch eine weitere Dimension buchen können.
    Für die Trainer belastest du die empfangende Kostenstelle mit der Information der Projektnummer und du entlastest die Kostenstelle der Trainer.
    Für die Schulungsteilnehmer belastest du die Kostenstelle der Schulungsteilnehmer mit der Information der Projektnummer und du entlastest die
    Kostenstelle aber ohne Angabe der Projektnummer

Gruß Knarf E-L

#11

Hallo

Erst einmal tausend Dank für die Hilfe.
Mein Denkansatz war der folgende:
Bsp.:
Die 5.000 Mannstunden teilen sich wie folgt auf
1.000 Mannstunden auf dem Bereich Produktion
3.000 Mannstunden auf dem Bereich Logistik
600 Mannstunden aus dem Bereich Lager
400 Mannstunden aus dem Verwaltung (dies sind die „Dozenten“)

Da die Fortbildung die Personen nicht wirklich fachlich voranbringt sondern nur aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erfolgt, hatte ich mir überlegt, dass die KST entlastet werden für die Zeit, in der die Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen.

Angenommener Verrechnungssatz 50 Euro/Mannstunde (für alle Mitarbeiter gleicher Satz)
50.000 kalk. Schulungskosten Produktion
150.000 kalk. Schulungskosten Bereich Logistik
30.000 kalk. Schulungskosten Bereich Lager
20.000 kalk. Schulungskosten Verwaltung (dies sind die „Dozenten“)

Macht zusammen 250.000 Euro. Mit diesem Betrag würde dann die neue KST gesetzl. Weiterbildung belastet (Produktion um 50.000 entlastet, Logistik um 150.000 usw.) und im Rahmen der Innerbetrl. Leistungsverrechnung wieder entlastet und auf die Endkostenstellen (z.B. nach dem Schlüssel Mitarbeiter) entlastet.

Der Geschäftsführung ist vor allem wichtig, dass man die Kosten für die gesetzl. Weiterbildung pro Jahr sieht. Das wären dann die 250.000, die aus der KST gesetzl. Weiterbildung hervorgehen.

Oder hab ich einen Bock in meinen Überlegungen geschossen?

Gute Nacht

Dedeus

#12

Hallo Deteus,
ich glaube, dass es der GL am liebsten wäre, die Fortbildung auf eine KST zu buchen und dort zu belassen - und nicht auf die Produktion usw. zu verteilen. Das treffe ich öfter. Dadurch werden die Einzelkosten der Vorjahre auch auf vergleichbarem Niveau gehalten und die Fortbildung wird als Sonderausgabe behandelt.
Könnte das sein?
Andererseits kannst Du ja auch die Fortbildung als Fixkosten je € 50 je Mannstunde ansetzen und so in die laufenden Kosten mit aufnehmen, auch in künftige Jahre, falls das wieder auftritt. Oder auf mehrere Jahre verteilen und den Satz der € 50 entsprechend anpassen.
Wenn Du wieder eine Frage hast, gerne …
Gruß Fritz

#13

Hallo Fritz

Werd ich mit der KST Fortbildung noch abklären, ob die Kosten darauf bleiben sollen oder wieder verteilt werden.
Die anderes Systematik (Entlastung der KSt die Lehrenden oder Lehrnende abstellen) kann man so machen, oder?

Eine weitere rage hätte ich noch. Du schreibst:
„Andererseits kannst Du ja auch die Fortbildung als Fixkosten je € 50 je Mannstunde ansetzen und so in die laufenden Kosten mit aufnehmen, auch in künftige Jahre, falls das wieder auftritt. Oder auf mehrere Jahre verteilen und den Satz der € 50 entsprechend anpassen.“

Das hab ich nicht ganz verstanden, was du damit sagen willst. Kannst Du das nochmals genauer bzw. mit anderen Worten schreiben?

Vielen Dank schonmal für all deine Mühe.

Dedeus

#14

Hi,
damit wollte ich nur ganz banal sagen - oft denkte ich selbt nicht daran - die Forbildungskosten von € 250.000 auf mehrere Jahre zu verteilen und entsprechend z.B. einen Manntag-Betrag oder pauschale Fortbildungskosten jährlich kalkulat. mit € 100.000 oder so einzustellen.
Damit löst Du Dich natürlich von der Bilanz/GuV und gehst etwas abstrakt in die Kalkultion, die dann natürlich nicht mehr so einfach nachzuweisen ist und abstimmbar.
Und wir möchte doch so gerne nachkontrollieren … :smile:
Gruß Fritz

#15

Hallo Tedeus,

Dein Problem ist für mich neu. Ich stecke mitten in einem Projekt mit Terminzwang, kann also nicht genügend Zeit erübrigen um darüber systematisch nachzudenken. Es stellt sich doch die Frage, ob der Fa. tatsächlich zusätzliche Kosten entstehen und ob diesen ein Ertrag gegenüber steht. Ganz rasch fällt mir dazu das Opportunitätskostenprinzip ein um Kosten überhaupt greifbar zu machen. Zusätzlicher Ertrag kann möglicherweise über eine Erhöhung des Firmenwerts erfasst werden, denn eine qualitative Verbesserung der produktiven Ressourcen sollte ja stattgefunden haben. Einen Zuwachs der Produktionsfaktoren gilt es also zu quantifizieren. Wenn ich nun wüßte, welche Rechtsform die Unternehmung hat, könnte ich anhand der zugehörigen Gesetzeslage wahrscheinlich ein Konstrukt entwickeln.

Herzlichen Gruß

Skipper52

P.S.: Ich empfehle dazu auch meine Seminartörns auf unseren Segelkreuzern wie auf unserer Seite www.kat-segeln.com sichtbar.

#16

Ich würde einen Kostenträger und eine
interne Leistungsverrechnung zur Steuerung würde ich auch einrichten.

Der Kostenträger trägt die Kosten für den Trainer.
Die Teilnehmer belasten den Kostenträger ebenfalls (Stunde X Stundensatz, oder Pauschale). Die Teilnehmer entlasten ihre betrieblichen Kostenstellen mit den gleichen Stundensätzen oder Pauschalen.

Grundsätzlich sind Schulungsmaßnahmen auch Bestandteil des operationellen Ergebnisses (es gibt natürlich auch hier wenige Außnahmen) deshalb ist es egal, ob du eine neue KOstenstelle oder einen Kostenträger für Schulungsmaßnahmen einrichtest.

Ich hoffe dir hat meine kurze Ausführung ein wenig geholfen.In großen Unternehmen werden Schulungsmaßnahmen auf Kostenstellen der Personalabteilung gesammelt und an die betrieblichen Einheiten (Kostenstellen) weiterbelastet.

#17

Hallo Dedeus,

nach Deinen Schilderungen stellt sich zunächst die Frage, warum die Kosten getrennt abgebildet werden sollen. Der Nachweis der Schulungsteilnahme, bei bestimmten Schulungen sind diese tatsächlich gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Unfallverhütung) kann durch eine simple Teilnehmerliste erbracht werden. Die aufgewendete Zeit kann z.B. bei der Stundensatzkalkulation als Gemeinkostenzeit, ähnlich wie für Betriebsversammlungen, Maschinenreinigung, etc. berücksichtigt werden.

Wenn die Kosten detailliert dargestellt werden müssen, z.B. weil die Geschäftsführung das so haben will, führt n.m.E. kein Weg an einer entsprechenden Kostenstelle (KST) vorbei.

Hierbei wären dann auch die Zeiten von dem geschulten als auch vom schulenden Personal auf diese KST zu schlüsseln (vorausgesetzt, die produktiven Stunden werden überhaupt geschlüsselt) schreiben. Ebenso müssten alle anderen Kosten, z.B. für Raum, Material, etc. hierbei berücksichtigt werden.

Dies wird dann schnell sehr aufwendig, macht aber nur Sinn, wenn tatsächlich alle Kosten dann auf die KST „Schulungen“ laufen.

Wenn noch Fragen offen sind, melde Dich einfach noch einmal.

Mit freundlichem Gruß

Joachim

#18

Hallo Dedeus,

wie hast du das Problem gelöst?

Kann man nicht einfach eine entsprechende Kostenstelle einrichten und nur per Umlage dort etwas zurechnen?

Falls du magst, würde ich mich über eine Antwort freuen!

Gruß,
Hannes

#19

Ja genau so ist es gelöst worden. Wobei so richtig zufrieden bin ich damit nicht. Es bläht einfach die KST-Struktur auf.

Gruß,
Dedeus