PDF-Rechnungen
Von: , Frage gestellt am Mo, 5. Sep 2005
Hallo,
werden die ohne Zweifel vom Finanzamt anerkannt, wenn diese ausgedruckt werden und der Buchhaltung zugefügt? Oder muß es zwingend eine originale Rechnung sein?
Gruß
André
17 Antworten zu dieser Frage
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Antwort von nach 11 Stunden 1 hilfreich
Re: PDF-Rechnungen
hi,
PDF im Original (also DATEN) im PC reicht aus, aber nur soweit eine qualifizierte elektronische signatur dabei ist.
sh. § 14 Abs. 3 Nr. 1 UStG: http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/ustg_1980/__...
zur dokumentation (sinnvolle aktenführung), sollte man diese noch ausdrucken, aber dies ist dann nicht die rechnung im sinne der steuergesetze, das bleibt die rechnung im PC.
gruss vom
showbee
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Re^2: PDF-Rechnungen
Hallo,
wer hat schon eine qualifizierte digitale Signatur?
Ich erhalte auch teilweise PDF-Rechnungen ohne Signatur und schreibe auch welche. Bisher gab es damit noch keine Probleme seitens des Finanzamtes.
Beatrix
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Re^3: PDF-Rechnungen
wer hat schon eine qualifizierte digitale Signatur?
hi,
tja. wer die erleichterung einer elektronischen rechnung haben will (druck- und portokosten), dem ist wohl zuzumuten, dass er eine signatureinrichtung im werte von 50 EUR (anschaffung) und 10 EUR p.a. hat. große unternehmen (internet, mobiltelefon) machen das aus, kleine unternehmer kennen i.d.R. die anforderung nicht.
viel geirrt wird auch: nur der versender einer signatur benötigt die signatureinrichtung, nur wenn der empfänger unbedingt die signatur verifizieren will, braucht er auch die software.
wer eine rechnung aus dem PC einfach ausdruckt bzw. eine einfache "rechnung" per email erhält und hieraus meint sich vorsteuern abziehen zu können, der sollte obacht walten lassen. gerade bei den anforderungen an rechnungen ist das FA nicht zimperlich. fehlende signatur wird genauso behandelt wie fehlender absender. hier sollte zumindest vor einer betriebsprüfung daran gedacht werden, oftmal ist auch eine "nachsignatur" möglich.
gruss vom
showbee
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Re^4: PDF-Rechnungen
Hallo Showbee tja. wer die erleichterung einer elektronischen rechnung haben
will (druck- und portokosten), dem ist wohl zuzumuten, dass er
eine signatureinrichtung im werte von 50 EUR (anschaffung) und
10 EUR p.a. hat. große unternehmen (internet, mobiltelefon)
machen das aus, kleine unternehmer kennen i.d.R. die
anforderung nicht.
In deiner Rechnung fehlen leider noch wesentliche Kosten. Die versande Rechnung nebst Signatur muß im Orginal (elektronisch) aufbewahrt werden. Disketten, CDs oder Tapes sind nicht zugelassen, da ihre Lebensdauer nicht den gesetzlichen Bestimmungen genügt.
Soll heißen, da fallen einige tausend Euro für Backupsysteme an.
Meiner Meinung nach, ist das Gesetz mal wieder ein nicht zu Ende gedachter Schnellschuß der mehr Probleme macht als er löst.
Gruß
Stefan
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Rückfrage
Hallo, In deiner Rechnung fehlen leider noch wesentliche Kosten. Die
versande Rechnung nebst Signatur muß im Orginal (elektronisch)
aufbewahrt werden.
Was ist ein elektronisches Original? Wie unterscheidet sich das vom Backup? Disketten, CDs oder Tapes sind nicht
zugelassen, da ihre Lebensdauer nicht den gesetzlichen
Bestimmungen genügt.
Disketten sind kein geeignetes Medium für ein Backup. CD hält aber ohne weiteres 10Jahre und was sollte ein 'Backupsystem' verwenden, wenn nicht Tapes?
Abgesehen davon, wie groß ist denn die Lebensdauer einer Festplatte, wenn man das Original aufheben muß? Soll heißen, da fallen einige tausend Euro für Backupsysteme
an.
Quatsch. Wo kaufst Du ein?
Imho muß man die Rechnung nur eine maximale Zeitdauer lang vorweisen können (wie lange genau? 10Jahre?). In welcher Form (vorausgesetzt, man kann nachweisen, daß es dem Original entspricht) sollte doch aber egal sein, oder? Geht nicht sogar Mikrofilm?
Gruß
Axel
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Re: Rückfrage
Hallo, Was ist ein elektronisches Original? Wie unterscheidet sich
das vom Backup?
War wohl etwas mißverständlich ausgedrückt. Als Orginal meinte ich, es muß in elektronischer Form existieren. Selbstverständlich ist das elektronische Orginal und das elektronische Backup identisch. Disketten, CDs oder Tapes sind nicht
zugelassen, da ihre Lebensdauer nicht den gesetzlichen
Bestimmungen genügt.
Disketten sind kein geeignetes Medium für ein Backup. CD hält
aber ohne weiteres 10Jahre und was sollte ein 'Backupsystem'
verwenden, wenn nicht Tapes?
Nachfolgender Link hat das gesamte Problem mit elektronischen Rechnungen ziemlich gut dargestellt (meine Meinung).
http://www.jurpc.de/aufsatz/20020099.htm
Ein kleiner Auszug
"Insbesondere sind aber auch die teilweise sehr kurzen Haltbarkeitsdaten für elektronische Archivierungsmedien zu beachten. Disketten besitzen lediglich eine dreijährige Mindesthaltbarkeit und Magnetband-Streamer sogar nur eine Mindesthaltbarkeit von zwei Jahren. Aus diesem Grund wird empfohlen, die Archivierung auf beschreibbaren CD-Rom vorzunehmen, die mindestens 20 Jahre Datensicherheit versprechen."
Wenn du einen CD Rohlinghersteller kennst der 20 Jahre Datensicherheit garantiert, dann mach mich bitte schlauer (ich kenn keinen). Abgesehen davon, wie groß ist denn die Lebensdauer einer
Festplatte, wenn man das Original aufheben muß?
Das schöne bei redundanten Systeme mit Festplatten ist, man merkt wenn eine kaputt geht und kann sie sofort ersetzen, wohingegen das sterben einer CD im Schrank ganz leise von statten geht. Soll heißen, da fallen einige tausend Euro für Backupsysteme
an.
Quatsch. Wo kaufst Du ein?
Wir haben 2 Raid-Server die sich gegenseitig spiegeln, Kosten ca 3k Euro. Imho muß man die Rechnung nur eine maximale Zeitdauer lang
vorweisen können (wie lange genau? 10Jahre?).
Siehe oben. In welcher Form (vorausgesetzt, man kann nachweisen, daß es dem Original entspricht) sollte doch aber egal sein, oder?
Leider nicht, man muß dem Finanzamt sogar eine Möglichkeit bieten auf die elektronischen Daten zugreifen zu können (während der Prüfung). Geht nicht sogar Mikrofilm?
Da gibts was bei eingescannten Rechnungen aber ob dies dir erlaubt das Orginal wegzuwerfen wage ich zu bezweifeln (weiß ich aber nicht sicher).
Gruß
Stefan
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Re^2: Rückfrage
Hallo, http://www.jurpc.de/aufsatz/20020099.htm
Die Lebensdauer einer Diskette beträgt leider keine drei Jahre, es ist Glück, wenn sie auf einem anderen PC überhaupt lesbar ist.
Die Lebensdauer eines Tapes beträgt nicht 2 Jahre, sondern etwa 20Jahre. Natürlich nur, wenn sie nicht gelöscht werden (z.B. in einem magnetischen Metallschrank).
Die Lebensdauer einer CD beträgt auch ohne weiteres zehn Jahre, ist aber von Typ und Hersteller sowie Lagerung sehr stark abbhängig. Garantie gibt es für CD's nicht, wohl aber für Tapes.
Ich weiß nicht, woher der Schreiber des Links seine Informationen hat, aber richtig sind sie zumindest in Beziehung auf Backupmedien nicht. Und aktuell schon gar nicht. Das schöne bei redundanten Systeme mit Festplatten ist, man
merkt wenn eine kaputt geht und kann sie sofort ersetzen,
wohingegen das sterben einer CD im Schrank ganz leise von
statten geht.
Wer sich auf einen einzelnen, ungeprüften Datenträger verlässt, hat von Datensicherung keine Ahnung. Backups müssen redundant sein und regelmäßig geprüft werden. Dann sind die Daten auch nach 100Jahren noch vorhanden. Egal, auf welchem Medium (ausgenommen Diskette). Wir haben 2 Raid-Server die sich gegenseitig spiegeln, Kosten
ca 3k Euro.
Ein Raidsystem dient der Datensicherheit in einem Server. Das hat nichts mit Datensicherung zu tun, die zusätzlich extern erfolgen muß. Wenn auf dem Server die Datei gelöscht wird, ist sie nämlich auch bei einem Raidsystem weg.
Aktuell benutzt man Laptop-festplatten (die sind stoßfester) in externen USB-Gehäusen als Backupmedium. Kostenpunkt etwa 100Euro pro 60GB. Und mit Geschwindigkeiten, die jedes Bandlaufwerk in den Schatten stellen. Selbstverständlich mit Checksummen und Verify.
Gruß
Axel
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Re^3: Rückfrage
Hallo Axel! Die Lebensdauer einer Diskette beträgt leider keine drei
Jahre, es ist Glück, wenn sie auf einem anderen PC überhaupt
lesbar ist.
Na ganz so schlimm ist es auch nicht. Wir machen noch sehr viel mit Disketten (z.B. Sammelüberweisungen) und ich hatte noch nie den Fall das in einem anderen Rechner die Diskette nicht lesbar ist. Ich weiß, früher mit Compaq Rechnern war das immer ein Drama. Die Lebensdauer einer CD beträgt auch ohne weiteres zehn
Jahre, ist aber von Typ und Hersteller sowie Lagerung sehr
stark abbhängig. Garantie gibt es für CD's nicht, wohl aber
für Tapes.
Ich hab was gefunden für CDs, hört sich nicht schlecht an.
http://www.imation.de/products/pdfs/Zertifik_CD_R_DV... Ich weiß nicht, woher der Schreiber des Links seine
Informationen hat, aber richtig sind sie zumindest in
Beziehung auf Backupmedien nicht. Und aktuell schon gar nicht.
Bei genauer Betrachtung muß ich dir Recht geben. Wer sich auf einen einzelnen, ungeprüften Datenträger
verlässt, hat von Datensicherung keine Ahnung. Backups müssen
redundant sein und regelmäßig geprüft werden.
Das geht in großen Firmen mit IT Abteilung und und und. In einer
kleinen Firma muß das Vollautomatisch gehen ansonsten wird das nix. Wir haben 2 Raid-Server die sich gegenseitig spiegeln, Kosten
ca 3k Euro.
Ein Raidsystem dient der Datensicherheit in einem Server.
Schon klar. Das
hat nichts mit Datensicherung zu tun, die zusätzlich extern
erfolgen muß. Wenn auf dem Server die Datei gelöscht wird, ist
sie nämlich auch bei einem Raidsystem weg.
Ich sprach von 2 Servern die auch an verschiedenen Standorten stehen. Desweiteren wollte ich mit spiegeln nur andeuten das die Daten mehrfach vorhanden sind. Es läuft eine Software die jede Datei bis zu 99 Tagen zurück wieder herstellen kann (für alles außer Buchhaltung reicht das).
In einer Buchhaltungssoftware kann man nichts löschen, alles was da einmal drin ist bleibt drin (zumindest bei uns). Jedes Dokument (auch PDFs), jede Buchung, jede gescannte Rechnung bleibt für immer im System. Bei Fehlern muß man halt Korrekturbuchungen machen. Die gesamte Geschichte aller Daten ist immer vorhanden. Aktuell benutzt man Laptop-festplatten (die sind stoßfester)
in externen USB-Gehäusen als Backupmedium. Kostenpunkt etwa
100Euro pro 60GB. Und mit Geschwindigkeiten, die jedes
Bandlaufwerk in den Schatten stellen. Selbstverständlich mit
Checksummen und Verify.
Da muß man dann wieder händisch anstöpseln und jemand muß dran denken und das Problem mit dem Löschen hast du dann aber auch wieder.
Ich denke zur Zeit darüber nach, einfach einige TeraStation zu kaufen und über zwei Standorte die Daten und die Backups zu verteilen.
Das Ding hat im RAID 5 Betrieb 750GB und kostet ca.720Euro (netto), 4 - 5 von den Dingern und ich hätte ne ganze Zeit lang Ruhe.
Gruß
Stefan
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Antwort von nach 2 Tagen 0 hilfreich
Einspruch
Hallo Zusammen,
es gehört zwar nicht zur ursprünglichen Anfrage, aber der daraus entwickelte Tread lief ja jetzt in eine andere Richtung.
Tasächlich habe ich Belege 10 Jahre abzuheften, dies kann ich aber auch in anderer als Papierform machen. siehe hier, die sind darauf spezialisiert:
http://www.alpha-com.de/dynasite.cfm?dssid=3957&dsmi...
danach kann ich meine Unterlagen getrost schreddern!
Krankenhäuser und Ärzte MÜSSEN Unterlagen 30 Jahre aufbewahren, selbst wenn der Patient verstorben ist, ihr könnt euch ja vorstellen, das man dann evtl. ein Gebäude bauen müsste um die Unterlagen dort abzulegen ;-)
Ich hatte ein Gespräch mit dieser Firma, von daher mein Wissen ;-)
Versicherungen, Großunternehmen hätten ohne dieses System erhebliche Unterbringungsschwierigkeiten. Ist auch ein nettes Filmchen mit dabei, schaut es euch mal an...
Gruß
Plö [Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]
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