Guten Tag,
Wir schreiben - leider - unsere Rechnungen in Word. Ich habe also das Word-Dokument offen und füge eine Excel-Tabelle ein, bis die Seite voll ist. Das mache ich auf jeder Seite so (es sind manchmal bis zu 10 Seiten), übertrage die Zwischensumme manuell und komme soweit ganz gut zurecht.
ABER: hin und wieder stürzt mir eine solche Seite ab und ist dann nur noch eine Grafik, die nicht mehr bearbeitet werden kann. Wie lässt sich das vermeiden? - Vielen Dank für konkrete Hinweise!
hallo
was genau spricht gegen die verwendung von normalen word-tabellen? in denen kann man auch ganz gut rechnen - ok, nicht so komfortabel wie in excel und auch bei weiten nicht mit den funktionen aber für den notfall klappts. das mit der zwischensumme pro seite ist natürlich nicht ganz so leicht - hängt von der zu erwartenden seitenanzahl ab:
mit der tabellenfeldfunktion „{=sum(above)}“ kann man alle werte über der aktuellen zelle aufsummieren
diesem feld kann man eine textmarke, z.b. „summe1“ zuweisen
weiter unten kann mann eine feldfunktion „{=sum(above) - {summe1}}“ einfügen und man hat die gesammtsumme der spalte (ohne zwischenergebnis).
das spiel lässt sich beliebig oft wiederholen, wird aber zugegebenermassen ab 3 seiten ziemlich mühsam. kann man aber durch per makro automatisieren.
über folgende konstruktion geht es auch - nur ist die nicht mehr so leicht durchschaubar:
irgendwo VOR deiner tabelle fügst du folgendes feld ein:
{set zwsum 0}
für die einzelnen zwischensummen bzw. für die endsumme fügst du nun folgende beiden formeln ein:
{=sum(above) - {zwsum}}{set zwsum {=sum(above)}}
wichtig dabei: die felder zeigen ausschließlich dann den richtigen wert an, wenn du das gesammte dokument markierst und die felder mit f9 neu berechnest. aktualisierst du nur einen teil der felder, kommen ganz falsche werte raus.
empfehlenswert ist natürlich, die felder mit strg-6 zu fixieren, sobald die tabelle vollständig ist, damit nix unvorhergesehens passiert (wie z.b. ein falsch aktualisiertes dokument an den kunden verschickt und so…)
die zweite lösung ist natürlich die risikofreudigste, dafür hast du eine einfache tabellenzeile, die du an beliebiger position in der tabelle einfügen kannst - geht u.a. auch mit einem makro oder auch mit einem autotext.
lg
erwin
Vielen Dank, Erwin, das war sehr ausführlich!
Was gegen Word-Tabellen spricht? Nun, hier ein Beispiel:
Anteil Regenwasserkanal € 163.393,00
Klasse 3 (h x p) = 8,665%
t = e + g2/2 = 0,15 + 0,05 =0,20
H = € 163.393,00 x 8,665% x 0,20 = € 2.831,60
Du kannst dir vorstellen, da werden ein paar Feldinhalte von oben übernommen und miteinander multipliziert - das ist schon ein Luxus, den ich sehr schätze…!
Aber ich werde deine Tipps gerne ausprobieren - herzlichen Dank dafür!
lg
Karin
hallo
mir ist schon klar - der komfort von excel beim schnellen verknüpfen von verschiedenen zellen zum rechnen ist schon gut - ist ja auch der grund, warum es die tabellenkalkulationen gibt.
word kann aber durchaus auch rechnen - auch mit zellbezügen, wenn auch nur mit absoluten.
wenn du z.b. eine tabelle hast, mit 3x3 zellen, dann kannst du in die rechte untere zelle folgende formel schreiben:
{=(a1+a2+a3)*a2/100}
du addierst damit den inhalt der zellen in der ersten zeile und multiplizierst es mit einem prozentsatz, der in der ersten zelle der zweiten zeile steht.
zusätzlich kannst du „benannte“ variablen über textmarken bauen:
{set faktor {=(a1+a2+a3)*a2}} (definiert die textmarke „faktor“)
{=c3*{faktor}} (multipliziert die 3. zelle in der 3. zeile mit dem zuvor ermittelten faktor)
der wert von „faktor“ wird dabei nicht angezeigt sondern existiert nur als textmarke.
auf den inhalt der textmarken kannst du im gesammten dokument referenzieren - nicht nur in der tabelle.
natürlich kannst du einzelnen zellen auch manuell eine textmarke zuweisen, um deren inhalt irgendwo anders im dokument anzeigen bzw. damit weiterrechnen zu können zu können.
ich will damit nicht sagen, dass excel als tabellenkalkulation ausgedieht hat - weit davon entfernt. ich finde aber, dass viele anwender excel zu voreilig einsetzen. für einfache berechnungen tut man sich unnötig viel aufwand an. ole-verknüpfungen sind zwar inzwischen weitaus stabiler und handlicher als noch zu den anfangszeiten (erinnert sich noch wer an ole 1.0 aus windows 3.1?), trotzdem hast du mit ole-objekten immer das problem, dass word die immer als ganzes betrachtet und damit keinen zeilenumbruch dazwischen machen kann.
das argument, dass man nebenbei auch noch rechnerressourcen spart, zählt in der heutigen zeit bei heillos überzüchteten rechnern ja nicht mehr. inzwischen haben ja auch simple bürorechner mind. 2 gb hauptspeicher und einen dualcore-prozessor - da fällt es nicht auf, wenn man ein paar anwendungen mehr laufen hat, als man eigentlich benötigt.
lg
erwin
Guten Tag,
Wir schreiben - leider - unsere Rechnungen in Word. …
ABER: hin und wieder stürzt mir eine solche Seite ab …
Ich habe einen anderen Lösungsansatz.
Das System hat einen Server und mehrere PC, die Dateien tagsüber auf der lokalen Platte haben und am feierabend die Daten auf den Server kopieren. Grund: Wenn bei offenen Dateien (Server) es einen Netzunterbruch gibt, ist diese Datei sehr oft zerstört.
Wieso gibt es so viele Störungen, ich würde mal diese Ursache herausfinden anstatt immer die Flucht nach neuem suchen. Auch bei einer neuen Software gibt es auch Abstürze.
Lieber Walter,
danke für diese Hinweise.
Dass ganz grundsätzlich etwas nicht stimmt, habe ich natürlich auch schon gedacht, aber unser EDV-Beauftragter in der Firma hat das mit Entrüstung weit von sich gewiesen - so muss ich mich halt weiter quälen und versuchen, das Beste draus zu machen. Denn echte Argumente habe ich als Sekretärin nicht vorzubringen, wo er mit der Fehlersuche beginnen sollte.
Nochmals danke und liebe Grüße
Karin
Hoi Karin
Wegen Abstürze, die Zeit Kosten:
Bringe den Vorschlag dem Chef, dass Du effizienter arbeiten könntest bei einem stabilen System. Die Rechnungen müssen ja raus. Der Chef kann mehr/besser Dampf machen.
Augrund der Versionsangaben ist halt alles (ein bisschen) veraltet und bei Microsoft gibt es keinen Support mehr. Ich vermute auch, dass der neuste Virenschutz wegen dem Betriebssystem gar nicht mehr geht.
Bessere Stabilität: Temporärspeicher löschen, Cookies (->Hilfe: Internetexplorer (Extras,Internetoptionen), Papierkorb.
Word 2000, braucht ein zusätzliches Tool (Fremdsoftware) um die doc-Datei als PDF abspeichern zu können. ?FreePDF
Alles Gute