Kleiner Kurs ‚Fernbezüge‘ (lang)
Hi,
ich gehe zunächst davon aus, dass die wöchentlich neue Datei immer nach demselben Schema aufgebaut ist, die Informationen also immer in demselben Feld stehen. Sonst kannst Du das vergessen.
Ich benutze auf Arbeit sehr viel diese sogenannten Fernbezüge, kann Dir also einiges darüber erzählen. Frisch ans Werk, am besten mit einer praktischen Übung :
Öffne irgendeine beliebige Datei in Excel.
Öffne dann eine neue Arbeitsmappe, so dass Du dann in derselben Anwendung zwei Mappen offen hast. Du kannst über „Fenster“ hin- und herspringen, mache das aber jetzt mal so, dass Du die nebeneinander anordnest. (Übereinander geht natürlich auch…)
So, jetzt klicke irgendwo in ein Feld in der neuen Mappe und gebe ein Gleichheitszeichen ein - NICHT Enter drücken. Nur das Zeichen.
Aktiviere jetzt die andere Mappe (die mit dem Inhalt), so dass die Umrandung blau wird. Klicke dann auf ein Feld, wo irgendein Wert drinsteht. Es passieren zwei Dinge :
In der Mappe mit Inhalt wird das Feld „umstrichelt“
In der anderen Mappe steht jetzt ein Fernbezug.
JETZT drücke Enter.
Jetzt schließe die vorher schon gefüllte Datei.
Wenn Du jetzt in die verbliebene, neue Mappe schaust und in das benutzte Feld klickst, fällt Dir auf, dass dort der genaue Ort der Quelldatei auf dem Laufwerk verzeichnet ist. Das ist immer dann der Fall, wenn die Quelldatei zu ist. Wenn sie offen ist, steht nur der Dateiname da.
Speichere die neu angelegte Mappe unter „Test“
Jetzt öffne die Mappe Test erneut.
Du bekommst den Hinweis, dass diese Datei Verknüpfungen zu anderen Datenquellen beinhaltet. Der Text ist innerhalb der Excel-Versionen unterschiedlich, aber Du kannst (und musst) Dich immer entscheiden, ob Du sie aktualisieren willst oder nicht.
„Nicht aktualisieren“ bedeutet also, das System nimmt die Zahlen so, wie zuletzt gespeichert wurde.
„Aktualisieren“ heisst, die „Quelldateien“ werden gesucht und die Daten aktualisiert. Wenn die Quelldatei verschoben wurde, bekommst Du ein Fensterlein, wo Du sagen kannst, wo sich die Datei nun befindet.
Achtung, Falle (zumindestens bei Excel 97) : Wenn die Datei einen anderen Namen hat, kannst Du die Aktion nicht abbrechen. Das System fragt Dich penetrant, wo es „Quelldatei.xls“ finden kann. Man kommt nur raus, indem man die Task „abschiesst“.
Falls Du nicht mittlerweile schon selbst drauf gekommen bist, hier die Lösung Deines Problems :
- Erstelle eine „Arbeitsdatei“, in der Du die Ergebnisse haben willst
- Nimm irgendeine vorliegende „Autodatei“, in dessen Format Du jede Woche die neuen Daten bekommst. Benenne diese als „Quelldatei.xls“ um (vorher sichern)
- Erstelle in der Arbeitsdatei, wie oben beschrieben, die Bezüge auf die Quelldatei. Dann kanns mit der Arbeit losgehen.
Wenn Du z.B. die Quelldatei bekommst (z.B. „Autos 2.KW.xls“) sichere die erstmal unter dem Namen weg und benenne sie dann in „Quelldatei.xls“ um. Öffne dann die Arbeitsdatei und beantworte die Frage nach Aktualisieren mit Ja. Er holt sich dann die Daten rüber.
Wenn Du innerhaln der Woche mit der Arbeitsdatei arbeiten musst, aber sich die Quelle nicht verändert hat, kannst Du das auch mit „Nein“ beantworten.
Alle Klarheiten beseitigt ?!
Gruss Hans-Jürgen
***