Jahresübersicht mit Wochentagen und Monaten

Computer: Software & Programmierung Office Software
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Hallo lieber www-ler,

ich muss für ein Schullandheim eine Jahresübersicht der Belegungszahlen erstellen.

Das Schullandheim hat 2 Gebäude: Trakt 1 und Trakt 2.

Ich habe für jeden einzelnen Tag die Belegunszahl für den jeweiligen Trakt.

Nun möchte ich das Ganze in einem Diagramm so darstellen, dass man deutlich erkennen kann, dass sowohl im Winter als auch insbesondere an den Wochenenden das Haus leer steht. Dazu muss man an der Graphik erkennen, um welchen Monat es sich handelt und wann die Wochenenden sind, nämlich meist dann, wenn die Belegung bei null liegt.

Wie muss ich nun meine Tabelle gestalten, damit ich eine Unterteilung in Trakt 1 / Trakt 2 bekomme und außerdem die Monate und Wochenenden erkennen kann???

Ich bin völlig ratlos, wie so viele Informationen in eine Achse zu bekommen sind.

(Wegen der Aufteilung in 365 Tage plane ich übrigens, das Querformat zu nutzen und dann 6 Monate über die ganze Seite, und die weiteren 6 Monate darunter. Wenn jemand dazu Tipps hat, nehme ich die auch gerne an.)

Tausend Dank im Voraus,

Weissekiste

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Grüezi Weissekiste

Das Schullandheim hat 2 Gebäude: Trakt 1 und Trakt 2.

Ich habe für jeden einzelnen Tag die Belegunszahl für den
jeweiligen Trakt.

Dann würde ich mal 3 Spalten erstellen:

Datum - Trakt 1 - Trakt 2

und dann zu jedem Datum die entsprechenden Belegungszahlen eintragen.

Die Datumssspalte könntest Du ja bedingt formatieren, damit die Wochenenden hervorgehoben werden.

Nun möchte ich das Ganze in einem Diagramm so darstellen, dass
man deutlich erkennen kann, dass sowohl im Winter als auch
insbesondere an den Wochenenden das Haus leer steht. Dazu muss
man an der Graphik erkennen, um welchen Monat es sich handelt
und wann die Wochenenden sind, nämlich meist dann, wenn die
Belegung bei null liegt.

Wie muss ich nun meine Tabelle gestalten, damit ich eine
Unterteilung in Trakt 1 / Trakt 2 bekomme und außerdem die
Monate und Wochenenden erkennen kann???

Mit der obigen aufteilung bekommst Du schon mal schön die beiden Trakte getrennt.

Wenn Du aus dem Ganzen eine Pivot-Tabelle erstellst, kannst Du zusätzlich nach Monaten gruppieren und hast dann diese Infos auch gleich im Diagramm, wenn Du dieses auf der PT basieren lässt.

(Wegen der Aufteilung in 365 Tage plane ich übrigens, das
Querformat zu nutzen und dann 6 Monate über die ganze Seite,
und die weiteren 6 Monate darunter. Wenn jemand dazu Tipps
hat, nehme ich die auch gerne an.)

Wie gesagt/geschreiben würde ich nur eine sauber nach unten erweiterbare Liste erstellen.
Allerdings wird ein solches Diagramm sehr schwer zu lesen, da die vielen Säulen sehr klein werden.

Du könntest daher auch in einer Hilsspalte die Funktion

=TEXT(A2;"TTT")

verwenden um den Wochentag Datum zu bestimmen und dann diese Spalte ebenfalls in die Pivot-Tabelle mit aufnehmen.
Dann das Datum in der PT nach Monaten gruppieren und anstelle der einzelnen Datumswerte diese Wochentags-Spalte in der PT darstellen lassen. So könntest Du die durchschnittliche und auch die absolute Belegung der einzelnen Wochentage übers Jahr und die Monate verteilt sehr einfach darstellen.

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

  • MVP für MS-Excel -
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Hallo Thomas,

vielen Dank für Deine schnelle Antwort!

Das Problem ist nur leider, dass ich noch nie mit einer Pivot-Tabelle gearbeitet habe. Die Ursprungs-Datei hatte ich schon so, wie Du gesagt hast: Datum, Trakt1, Trakt2. Die habe ich auch durch Deine Hilfsspalte mit einzelnen Wochentagen ergänzt. Ich habe es aber einfach mal mit Pivot ausprobiert, und so habe ich beispielsweise Summen für alle Montage, Dienstage etc. erhalten, oder durch die Gruppierung auch Summen für Januar, Februar usw.
Nur: das brauche ich ja eigentlich gar nicht.

Ich will ja schon die gesamte Jahreskurve darstellen, keine Summen oder Mittelwerte. Das Problem liegt viel mehr in der Beschriftung der x-Achse. Auf der soll man ja die Wochenenden erkennen (oder Kalenderwochen würden auch helfen), und die Monate. Und DAS kriege ich nicht hin. Dummerweise beginnt mein Betrachtungszeitraum auch mit einem Donnerstag, das erschwert die Sache. Sonst hätte ich mit einem 7er-Intervall improvisieren können.

Das Ganze scheint mir eher eine Darstellungs- / Beschriftungsfrage zu sein. Ich überlege schon, ob es vielleicht für mich schneller geht, wenn ich die einfache Kurve nehme und sie hinterher per Bildbearbeitung mit einer selbstgebastelten Zeitleiste ergänze. Aber auch in Bildbearbeitung bin ich nicht gut, aber ich fürchte fast, das lerne ich schneller als die Pivot-Tabelle… :frowning:

Fällt Dir nochwas dazu ein?

Lieben Dank nochmal,

Weissekiste

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Grüezi Weissekiste

Das Problem ist nur leider, dass ich noch nie mit einer
Pivot-Tabelle gearbeitet habe. Die Ursprungs-Datei hatte ich
schon so, wie Du gesagt hast: Datum, Trakt1, Trakt2. Die habe
ich auch durch Deine Hilfsspalte mit einzelnen Wochentagen
ergänzt. Ich habe es aber einfach mal mit Pivot ausprobiert,
und so habe ich beispielsweise Summen für alle Montage,
Dienstage etc. erhalten, oder durch die Gruppierung auch
Summen für Januar, Februar usw.
Nur: das brauche ich ja eigentlich gar nicht.

Doch, das denke ich schon… :wink:
Wenn Du anstelle der Summe die Mittelwerte verwendest erhältst Du IMO sehr aussagekräftige Informationen.

Ich will ja schon die gesamte Jahreskurve darstellen,

Das kannst Du mit der genannten Erfassung der Daten auch ohne Pivot-Tabelle sehr einfach tun - nur ein Säulendiagramm über deinen Daten erstellen.

Aber lesbar wird das nicht werden, weil es ganz einfach (für das menschliche Auge) zu viele Werte sind, denke ich.
Daher kam mir die Idee mit der Zusammenfassung nach Wochentagen.

keine Summen oder Mittelwerte. Das Problem liegt viel mehr in der
Beschriftung der x-Achse. Auf der soll man ja die Wochenenden
erkennen (oder Kalenderwochen würden auch helfen), und die
Monate. Und DAS kriege ich nicht hin. Dummerweise beginnt mein
Betrachtungszeitraum auch mit einem Donnerstag, das erschwert
die Sache. Sonst hätte ich mit einem 7er-Intervall
improvisieren können.

Du kannst den Beginn bei einem ‚normalen‘ Diagramm das als X-Achse eine Zeitachse hat auch selbst bestimmen und so dann mit einem 7-er Intervall arbeiten.

Das Ganze scheint mir eher eine Darstellungs- /
Beschriftungsfrage zu sein. Ich überlege schon, ob es
vielleicht für mich schneller geht, wenn ich die einfache
Kurve nehme und sie hinterher per Bildbearbeitung mit einer
selbstgebastelten Zeitleiste ergänze. Aber auch in
Bildbearbeitung bin ich nicht gut, aber ich fürchte fast, das
lerne ich schneller als die Pivot-Tabelle… :frowning:

Fällt Dir nochwas dazu ein?

Überlegs dir nochmals und wähle zumindest die Mittelwerte pro Wochentag aus - einfach einen Rechtsklick in die Summen / Feldeigenschaften und ‚Mittelwert‘ anstelle von ‚Summe‘ wählen.

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

  • MVP für MS-Excel -
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Hallo nochmal,

na schön, wie Du willst. :wink:

Ich muss ja zugeben, dass 365 Daten nebeneinander seeehr unübersichtlich waren. Auch wenn ich es halbieren würde, wären es wohl noch zuviele.

Ich habe nun doch eine Übersicht „Belegung nach Monaten“ und eine „Belegung nach Wochentagen“ gemacht, und dann aber die absoluten Zahlen genommen. Die waren schön plastisch. :smile: Mit den Mittelwerten wusste ich leider nix anzufangen… Habs einfach nicht kapiert, wo ich doch sonst so schlau bin. (…) Aber die absoluten Zahlen gefallen mir gut.

Eine Frage hätte ich noch:

Ich habe die neuen schicken Diagramme in eine jeweils neue Mappe kopiert und unter neuem Namen gespeichert. Greifen die jetzt noch auf die Ursprungs-Datei zu? Also wenn ich in der Tabelle etwas ändere, oder sie verloren geht, gehen dann auch meine Diagramme kaputt? Falls das so ist: Wie kann ich die Diagramme speichern, so dass sie nicht mehr verändert werden, sondern praktisch wie ein Bild bestehenbleiben? Weißt Du, was ich meine…?

Herzlich dankbaren Gruß,

Weissekiste (muss ma schnell Sternchen verteilen) :smile:

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Grüezi Weissekiste

na schön, wie Du willst. :wink:

Nein, nur so wie Du willst, aber schön hast Du dich überzeugen lassen… :wink:

Ich muss ja zugeben, dass 365 Daten nebeneinander seeehr
unübersichtlich waren. Auch wenn ich es halbieren würde, wären
es wohl noch zuviele.

Ja, das war es, was ich meinte.

Ich habe nun doch eine Übersicht „Belegung nach Monaten“ und
eine „Belegung nach Wochentagen“ gemacht, und dann aber die
absoluten Zahlen genommen.

Was genau meinst Du mit ‚absolute Zahlen‘?

Wenn Du deine Daten auf Wochentage und/oder Monate verdichtest musst Du die bestehenden Werte ja irgendwie zusammenfassen oder dich z.B. für einen der 4 Sonntage im Monat entscheiden.

Die waren schön plastisch. :smile: Mit
den Mittelwerten wusste ich leider nix anzufangen…

Das war es, was ich mit den Mittelwerten gemeint habe.

In der Pivot-Tabelle kannst Du ganz einfach angeben, dass die Werte alw Mittelwerte zusammengefasst werden und hast dann alles schon getan.

Ich habe die neuen schicken Diagramme in eine jeweils neue
Mappe kopiert und unter neuem Namen gespeichert. Greifen die
jetzt noch auf die Ursprungs-Datei zu? Also wenn ich in der
Tabelle etwas ändere, oder sie verloren geht, gehen dann auch
meine Diagramme kaputt?

Kaputt gehen die Diagramme nicht, aber sie werden sich aufgrund der neue Daten verändern und an diese anpassen.

Falls das so ist: Wie kann ich die
Diagramme speichern, so dass sie nicht mehr verändert werden,
sondern praktisch wie ein Bild bestehenbleiben? Weißt Du, was
ich meine…?

Halte beim Kopieren die Umschalt-Taste gedrückt (und beim Einfügen in der neuen Mappe wohl ebenso), dann kannst Du ein Bild vom momentanen Zustand des Diagrammes kopieren und einfügen, das anschliessend statisch ist.

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

  • MVP für MS-Excel -
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Hallo,

Was genau meinst Du mit ‚absolute Zahlen‘?

Damit meine ich die Summen. Wenn ich also z.B. 1000 Übernachtungen im Jahr hatte, fielen davon 70 auf einen Sonntag, 250 auf einen Montag, 60 auf einen Samstag, 300 auf einen Donnerstag…

oder dich z.B. für einen der 4 Sonntage im Monat entscheiden.

Verstehe ich nicht. Ich will doch gucken, wie die Sonntage gegenüber den anderen Wochentagen abschlossen. Da finde ich die Summen hilfreich.

Das war es, was ich mit den Mittelwerten gemeint habe.

Bei den Mittelwerten kamen pro Wochentag Zahlen zwischen 7 und 18 heraus, da kapier ich nicht, was die mit meinen 1000 Übernachtungen zu tun haben.

In der Pivot-Tabelle kannst Du ganz einfach angeben, dass die
Werte alw Mittelwerte zusammengefasst werden und hast dann
alles schon getan.

Also ich hab´s dann bei „Summen“ gelassen, weil damit die belegten Betten widergegeben wurden. Die kleine Zahl, die beim Mittelwert herauskam, weiß ich nicht zu interpretieren. Bin ja sonst kein Statistiker.

Halte beim Kopieren die Umschalt-Taste gedrückt (und beim
Einfügen in der neuen Mappe wohl ebenso), dann kannst Du ein
Bild vom momentanen Zustand des Diagrammes kopieren und
einfügen, das anschliessend statisch ist.

Probier ich gleich noch.

Danke vielmals!!!

Lieben Gruß,

Weissekiste

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Grüezi Weissekiste

Was genau meinst Du mit ‚absolute Zahlen‘?

Damit meine ich die Summen. Wenn ich also z.B. 1000
Übernachtungen im Jahr hatte, fielen davon 70 auf einen
Sonntag, 250 auf einen Montag, 60 auf einen Samstag, 300 auf
einen Donnerstag…

Ok, das ist dann die Gesamtzahl aller Übernachtungen pro Jahr.

oder dich z.B. für einen der 4 Sonntage im Monat entscheiden.

Verstehe ich nicht. Ich will doch gucken, wie die Sonntage
gegenüber den anderen Wochentagen abschlossen. Da finde ich
die Summen hilfreich.

Das war es, was ich mit den Mittelwerten gemeint habe.

Bei den Mittelwerten kamen pro Wochentag Zahlen zwischen 7 und
18 heraus, da kapier ich nicht, was die mit meinen 1000
Übernachtungen zu tun haben.

Das wäre dann die durchschnittliche Belegung pro Wochentag.

In der Pivot-Tabelle kannst Du ganz einfach angeben, dass die
Werte alw Mittelwerte zusammengefasst werden und hast dann
alles schon getan.

Also ich hab´s dann bei „Summen“ gelassen, weil damit die
belegten Betten widergegeben wurden. Die kleine Zahl, die beim
Mittelwert herauskam, weiß ich nicht zu interpretieren. Bin ja
sonst kein Statistiker.

Wie gesagt, das ist eben die durchschnittliche Anzahl pro Wochentag.

In der PT kannst/solltest Du auch gleich noch die Monate mit rein nehmen (oder das Datum und dann nach Monat gruppieren), dann siehst Du auch die saisonalen Schwankungen sehr deutlich.

Mit freundlichen Grüssen

Thomas Ramel

  • MVP für MS-Excel -