„Leipziger Allerlei“ ist gut 
§ 7 Absatz 2 HeizkostenV sagt doch ganz klar: zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören … Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung …
Dazu gehören neben den „normalen“ Ablese-/Abrechnungskosten eben auch die Kosten für Zwischenablesung oder Kosten für 2 getrennte Nutzerabrechnungen bei Mieterwechsel.
M.E. sind sich die Gerichte hauptsächlich darüber uneinig, wie diese Nutzerwechsel-Mehrkosten aufzuteilen/umzulegen sind, wenn im Mietvertrag keine spezielle Vereinbarung dazu getroffen wurde bzw. aus langjähriger Abrechnungspraxis kein entsprechender Usus festzustellen ist, der vermeidet, dass ein Mieter doppelt belastet wird.
Genau weil sich die Gerichte so uneinig sind, ist es jedoch üblich, dass hierzu irgendwas im Mietvertrag steht - z.B. „Nutzerwechselkosten trägt derjenige, den sie betreffen“ o.Ä.
Steht denn dazu wirklich nichts im Mietvertrag? Und ist kein Abrechnungsusus zu erkennen?
Der genannte Posten: „Mieterwechsel 12,76 Euro“ deutet aufgrund der geringen Höhe auf eine Halb-Halb-Aufteilung hin. D.h. der einziehende Mieter zahlt beim Einzug 1/2 der Gebühr und beim Auszug 1/2 der Gebühr. Eine Doppelbelastung ist damit ausgeschlossen.
Showbee:
Also beschränkt sich diese Pauschale darauf, dass Firma Y für dieselbe Wohnung 2 Abrechnungen drucken musste.
Problem hierbei: der Mieter wurde nicht auf die Kosten hingewiesen und im speziellen Fall hätte der Mieter dann auf die Extrabrechnung auch verzichten können, immerhin fand der Mieterwechsel einige Tage nach Jahresablesung statt.
Bis die Abrechnungen gedruckt werden können, sind ja zunächst mindestens mal ein paar Tastatureingaben erforderlich (neuer Nutzer erfassen, Ablesewerte, anteilige Nutzungszeit, anteilige Gradtagszahlen, Wohnfläche ggfs zeitreduziert etc.) …
Klar, der Mieter hätte auf die Extraberechnung auch verzichten können.
Eine Aufklärungspflicht besteht aber m.E. nicht, da eine getrennte Nutzerabrechnung grundsätzlich vorgeschrieben ist. M.E. hätte der Mieter sich ggfs. rechtzeitig melden müssen, wenn er gewollte hätte, dass die Abrechnung nicht nach Plan = nach Vorschriften erstellt werden soll.
Daneben dürfte auch die Gerichte/Richter bei einem normal verständigen Mensch davon ausgehen, dass er voraussehen kann, dass bei Zusatzleistungen auch zusätzliche Kosten anfallen.
Die Pauschale von i.d.R. um die 25 Euro wird i.d.R. die tatsächlichen Mehrkosten eher nicht decken; durch eine Pauschale ist aber naturgemäss auch nicht auszuschliessen, dass im Einzelfall der tatsächliche Aufwand ein paar Cent überzahlt ist. Eine Anfahrt/Ablesung durch Abrechnungsfirma ist m.E. durch die 25 Euro nicht gedeckt; sondern da wird „Nennung der Werte durch Vermieter/Verwalter“ vorausgesetzt.
unnötige Zwischenabrechnung wegen 3,50 Euro
Im Nachhinein kapiert das sicher auch Mieter, wenn er diese Zahl vor Augen hat 
Ich habe aber auch schon erlebt, dass genau die von dir bevorzugte Lösung zu Unstimmigkeiten führte, weil der neue Mieter eben der Meinung war, der Anteil seines Mietvorgängers müsse viel höher sein. Ich kann daher gut verstehen, wenn ein Vermieter zwecks Vermeidung anschließender Diskussionen dann nicht mehr versucht, seinem Mieter 12,50 Euro einzusparen …