Hallo,
die Kassenprüfer können meist nur Stichproben vornehmen. In Mini-Vereinen ist es noch möglich, die Belege einzeln zu kontrollieren.
Die Kassenprüfer müssen aber die Ausgaben auch unter dem Gesichtspunkt prüfen, ob Einzelausgaben in Einklang mit den Beschlüssen des Vorstandes oder dem Vereinszweck übereinstimmen.
Ich bin Mitglied in einem Verein, und dort (wieder einmal) zum
Kassenprüfer gewählt worden.
Bisher war das alles überhaupt kein Problem, aber jetzt stellt
sich mir die Frage, was eigentlich alles den Aufgabenbereich
des Kassenprüfers umfaßt!
Der Verein (regulärer e.V.)
Hinweis: regulärer e.V. heisst wohl, dass es nur ein eingetragener Verein ist, der nicht als gemeinnütziug anerkannt ist. Wäre der Verein gemeinnützig, kann es wegen der Einnahme erhebliche Probleme - bis hin zum Entzug der Gemeinnützigkeit - mit dem Finanzamt geben.
hat inzwischen einen shop
aufgemacht, um die Vereinskasse aufzubessern. Durch die
Verkäufe und auch das stetige Anwachsen des Clubs ist die
Anzahl der Buchungen inzwischen fast ins Uferlose gewachsen,
so daß eine tatsächlich vollständige Prüfung aller Belege und
Buchungen praktisch nicht durchführbar ist.
Ihr müsst ja ohenhin wegen der Beiträge bei einem wirtschaftlichen Verein aus dem Vorgang der Geschäftstätigkeit eine Steuererklärung abgeben. Hier kommt dann nur noch der zu versteuernde Gewinn aus dem Kiosk hinzu. Hier prüft irgend wann das Finanzamt. Deshalb beachten, dass Zahlungen an Mitglieder für die Arbeit im Verein steuer- und/oder sozialversicherungspflichtige Einkommen sein können.
(Na gut, durchführbar wäre sie irgendwie schon, aber damit
wären wir zwei Kassenprüfer durchaus mehrere Stunden bis Tage
beschäftigt - die Summe der Buchungen bewegt sich im mittleren
vierstelligen Bereich!)
Bei einer Ausweitung solcher Geschäftstätigkeiten hilft nur noch ein Steuerberater.
Deshalb meine Frage: reicht für eine ordnungsgemäße
Kassenprüfung auch eine stichprobenartige Prüfung der Belege
und ein Abgleich der Buchungskonten aus?
Darf ich mich bei der Prüfung der Buchungskonten auf die
Ausdrucke der Buchhaltungssoftware verlassen, oder muß ich
selber auch noch die gesamten Salden aufaddieren?
Buchhaltunssoftware, die keine Rückbuchungen erlaubt, sondern in welcher Rückbuchungen nachgewiesen werden, Ausbuchungen und Umbuchungen nicht gelöscht werden können, musst Du nicht nachrechnen.
Und zu guter Letzt: fällt es auch in den Aufgabenbereich des
Kassenprüfers, Aufgaben auf ihre „vereinsinterne Veranlassung“
zu prüfen? Will sagen: hat der Kassenprüfer zu fragen, weshalb
eine Ausgabe getätigt wurde, muß er sich begründen lassen
wieso ein Aufwand abgerechnet wurde? Oder ist das einzig die
Beschlußsache des Vorstandes?
wie oben. Der Kassenprüfer hat zu prüfen, ob die Vorstandsschaft einerseits gegen die Satzung verstösst (es kann Beschlüsse geben, die finanzielle Auswirkungen haben (z.B. ein Beschluss einen Kiosk einzurichten, greift derart in die Rechtslage des Vereins und jedes einzelnen Mitgliedes in dessen Haftung ein, dass ich z.B. einen Beschluss einer Mitgliederhauptversammlung als erforderlich sehe und dem Vorstand dieses Recht nicht zubilligen würde)). Der Kassenprüfer hat zu prüfen, ob ein Vorstandsbeschluss korrekt umgesetzt wurde. Dem Kassenprüfer sind die Protokolle mit Beschlüssen auf Anforderung zu Prüfung zu überlassen.
Im Übrigen sind Kassenprüfer keinerlei Weisung des Vorstandes unterworfen. Sie haben ausschließlich den Verein im Interesse der Mitglieder zu vertreten. Deshalb sollen unangekündigte wie Haupt-Prüfungen erfolgen. Hierüber ist Protokoll zu führen und in der HV sind die Mitglieder über Ergebnisse zu informieren.
Also z.B. auch, dass der Vorstand einen Beschluss gefasst hat, der nicht gültig ist, weil er in die Zuständigkeit der Mitgliederversammlung fällt. Ein Kassenprüfer muss die HV unterrichten, wenn in diese Richtung etwas geschieht. Ein Kassenprüfer sollte, wenn ihm die Aushändigung von Unterlagen vom Vorstand verweigert wird, der HV empfehlen, die Vorstandsschaft solange nicht zu entlasten bis eine Prüfung möglich ist.
Die Aufgaben der HV, des Vorstandes und einer möglichen beauftragten Geschäfstführung muss in der Satzung geregelt sein. Ist keine Regelung getroffen, kann es durchaus sein, dass alle größeren Ausgaben nur von der HV entschieden werden dürfen und zwischen HVs der Vorstand keine Entscheidungen treffen darf, die in die Haftung der Mitglieder eingreifen. Was nämlich oft nicht beachtet wird ist, dass zu unterscheiden ist zwischen der Haftung und der Vertretung durch den/die 1. und der 2. Vorsitzende. In vielen Fällen haften alle Mitglieder eines Vereins.
GRuss Günter
Nicht daß hier irgend etwas derartiges vorgefallen wäre, aber
ich überlege mir immer wieder mal ein „was wäre wenn“, und
wenn ich schon eine Aufgabe übernehme, möchte ich sie auch
ordnungsgemäß ausführen! (Und dazu gehört ja vor allem auch
ZWINGEND, daß man weiß was eigentlich die Aufgabe IST!)
Außerdem: gibt es irgendein (möglichst preiswertes und leicht
verständliches, schließlich bin ich Beamter *g*) Buch zu
diesem Thema? Was könnt ihr empfehlen?
Vielen Dank für alle Hinweise!
(Hinweise zu den ausdrücklichen Fragen sind mir übrigens
wichtiger als Literaturtips, WISSEN möchte ich bald, KAUFEN
erst später 
…)
Schönen Gruß,
Robert
