Ich arbeite in einem österreichischen Unternehmen und soll für ein Projekt die Möglichkeit der elektronischen Archivierung analysieren. Die betroffenen Daten unterliegen einer Aufbewahrungsfrist.
Die Frage ist: Wie ist die gesetzliche Lage diesbezüglich? Darf man elektronisch Archivieren? Wenn ja, unter welchen Voraussetzungen? In welchen Gesetzen steht das und wo genau?
Kann mir da jemand helfen???
Vielen Dank
Ewald
Hallo Ewald!
Um welche Daten handelt es sich genau?
Wenn es sog personenbezogene Daten (= Daten, die etwas über eine Person aussagen, zB Name, Alter, Adresse usw) sind, dann sind die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (DSG) zu beachten.
Mit der „elektronischen Archivierung“ wirst Du wohl das meinen, was im DSG (§ 3 Z 7 leg cit) „automationsunterstützte Datenverarbeitung“ genannt wird, weshalb der gesamte 3. Abschnitt des DSG über private Rechtsträger von Belang ist.
Außerdem möchte ich Dir als Grundnorm § 1 DSG ans Herz legen, der in seinen Abs 3 und 4 Auskunftsrechte und Löschungs- bzw Berichtigungsansprüche von Betroffenen statuiert, deren Daten automationsunterstützt verarbeitet werden. Ein Anspruch auf Geheimhaltung erstreckt sich aber gem § 1 Abs 1 DSG auf alle personenbezogenen Daten, also auch auf solche, die nicht automationsunterstützt verarbeitet werden.
Jedenfalls solltest Du Dir für näheres das DSG (speziell seinen 3. Abschnitt: §§ 17 ff) ansehen, wo die Bestimmungen des § 1 DSG konkretisiert werden.
(UU müssen Datenverarbeitungen auch an das DV-Register gemeldet werden.)
Das DSG sowie weitere Literaturangaben sind zu finden unter:
http://www.ad.or.at/office/recht/dsg.htm
Und andere Rechtsnormen (zB Verordnungen aufgrund des DSG) sind wie immer im RIS ( http://www.ris.bka.gv.at/ ) zu finden.
Viel Spaß beim Projekt 
P.
[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]
Vielen Dank für die Antwort!
Das Datenschutzgesetz hat mich dabei aber weniger interessiert. Ich habe aber schon gefunden, was ich suchte. Für alle die das noch brauchen, es steht in der Bundesabgabenordnung §131 Absatz 3:
quote
Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden. Wer Eintragungen in dieser Form vorgenommen hat, muß, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf eine
Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen.
unquote
Hallo Ewald!
Um welche Daten handelt es sich genau?
Wenn es sog personenbezogene Daten
(= Daten, die etwas über eine Person
aussagen, zB Name, Alter, Adresse usw)
sind, dann sind die Bestimmungen des
Datenschutzgesetzes (DSG) zu beachten.
Mit der „elektronischen Archivierung“
wirst Du wohl das meinen, was im DSG (§ 3
Z 7 leg cit) „automationsunterstützte
Datenverarbeitung“ genannt wird, weshalb
der gesamte 3. Abschnitt des DSG über
private Rechtsträger von Belang ist.
Außerdem möchte ich Dir als Grundnorm § 1
DSG ans Herz legen, der in seinen Abs 3
und 4 Auskunftsrechte und Löschungs- bzw
Berichtigungsansprüche von Betroffenen
statuiert, deren Daten
automationsunterstützt verarbeitet
werden. Ein Anspruch auf Geheimhaltung
erstreckt sich aber gem § 1 Abs 1 DSG auf
alle personenbezogenen Daten, also auch
auf solche, die nicht
automationsunterstützt verarbeitet
werden.Jedenfalls solltest Du Dir für näheres
das DSG (speziell seinen 3. Abschnitt: §§
17 ff) ansehen, wo die Bestimmungen des §
1 DSG konkretisiert werden.
(UU müssen Datenverarbeitungen auch an
das DV-Register gemeldet werden.)Das DSG sowie weitere Literaturangaben
sind zu finden unter:
http://www.ad.or.at/office/recht/dsg.htmUnd andere Rechtsnormen (zB Verordnungen
aufgrund des DSG) sind wie immer im RIS (
http://www.ris.bka.gv.at/ ) zu finden.Viel Spaß beim Projekt
P.
Achso…
Es ging also nicht um die Frage, welche Daten man unter welchen Voraussetzungen edv-mäßig verarbeiten darf, sondern um die Frage, ob man sie überhaupt digital speichern darf.
Da es Dir anscheinend um Daten aus der Buchhaltung geht, würde ich Dir aber auch noch § 189 HGB (Handelsgesetzbuch) ans Herz legen, wo es um die handelsrechtliche Buchführungspflicht geht (die BAO regelt nur die steuerrechtliche Buchführungspflicht).
Besonders von Interesse sind da § 189 Abs 2 Satz 2 HGB, wo für den Kaufmann eine Pflicht zur Aufbewahrung zB von E-Mails „in geeigneter Form“ statuiert wird, und § 189 Abs 3 HGB, wo die Speicherung von geschäftlichen Schriftstücken in digitaler Form auf Datenträgern geregelt wird.
Außerdem wäre noch § 216 HGB zu erwähnen, der dem Buchführenden die Pflicht auferlegt, wo es um die Vorlage von Unterlagen auf Datenträgern geht.
Diese Normen sind also das handelsrechtliche Gegenstück zur entsprechenden steuerrechtlichen Regelung des § 131 BAO.
Das gehört zur kompletten „Sicht der Dinge“ dazu
meint
Patrick 