Hallo Leute,
wie ist eigentlich die rechtliche Lage bei elektronischen Rechnungen, die z. B. per E-Mail versandt werden? Trifft es zu, dass das Finanzamt ausgedruckte E-Mail-Rechnungen in Verbindung mit einem Kontoauszug als Beleg für die Buchhaltung zwar anerkennt, für den Vorsteuerabzug aber eine Rechnung mit digitaler Signatur erforderlich ist? Wie sieht es z. B. mit PDF-Rechnungen aus?
Vielen Dank für die Hilfe!
Viele Grüße
Sebastian Dinter
Hallo Sebastian,
es gibt z.B. das Programm „Lexware Faktura (oder so)“ das die Möglichkeit des Versendens der Rg. als Email direkt aus dem Programm anbietet. Da dieses Program den GOB genügt, denke ich, dass es keine Probleme mit so einer Rg. geben wird.
Gerd
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Hallo Leute,
wie ist eigentlich die rechtliche Lage bei elektronischen
Rechnungen, die z. B. per E-Mail versandt werden? Trifft es
zu, dass das Finanzamt ausgedruckte E-Mail-Rechnungen in
Verbindung mit einem Kontoauszug als Beleg für die Buchhaltung
zwar anerkennt, für den Vorsteuerabzug aber eine Rechnung mit
digitaler Signatur erforderlich ist? Wie sieht es z. B. mit
PDF-Rechnungen aus?Vielen Dank für die Hilfe!
Hallo Sebastian & Gerd,
ergänzend zu Gerds Vermutung „Lexware wird schon irgendwie Recht haben“, kurz die Quellen:
BMF-Schreiben zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) vom 7.11.1995: einige Grundsätze betreffend „was ist ein elektronischer Beleg“ - unveränderbarer Index, keine Veränderung im Rahmen eines „Nur-Lese-Zugriffes“, Dokumentierung der Historie, Überprüfbarkeit des Originalzustandes nach Änderungen etc.
§§ 146, 147 AO (Abgabenordnung): Vor allem einiges zur Aufbewahrungspflicht. U.a. der Grundsatz „was originär digital ist, muß auch digital reproduzierbar sein“ - z.B. .pdf-Format genügt nicht. Ausnahme: was DV-gestützt erstellt ist, aber nicht für elektronische Weiterverarbeitung geeignet ist (z.B. Textdokumente ohne Signatur), muß nicht in maschinell auswertbarer Form archiviert werden.
§ 14 Abs 4 Satz 2 UStG: Entscheidend für Vorsteuerabzug! U.a. zur Signatur: Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach § 15(1) SigG
BMF-Schreiben v. 16-07-2001 - Faßt die Verwaltungsauffassung zusammen und hat insofern für die Praxis Rang einer Rechtsverordnung. Enthält u.a.: - durch den Empfänger der Rg muß die Signatur geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert werden. Signaturschlüssel & Zertifikat des Empfängers müssen aufbewahrt werden. Speicherung nur auf ROM-Datenträger, bei Speicherung auf einem änderbaren Datenträger Dokumentation der Historie. Bei Konvertierung in ein Inhouse-Format müssen beide Versionen archiviert werden und die Indexierung muß identisch sein. Und vieles mehr…
Zusammenfassung:
Bei den üblichen Abrechnungen, die man besonders von Internet-Vertriebsfirmen enthält, ist immer der Empfänger der Rechnung der Lackierte. Nicht in bezug auf den Aufwand, insbesondere nicht bei Betriebsausgaben im Rahmen einer Überschußrechnung (die nämlich nicht nachgewiesen, sondern bloß „glaubhaft gemacht“ werden müssen). Aber beim Vorsteuerabzug ist man dann immer von der Gnade des Prüfers abhängig!
Wer selber elektronisch erzeugte Rechnungen verschickt, sollte als absolutes Minimum darauf achten, daß der Empfänger diese nicht ändern kann, und sich eine qualifizierte Signatur besorgen. Grundsätzlich muß er sich bewußt sein, daß er sich selber viel Arbeit spart, aber dem Kunden keine Freude mit dem Fiskus bereitet - wer hat schon einmal versucht, einen verlorenen Kunden wieder zu gewinnen!?
Schöne Grüße
MM