Hallo Experten,
wir liefern per UPS kleinere Lieferungen an die Kunden unserer europäischen Tochtergesellschaften (TG). Wir belasten unsere TG mit einer Sammelrechnung pro Monat mit allen Lieferungen die wir für Sie erledigt haben. Der Endkunde im Ausland erhält eine Rechnung von der TG in seinem Land.
UPS bestätigt uns das alle Lieferungen, die wir auf einer Versandliste (mit Ihren „Trackingnr.“ , Lieferscheinnr., Empfänger mit Name und Ort und Gewicht der Sendung) zusammengestellt haben, den Versand ins Ausland (Ausfuhrnachweis).
Jetzt wird aber von unserem SAP-System (ab 01.01.04 im Einsatz)für jede einzelne Lieferung eine Rechung erstellt.Das würde für uns eine unmenge von Papier bedeuten, die wir hinter den Ausfuhrnachweis heften müßten.
Jetzt meine Frage:
Ist es nach Dt.Steuerrecht erlaubt, dass wir unsere Ausgangsrechnungen in einem Archivierungssystem „aufbewahren“ und nur bei Bedarf (Betriebsprüfung) wieder herstellen? Gilt das dann immer noch als Originalrechnung? Gibt es einen Hinweis in der UstDV oder den UstR?
Dies ist doch heutzutage eine zeitgemäßere Aufbewahrung als alles abzuheften und die Ordner in irgendeinen Keller zu stellen.
Vielen Dank für Eure Hilfe!
Gruß
Ingo
Hallon Ingo,
Ist es nach Dt.Steuerrecht erlaubt, dass wir unsere
Ausgangsrechnungen in einem Archivierungssystem „aufbewahren“
und nur bei Bedarf (Betriebsprüfung) wieder herstellen? Gilt
das dann immer noch als Originalrechnung? Gibt es einen
Hinweis in der UstDV oder den UstR?
Hierzu zwei Fälle zu unterscheiden: (1) die papierlose Aufbewahrung und (2) der elektronische Beleg.
(1) ist gegeben, wenn die Rechnungen wie bisher auf Papier an die Tochtergesellschaften rausgehen und bloß bei Euch nicht als Zweitschriften, sondern elektronisch archiviert werden. Hierzu genügt § 147 Abs 5 und 6 AO. Kurz: Ihr müsst (a) dafür sorgen, dass im Rahmen der Aufbewahrungsfrist die Datensätze zugänglich bleiben (also auch bei Upgrades und Versionsmigrationen, oder wenn Ihr nach einem Jahr SAP verzweifelt wegschmeißt, bevor Euch die Kunden weglaufen, die plötzlich „Anträge auf Erteilung einer Debitorennummer“ stellen müssen, auch wenn sie schon seit drei Generationen mit Euch zusammenarbeiten) und (b) im Fall der BP einen Bildschirmarbeitsplatz & Anleitung zur Verfügung stellen. In der Praxis wird das allerdings so aussehen, dass sich der Prüfer bloß kurz erklären lässt, wie die Zuordnung zu den Büchern nachvollzogen werden kann und sich die Dinger dann auf Papier ausdrucken lässt. Es reicht, wen Ihr selber mit SAP geschlagen seid… 
Nachvollziehbarkeit der Historie von Änderungen, Zuordnung des tatsächlich gebuchten Zustandes bei Existenz mehrerer Versionen usw. dürfte bei einer Fakturierung aus SAP keine besondere Frage darstellen.
(2) ist bissi komplizierter, weil da noch § 14 Abs 4 Satz 2 UStG dazukommt: Im Fall der papierlosen Abrechnung wird diese umsatzsteuerlich bloß einer Rechnung gleichgestellt, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung nach § 15 Abs 1 Signaturgesetz versehen ist.
Schöne Grüße
MM
Vielen Dank für die schnelle Antwort.
Kannst Du mir Nr. 2 noch etwas ausführlicher erklären?
Was ist eine "qualifizierten elektronischen Signatur mit
Anbieterakkreditierung nach § 15 Abs 1 Signaturgesetz "
Ein Signaturgesetz habe ich auch leider nicht in meiner Gesetzessammlung.
Gruß
Ingo
Hallo nochmal,
nachlesen kannst du unter
http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/sigg_2001
wo allerdings bloß der unkommentierte Volltext steht.
15/1 regelt die freiwillige Akkreditierung eines Anbieters von elektronischen Signaturen. Wenn Ihr im Betrieb vielleicht ohnehin in irgendeinem Zusammenhang Signaturen verwendet (z.B. zivilrechtlich wirksame Korrespondenz per e-mail), dürfte dort schon die Frage der Akkreditierung des Anbieters geklärt worden sein.
Schöne Grüße
MM