[ESt] Werbungskosten - Keine Belege mehr, und nun?

Geld & Sparen Steuern
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Hallo,

mal wieder eine Frage, die sich für mich als steuerlich interessiertem Laien recht knifflig gestaltet, und bei der ich mich über jegliche Hinweise sehr freuen würde.

Es geht um die mögliche Geltendmachung von Werbungskosten, wenn für diese Kosten keine Belege mehr vorhanden sind.

So weit ich weiss, müssen die Kosten dem FA „glaubhaft gemacht“ werden, oder müssen diese immer „belegt“ und damit bewiesen werden?

Wie sähe es beispielsweise in einem hypothetischen Fall wie dem folgenden aus (es ist eine etwas umfangreichere Schilderung und ich habe mir erlaubt, im folgenden auch meine eigene Laien-Meinung mal mit anzugeben; ich hoffe, Ihr lest es trotzdem und könnt mir etwas dazu sagen):

Angenommen eine Steuerpflichtige hätte letztes Jahr ihre ESt-Erklärung für eine Vorperiode abgegeben. Hier hatte sie geringe Einnahmen und sehr hohe Werbungskosten. Da sie bis vor kurzem nicht wusste, dass sie diese Kosten alle steuerlich als Werbungskosten im genannten Jahr ansetzen kann und den daraus resultierenden Verlust auf die Folgeperiode vortragen kann, hat sie die Erklärung erst jetzt angefertigt.

Dummerweise hatte sie aus diesem Grund damals aber auch keine Belege gesammelt, um die einzelnen Posten wasserdicht zu beweisen.

Angenommen, die Steuerpflichtige hätte zunächst einmal alle Aufwendungen fein säuberlich aufgelistet, die daraus resultierenden Werbungskosten ausgerechnet, in ELSTER eingetragen und übermittelt. Das Finanzamt hätte ihr daraufhin einen Brief geschickt „Zur Bearbeitung Ihrer Einkommensteuererklärung fehlen noch die Belege“. Unter Hinweis auf §§ 149 ff. AO wird die Einreichung von Belegen innerhalb eines Monats angefordert.

Typische Kostenpunkte, zu denen solche Belege angefordert würden, könnten z.B. sein:

  1. Fachliteratur: für sämtliche Bücher sind Kaufbelege vorzuweisen.

  2. Fortbildungen im Ausland: Fähr- und Mautbelege sowie Belege für sämtliche Übernachtungskosten.

  3. Fortbildungen im Inland: Belege für Übernachtungskosten sowie für die PKW-Fahrtkosten Belege über die km-Laufleistung des/der genutzten PKW.

  4. Arbeitszimmer: Mietvertrag, Skizze der Wohnung mit Wohnflächenberechnung, Nebenkostenabrechnung.

Was wäre dieser Steuerpflichtigen zu raten?

Ich dachte (aber bin eben Laie) mir:

Grundlegend: Wenn doch feststeht, dass die Kosten entstanden sind, da über die Fortbildungen an den verschiedenen Orten Nachweise vorliegen, dann dürfte doch ein großer Schritt für eine „Glaubhaftmachung“ getan sein. Können dann die Kosten nicht geschätzt werden anhand nachvollziehbarer Berechnungen / Aufstellungen?

zu Punkt 1: Die Liste mit allen genauen Angaben (Titel, Autor, Verlag, Preis) sollte doch reichen. Notfalls könnte man dem FA anbieten, einige Kartons mit den fraglichen Büchern zu packen und vorbeizubringen. (Wenn es sich allerdings um speziell zur Prüfungsvorbereitung benötigte Literatur handelte, könnten einige der Bücher nicht mehr aufgehoben sei, 3 Jahre später…).

zu Punkt 2: Zumindest die Übernachtungskosten im Ausland sollten doch über die Pauschalen abgerechnet werden können? Warum will das FA da überhaupt Belege sehen? Und wenn jemand im Ausland ist, muss er ja doch auch dorthin gekommen sein - die Liste der dazu nötigen Fahrten sollte doch als Berechnung der Kosten reichen?

zu Punkt 3: Barul schrieb einmal, man könne womöglich die Übernachtungskosten schätzen mit 20€ pro Übernachtung, da dies der Betrag sei, den ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten darf. Und die Fahrten könnten ja mit der km-Pauschale berechnet werden - leider liegen keine Werkstatt-Rechnungen mehr vor, kann das FA diese Berechnung dann ablehnen?

(Wie sähe es eigentlich aus, wenn jemand öffentliche Verkehrsmittel genutzt hätte statt einem privaten PKW, für den die km-Pauschale von 0,30€ pro km gilt? Ich weiss, dass hier bei Nachweis auch höhere Kosten ansetzbar sind, aber wie ist es, wenn man einfach nur die Pauschale ansetzen möchte, aber nicht mehr nachweisen kann, welches Verkehrsmittel genutzt wurde).

zu Punkt 4: Ist der Mietvertrag notwendig? Die Zahlungen für Miete und NK könnten ja z.B. durch Kontoauszüge belegt werden.

Was meint Ihr dazu?

Wie weit geht „glaubhaft machen“ - ab wann müsste das Finanzamt so etwas eigentlich glauben, ohne dass es durch Belege bewiesen ist?

Vielen Dank im voraus
und viele Grüße

Frank

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  1. Fachliteratur: für sämtliche Bücher sind Kaufbelege
    vorzuweisen.

Richtig. Glaubhaft gemacht sind die Kosten nicht nur durch vorgelegt Aufstellung

  1. Fortbildungen im Ausland: Fähr- und Mautbelege sowie Belege
    für sämtliche Übernachtungskosten.

Nichts gegen einzuwenden, verständlich, dass das FA sowas anfordert.

  1. Fortbildungen im Inland: Belege für Übernachtungskosten
    sowie für die PKW-Fahrtkosten Belege über die km-Laufleistung
    des/der genutzten PKW.

korrekt

  1. Arbeitszimmer: Mietvertrag, Skizze der Wohnung mit
    Wohnflächenberechnung, Nebenkostenabrechnung.

Dies dient der richtigen Ermittlung der abzugsfähigen Aufwendungen.

Was wäre dieser Steuerpflichtigen zu raten?

Die Nachweise vorzulegen oder auf einen Abzug zu verzichten.

Ich dachte (aber bin eben Laie) mir:

Grundlegend: Wenn doch feststeht, dass die Kosten entstanden
sind, da über die Fortbildungen an den verschiedenen Orten
Nachweise vorliegen, dann dürfte doch ein großer Schritt für
eine „Glaubhaftmachung“ getan sein. Können dann die Kosten
nicht geschätzt werden anhand nachvollziehbarer Berechnungen /
Aufstellungen?

Geschätzte Werbungskosten… da wird das FA nicht mitspielen.

zu Punkt 1: Die Liste mit allen genauen Angaben (Titel, Autor,
Verlag, Preis) sollte doch reichen. Notfalls könnte man dem FA
anbieten, einige Kartons mit den fraglichen Büchern zu packen
und vorbeizubringen. (Wenn es sich allerdings um speziell zur
Prüfungsvorbereitung benötigte Literatur handelte, könnten
einige der Bücher nicht mehr aufgehoben sei, 3 Jahre
später…).

Selbst wenn die Bücher vorbei gebracht werden, so steht nicht fest, in welchem Jahr sie erworben wurden. Nach meiner Ansicht ein ungenügender Nachweis.

zu Punkt 2: Zumindest die Übernachtungskosten im Ausland
sollten doch über die Pauschalen abgerechnet werden können?
Warum will das FA da überhaupt Belege sehen? Und wenn jemand
im Ausland ist, muss er ja doch auch dorthin gekommen sein -
die Liste der dazu nötigen Fahrten sollte doch als Berechnung
der Kosten reichen?

Auch hier sei gesagt, wie soll das Finanzamt sich denn von den Tatsachen überzeugen, wenn keine Nachweise vorliegen?

zu Punkt 3: Barul schrieb einmal, man könne womöglich die
Übernachtungskosten schätzen mit 20€ pro Übernachtung, da dies
der Betrag sei, den ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer
steuerfrei erstatten darf. Und die Fahrten könnten ja mit der
km-Pauschale berechnet werden - leider liegen keine
Werkstatt-Rechnungen mehr vor, kann das FA diese Berechnung
dann ablehnen?

Man weiß ja nicht, wieviele KM gefahren wurden.

(Wie sähe es eigentlich aus, wenn jemand öffentliche
Verkehrsmittel genutzt hätte statt einem privaten PKW, für den
die km-Pauschale von 0,30€ pro km gilt? Ich weiss, dass hier
bei Nachweis auch höhere Kosten ansetzbar sind, aber wie ist
es, wenn man einfach nur die Pauschale ansetzen möchte, aber
nicht mehr nachweisen kann, welches Verkehrsmittel genutzt
wurde).

Für Fahrten Whg-Arbeitsstätte bis 4500 € in der Regel kein Nachweis nötig.

zu Punkt 4: Ist der Mietvertrag notwendig? Die Zahlungen für
Miete und NK könnten ja z.B. durch Kontoauszüge belegt werden.

Die Mietzahlung ist nicht das Einzige, das für einen Ansatz eines Arbeitszimmers von Belang ist. Hier müssen die Wohnfläche und die Fläche des AZ ersichtlich sein und auch die Nebenkostenabrechnung will das FA sehen, denn man kann ja anteilig die Aufwendungen fürs AZ absetzen.

Eine mehr als schlechte Ausgangssituation. Hier dürfte wohl fast alles gestrichen werden…

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Wofür gibt es denn dann die Pauschalen?
Hallo Oerdiz,

danke für Deine Antwort.

Aber so ganz kann ich das nicht nachvollziehen.

Ich denke, glaubhaft machen ist noch etwas anderes als beweisen (und nichts anderes wäre, für jeden Cent einen Beleg vorzuweisen).

Beispiel: Wofür gäbe es denn dann die Pauschalen?

Wenn eben nachgewiesen ist, dass ein Aufwand entstanden ist (z.B. mehrtägige Fortbildung im entfernten Ausland anhand der Teilnahmebestätigung mit Angabe des Zeitraums und Orts etc.), dann besagte die allgemeine Lebenserfahrungen, dass die teilnehmende Person dort auch a) hingekommen sein muss und b) übernachtet haben muss.

Nun gibt es genau dafür die km-Pauschalen und die Übernachtungspauschale.

Da noch die Hotelquittungen einzufordern ist doch etwas seltsam, oder nicht?

Das hieße ja auch, bei Ansatz der VMA-Pauschalen zu verlangen nachzuweisen, dass tatsächlich ein solcher Mehraufwand entstanden ist.

Viele Grüße
Frank

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Hallo Frank,

ich halte Deinen Ansatz für gänzlich richtig. Aus dem Kapitel „Schwänke aus meinem Leben“ gibts den Fall eines Berufschullehrers, der sehr pingelig war, wenns drum ging, seinen obersten Dienstherrn zu schröpfen. Dessen Steuererklärung war jedes Jahr ein dickes Buch mit vielen eklichen kleinen Zettelchen mit Pfennigbeträgen drauf. Er brauchte deswegen auch immer die letzten Ferien vor Zwangsgeld, um das Buch zusammenzustellen. Und ein einziges Mal war er früher dran, es kam wies kommen mußte: Auf dem Schreibtisch lagen nebeneinander das neu präparierte Buch und das von der vorigen Veranlagung vom FA zurück gekommene. Mit dem Schwung der ersten Ferienlaune hat er das falsche Buch weggeschmissen.

Und was tut Gott: Die Steuererklärung, bis obenhin angefüllt mit sachgerechten Schätzungen, natürlich mit entsprechender Erläuterung, wurde ohne einen einzigen Beleg veranlagt wie erklärt.

Je genauer und plausibler die geltend gemachten und nicht mehr nachweisbaren Aufwendungen erläutert werden, desto näher kommt man an § 162 AO, der eine Schätzung durchaus nicht bloß „gegen“ den StPfl vorsieht, wenn Besteuerungsgrundlagen nicht ermittelt oder berechnet werden können.

Es besteht in einem solchen Fall freilich kein Rechtsanspruch auf Anerkennung der Aufwendungen, aber eine ziemlich gute Chance - insbesondere wenn die nicht mehr belegbaren Aufwendungen schlüssig mit den noch belegbaren zusammen passen.

Schöne Grüße

MM

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Wenn man den § 162 (3) AO sich zu Gemüte führt, wird man erkennen, dass hier kaum eine Chance besteht.

Nur weil dort mal ein Lehrer, ich vermute mal da wollte sich der Bearbeiter nicht lange mit rumärgern, hier einen Erfolg erzielt hat, gilt dies wohl kaum als Grundlage.

Der Sachverhalt ist nun ziemlich umfangreich aber hier fehlt es ja fast an Allem.

Viel Glück, aber nicht traurig sein, wenns nicht klappt…

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Servus Oerdiz,

Wenn man den § 162 (3) AO sich zu Gemüte führt, wird man
erkennen, dass hier kaum eine Chance besteht.

„höher als“ bietet selbstverständlich einen gewissen Rahmen. In diesem Fall WK = Arbeitnehmerpauschale ist sicherlich nicht der angemessene.

Andererseits kann eine Schätzung im Sinn von WK = Einnahmen diesem Rahmen gerecht werden, womit das Ziel des StPfl, Nutzung von 10d EStG, allemal verfehlt wird.

Mir geht es keineswegs drum, von einem einzelnen Fall aus unzulässig zu verallgemeinern. Ich halte es aber für wichtig, Deine Darstellung ein wenig zu relativieren, alldieweil sie von gängiger Praxis nicht bestätigt wird und auch von geltendem Recht bloß bedingt gedeckt ist.

Im vorliegenden Fall gehen wir davon aus, daß vor dem zitierten Schreiben keinerlei Kontakt zwischen dem StPfl und dem FA außer der Elster-Übermittlung und der Vorlage der unterschriebenen komprimierten Steuererklärung stattgefunden hat. Ich halte es für sehr wichtig, daß die Sachlage gegenüber dem FA zunächst so dargestellt wird, wie sie ist, und der StPfl sich nicht von einem Textbaustein die Pferde scheu machen lässt - das ist nämlich nicht Sinn dieses Textbausteins.

Schöne Grüße

MM

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Tja,

trotzdem kann der Fragende ja anscheinend kaum Nachweise vorlegen. Z. B. beim Arbeitszimmer wird wohl kaum eine Schätzung vorgenommen, wenn nur Kto-Auszug vorgelegt werden soll, warum der Mietvertrag verweigert wird… keine Ahnung. Zumindest wird ein Arbeitszimmer nicht bloß aufgrund einer Mietzahlung anerkannt, wenn qm und Nebenkosten nicht belegt werden können.

Bei den Büchern dasselbe. Kein Nachweis. Wie soll es dem FA glaubhaft gemacht werden, die Bücher seien 1. WK und 2. auch in dem besagten Jahr erworben?

Zu viele Ungereimtheiten wie man im Volksmund sagt.

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Nochmal zu den Pauschbeträgen: keine Anerkennung??
Hallo,

nochmals danke für Eure Antworten.

Wie sieht es denn mal ganz gezielt gefragt bei Pauschbeträgen aus, beispielsweise die schönen Tabellen mit den geltenden Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung im Ausland.

Die besagen z.B. für London einen Pauschbetrag für Übernachtung von 108€.

Wenn nun anhand einer Teilnahmebescheinigung nachgewiesen wird, dass die Person 30 Tage durchgehend in London war, dürfte doch zumindest 29 Nächte á 108€ = 3132€ angesetzt werden zzgl. VMA von 57€ pro vollem Tag = 1653€, insgesamt also 4785€ insgesamt.

Oder mache ich da einen Denkfehler?

Ist der Ansatz der Pauschalen nun abhängig davon, wo übernachtet wurde (im Hotel, in einer Pension, in einem Privatzimmer, unter eine Brücke…) o.ä.?

Mich wundert, weshalb das FA hier Belege für die Übernachtungskosten fordern und ansonsten eine Anerkennung verweigern mag, wenn doch die Pauschalen angesetzt wurden und die Dauer des kontinuierlichen Aufenthalts nachgewiesen wurde…

Wie ist das zu sehen?

Viele Grüße
Frank

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hi,

wenn der aufenthalt durch die bestätigung der seminarteilnahme und ggfs. vllt. die flugtickets nachgewiesen wird, dann muss man sich als stpfl. auf die pauschbeträge berufen können, ohne weitere belege einreichen zu müssen - schliesslich muss ich ja keine belege aufheben, wenn ich weiss, dass es einen pauschbetrag gibt (z.b. bahnkarten zur arbeit)…

ein weiterer nachweis ist m.e. nicht nötig, und die sache wird w.o. dargestellt vor jedem FG durchgehen

gruß inder

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