Liebe Experten,
ich habe ein Arbeitszimmer, das von der übrigen Wohnung getrennt ist. Es gibt einen Gemeinschaftsflur (gemeinsame Nutzung mit einem weiteren Mieter), von dem drei Türen abgehen: Zu meinem Arbeitszimmer, meiner Wohnung und der meines Nachbarn. Ich habe gehört, daß man unter diesen Umständen auch weiterhin die Kosten für das Arbeitszimmer absetzen kann. Ist das richtig?
… die nicht als Rechtsberatung, sondern als Hilfestellung zu verstehen ist.
Wer ein Arbeitszimmer absetzen will, muß das Finanzamt zunächst davon überzeugen, daß der Raum fast ausschließlich beruflich genutzt wird. Die Entscheidung über die Anerkennung eines Arbeitszimmers fällt in aller Regel vom „grünen Tisch“ aus. Dabei zieht das Finanzamt über Art und Umfang der Nutzung aus folgenden Kriterien Rückschlüsse für eine Anerkennung:
Ob die Tätigkeit des Arbeitnehmers ihrem Umfang nach ein Arbeitszimmer erfordert,
ist für die Beurteilung der Abzugsfähigkeit unerheblich (BFH 26.04.1985 - VI R 68/82;
BStBl 1985 II S. 467). Die Anerkennung eines Arbeitszimmers dem Grunde nach ist
somit nicht auf bestimmte Berufsgruppen beschränkt.
Gegen eine Anerkennung:
Absetzbare Aufwendungen. Zu unterscheiden ist zwischen:
Einrichtungsgegenstände müssen grundsätzlich auf ihre Nutzungsdauer (in der Regel 10 Jahre) abgeschrieben werden, wenn die Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer) für den jeweiligen Gegenstand über 800 DM liegen.
Betragen die Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer) dagegen höchstens 800 DM, können sie im Jahr der Zahlung sofort in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden (§ 6 Abs. 2 EStG).
Zu den anteilig absetzbaren Kosten gehören bei
Mietwohnungen
Zu den Kosten für das Arbeitszimmer gehören alle im laufenden Jahr tatsächlich aufgewendeten Beträge. Dazu rechnen z.B. auch Voraus- und Nachzahlungen für Strom,
Gas, Wasser, Heizung und Nebenkosten.
Die Aufteilung erfolgt im Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche der Wohnung. Nicht zur Wohnfläche rechnen dabei Nebenräume, wie Keller, Boden, Garagen, Trockenräume etc.
Befindet sich das Arbeitszimmer in einem ausgebauten Kellerraum, wird dessen Fläche bei der Berechnung der anteiligen Kosten zur Wohnfläche geschlagen.
Befindet sich das Arbeitszimmer in einem Haus oder einer Wohnung, das oder die im
Miteigentum von Ehegatten steht, sind unabhängig von der Höhe des Miteigentumsanteils die vollen Kosten für das Arbeitszimmer als Werbungskosten abzugsfähig, also auch der Teil der Aufwendungen, der auf den das Arbeitszimmer nicht nutzenden Ehegatten entfällt.
Abzugsbeschränkung ab 1996
Seit 1996 bestehen sowohl für den Betriebsausgabenabzug als auch für den Wer-
bungskostenabzug aufgrund des § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG 1996 zum Teil erhebliche
Einschränkungen beim Abzug von Arbeitszimmerkosten (vgl. Abschn. 45 LStR). Im
Ergebnis sieht das Gesetz drei unterschiedliche Fallgestaltungen in Bezug auf das
häusliche Arbeitszimmer vor:
das Arbeitszimmer ist der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen
Tätigkeit. Die Kosten sind in diesem Fall wie bisher in voller Höhe abzugsfähig;
für die berufliche oder betriebliche Tätigkeit steht kein anderer Arbeitsplatz zur
Verfügung. Der Abzug der Aufwendungen für das Arbeitszimmer ist auf höchstens 2.400 DM im Kalenderjahr beschränkt;
mehr als 50 % der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit wird im häuslichen Arbeitszimmer erbracht. Auch hier ist der Abzug der Aufwendungen für das Arbeitszimmer mit höchstens 2.400 DM im Kalenderjahr abzugsfähig.
Alle darüber hinausgehenden Kosten - ausgenommen in der ersten Variante – sind nicht abzugsfähig.
Der BFH hat zwischenzeitlich entschieden, daß die Einschränkung des Werbungskostenabzugs im Jahressteuergesetz 1996 formell und materiell verfassungsgemäß ist. Dabei hat er insoweit gegen die Verwaltungsauffassung entschieden, als der Abzug von Ausstattungsgegenständen, die zugleich Arbeitsmittel darstellen, wie ein
Schreibtisch, ein Schreibtischstuhl oder ein Bücherschrank von Einschränkungen nicht betroffen ist (BFH 21.11.1997 - VI R 4/97; BStBl 1998 II S. 351; DB 1998 S. 450). In dem BMF-Schreiben vom 22.01.1998 - IV B 2 - S 2145 - 3/98, BStBl 1998 I S. 129, daß die Grundsätze zur steuerlichen Behandlung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer regelt, war dieses Urteil noch nicht berücksichtigt. Die Finanzverwaltung hat zwischenzeitlich reagiert. Das o.g. BMF-Schreiben ist durch das BMF-Schreiben vom 16.06.1998 - IV B 2 - S 2145 - 59/98, BStBl 1998 I S. 863 ersetzt worden.
Die Frage der Verfassungsmäßigkeit der sachlichen und betragsmäßigen Beschränkung des Werbungskostenabzugs ab 1996 für ein ausschließlich beruflich genutztes Arbeitszimmer ist vom BFH bereits wiederholt bestätigt worden (BFH 27.09.1996 – VI R 47/96; BStBl 1997 II S. 68, sowie BFH 21.11.1997 - VI R 4/97; BStBl 1998 II S. 351). Dennoch ruhen entsprechende Einsprüche kraft Gesetzes gem. § 363 Abs. 2 AO, da Verfahren vor dem BVerfG anhängig sind (s. Verfassungsbeschwerde 2 BvR 301/98 zum BFH-Urteil vom 21.11.1997). Die Finanzverwaltung erläßt zwischenzeitlich entsprechende Steuerbescheide bzgl. der Aufwendungen für ein Arbeitszimmer vorläufig, so daß es nicht mehr unbedingt erforderlich ist, Einspruch einzulegen (BMF-Schreiben vom 03.07.1998 - IV A 4 - S 0338 - 61/98, BStBl 1998 I S. 876).
Der Vollabzug der Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer setzt voraus, daß sich dort der Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit des Steuerpflichtigen befindet. Insoweit wird die Beurteilung nicht für jede Einkunftsquelle
getrennt vorgenommen. Entscheidend ist vielmehr die Nutzung im Rahmen der gesamten einkommensteuerlich relevanten Betätigung. Steuerpflichtige, die mehreren beruflichen Tätigkeiten nachgehen, sind z.B. dann vom Vollabzug der Arbeitszimmerkosten ausgeschlossen, wenn sich auch nur für eine der Einkunftsquellen der Tätigkeitsmittelpunkt außerhalb des Arbeitszimmer befindet. Das gilt selbst dann, wenn die übrigen Tätigkeiten zu 100 % im Arbeitszimmer erledigt werden.
Der Mittelpunkt der Tätigkeit liegt nach derzeitiger Auffassung im Arbeitszimmer, wenn der Steuerpflichtige ausschließlich oder zumindest nahezu ausschließlich in dem Arbeitszimmer tätig wird und die für seine berufliche und betriebliche Tätigkeit entscheidenden Leistungen dort erbringt. Bei reinen Arbeitnehmern kann das Arbeitszimmer nur dann Tätigkeitsmittelpunkt sein, wenn der Arbeitnehmer an keinem anderen Ort dauerhaft tätig wird. In Betracht kommen hier z.B. typische Heimarbeiter. Demgegenüber hat z.B. ein Richter seinen Tätigkeitsmittelpunkt im Gericht und einLehrer in der Schule, an der er unterrichtet.
Begrenzter Abzug wegen fehlenden Arbeitsplatzes:
Für den auf 2.400 DM im Jahr begrenzten Abzug ist insbesondere bei Arbeitnehmern
Voraussetzung, daß dem Steuerpflichtigen vom Arbeitgeber weder im Betrieb noch
anderweitig ein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird. Als Arbeitsplatz in diesem Sinn genügt schon, daß dem Arbeitnehmer ein Schreibtisch zur Erledigung seiner Arbeiten zur Verfügung gestellt wird. Unter diese Abzugsvariante dürften in aller Regel Reisende, Außendienstmitarbeiter und nebenberuflich Tätige fallen. Außerdem gehören zu den insoweit begünstigten Berufsgruppen Richter und Lehrer, denen kein Dienstzimmer oder z.B. ein eigener Schreibtisch in ihrer Dienststelle zur Verfügung steht.
Nicht unter diese Variante fallen somit Richter, die ihr zur Verfügung stehendes
Dienstzimmer nicht nutzen und Lehrer, denen infolge ihrer Funktion in der Schule ein
eigener Arbeitsplatz zur Verfügung steht, z.B. regelmäßig Schulleiter, Fachbereichsleiter u.ä…
Bei nebenberuflich ausgeübten Tätigkeiten läßt sich in der Regel der Abzug der Arbeitszimmerkosten bis zu 2.400 DM damit begründen, daß außer dem Arbeitszimmer
für die spezielle Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Insoweit wird
anders als beim Vollabzug für jede berufliche oder betriebliche Tätigkeit isoliert geprüft, ob außer dem Arbeitszimmer noch ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Im o.g. Beispiel des nebenberuflich als Schriftsteller tätigen Finanzbeamten wäre somit ein Abzug der Arbeitszimmerkosten bis zu 2.400 DM möglich.
Es empfiehlt sich, den fehlenden Arbeitsplatz durch eine entsprechende Bescheinigung des Arbeitgebers zu dokumentieren.
In einem aktuellen Revisionsverfahren (BFH - VI R 41/98) geht es um die Grundsatzfrage, ob das Abzugsverbot auch dann eingreift, wenn zwar einem Arbeitnehmer für bestimmte Aufgaben (im Urteilsfall: EDV-Entwicklung) im Betrieb ein Arbeitsplatz zur Verfügung steht, er aber nach Geschäftsschluß in seinem häuslichen Arbeitszimmer seine Berufstätigkeit mit andersartigen Arbeiten (im Urteilsfall: telefonische Bereitschaftsdienst nachts und am Wochenende bei Computerstörungen und Beseitigung von Störungen im Betrieb über den vom Arbeitgeber gestellten PC nebst Modem von zu Hause aus) fortsetzt. Das FG Köln hat den begrenzten Kostenabzug von 2.400 DM analog der „Lehrerregelung“ zugelassen. Nach Ansicht des FG Köln umfasse die Neuregelung auch Fälle, in denen für bestimmte abgrenzbare Aufwendungen des Arbeitnehmers aus objektiv nachvollziehbaren Gründen kein (betrieblicher) Arbeitsplatz zur Verfügung stehe (FG Köln 18.12.1997 - 8 K 5063/97; EFG 1998 S. 867). Dagegen ist nach Auffassung des FA darauf abzustellen, ob dem Stpfl. für seine berufliche Tätigkeit überhaupt ein anderer (betrieblicher) Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Bestätigt der BFH die Auffassung des FG Köln sind sämtliche Steuerpflichtige begünstigt, die sich in ihrem häuslichen Arbeitszimmer fortbilden, weil ihnen für diese abgrenzbare Tätigkeit aus zeitlichen Gründen oder anderen Gründen im Betrieb kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Es empfiehlt sich bei vergleichbaren Sachverhalten Einspruch gegen nachteilige
Steuerbescheide einzulegen. Entsprechende Einsprüche können gem. § 363 Abs. 2 AO bis zur Entscheidung des BFH „ruhen“.
In einem weiteren „ersten“ FG-Urteil hat das FG Münster bei einem Rektor einer Grundschule die Kosten für sein häusliches Arbeitszimmer bis zum Betrag von 2.400 DM zugelassen. Der Schulleiter hat zwar ein Dienstzimmer in der Schule, er muß es sich jedoch mit der Schulsekretätin teilen. Ferner sind in dem Zimmer das Kopierund das Faxgerät der Schule installiert. Ein derartiges Dienstzimmer stellt nach Auffassung des FG für einen auch im Unterricht als Lehrer tätigen Rektor dann keinen, den Werbungskostenabzug ausschließenden „anderen Arbeitsplatz“ dar, wenn es zugleich auch anderen Zwecken dient. Ein Arbeitsplatz im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 6b Satz 2 EStG liegt nach Ansicht des FG zudem nicht vor, wenn in der Heizperiode an den Unterrichtstagen eine Temperaturabsenkung ab der Mittagszeit und in der sonstigen unterrichtsfreien Zeit eine generelle Temperaturabsenkung vorgenommen wird (FG Münster 20.03.1998 - 4 K 2953/97 R; EFG 1998 S. 1054). Das Urteil läßt Schulleiter wieder hoffen, die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer vom FA anerkannt zu bekommen. Dagegen lehnt das FG Rheinland-Pfalz den Abzug der Kosten bei einem Schulleiter generell ab (FG Rheinland-Pfalz - 2 K 2013/97; EFG 1999 S. 159).
Entscheidend für den Kostenabzug bis zu 2.400 DM nach dieser Variante ist wiederum, daß in bezug auf die gesamte einkommensteuerrechtlich relevante betriebliche und berufliche Tätigkeit mehr als 50 % der Gesamtarbeitszeit im Arbeitszimmer absolviert werden. Unter diese Abzugsmöglichkeit fallen solche Steuerpflichtige, die trotz anderweitig vorhandenem Arbeitsplatz in erheblichem Umfang im Arbeitszimmer tätig werden. Bei entsprechendem Nachweis können hiernach z.B. Lehrer oder Richter mit eigenem Arbeitsplatz, Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer absetzen. Regelmäßig nicht nach dieser Alternative abzugsfähig dürften dagegen die Arbeitszimmerkosten im Zusammenhang mit einer nebenberuflichen Tätigkeit sein. Hier wird regelmäßig zu unterstellen sein, daß die Inanspruchnahme durch den Hauptberuf so umfangreich ist, daß selbst bei 100 %-iger Erledigung der nebenberuflichen Tätigkeit im Arbeitszimmer ein Kostenabzug nach dieser Variante ausscheidet.
Unter die Begrenzung des Kostenabzugs fallen nach Auffassung der Finanzverwaltung sämtliche Kosten für das Arbeitszimmer, also die
Zu den lediglich beschränkt abzugsfähigen Kosten gehört danach vor allem auch die Ausstattung des Arbeitszimmers, z.B. mit Tapeten, Teppichen und Fenstervorhängen. Ein Abzug der Aufwendungen für als Arbeitsmittel anzusehende Ausstattungsgegenstände, wie Schreibtisch, Bücherregal oder Papierkorb wird ohne betragsmäßige Einschränkung zugelassen (BFH 21.11.1997 - VI R 4/97; BStBl 1998 II S. 351).
Ebenfalls nicht unter die Abzugsbeschränkung dürften dann auch solche Arbeitsmittel fallen, die in einem steuerlich nicht anzuerkennenden Arbeitszimmer stehen. Ist z.B. das Arbeitszimmer räumlich nicht von den übrigen Zimmern getrennt oder handelt es sich um ein Zimmer, daß auch noch anderweitig privat genutzt wird, kann z.B. die Einrichtung einer sogenannten Arbeitsecke eine nahezu ausschließlich berufliche Nutzung unterstellt - als Kosten für Arbeitsmittel abgesetzt werden.
Ist das ausschließlich beruflich genutzte Arbeitszimmer nicht als „häuslich“ zu qualifizieren, sind die Aufwendungen in vollem Umfang gem. § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG als Werbungskosten abzugsfähig (vgl. FG München 16.8.1995 - 1 K 3831/91; EFG 1996 S. 220 sowie FG Baden-Württemberg 17.6.1998 - 5 K 298/97; EFG 1998 S. 1390). Das Abzugsverbot greift m. E. ebenfalls nicht bei einem Warenlager oder Wartezimmer (vgl. Heinicke in Schmidt, § 4 EStG Rz. 591 sowie Heuermann, Wagner, Teil F Rz. 489; a. A. OFD Hannover, Verfügung v. 10.7.1998 - S 2354 - 112 - StH 222/ S 2354 - 118 - StO 212; DStZ 1998 S. 922).
Eine Außendiensttätigkeit bis zu 10% der gesamten Betätigung ist ggf. unschädlich (vgl. OFD Hannover, Verfügung 10.7.1998 - S 2354 - 112 - StH 222/ S 2354 - 118 - StO 212; DStZ 1998 S. 922). Ein arbeitsloser Arbeitnehmer hat seinen Mittelpunkt zu Hause. Die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer während des Erziehungsurlaubs sind abzugsfähig (FG Münster 13.2.1998 - 4 K 1719/97 E; EFG 1998 S. 939).
Dementsprechend hat schon das Finanzgericht Brandenburg die Nutzung des Arbeitszimmers für die Vor und Nachbereitung zu einem Meisterlehrgang anerkannt (FG
Brandenburg 17.9.1998 - 5 K 1588/97 E; EFG 1998 S. 1678).
Gelegentlich prüfen die Finanzämter durch eine Ortsbesichtigung, ob die Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung des Arbeitszimmers erfüllt sind. Die Prüfer sind gehalten, sich in diesen Fällen rechtzeitig vorher anzumelden und vor der Besichtigung auszuweisen. Bei sogenannten Spontanbesuchen ohne vorherige Anmeldung besteht keine Verpflichtung, die Besichtigung zu dulden. Das Finanzamt kann eine solche Weigerung nicht ohne weiteres zu Lasten des Arbeitnehmers auslegen. Wer sich allerdings ohne ersichtlichen Grund weigert, eine vorher angemeldete Besichtigung zu dulden, muß damit rechnen, daß die Aufwendungen für das Arbeitszimmer vom Finanzamt nicht anerkannt werden.