ich weiss nicht mal, ob ich hier richtig bin, aber ich versuche es mal.
Wir sind ein mittelständische Unternehmen und haben einen Lagerbereich für Waren von ca. 1.400 m². Dieser Bereich wird leider von allen Abteilungen auch zur Einlagerung von alten Akten verwendet, was üblicherweise wie folgt aussieht: alle Akten, die gerade nicht mehr gebraucht werden, packt man in einen Karton und gibt den dem Lagerleiter („Pack mal weg“). Mit viel Glück schreibt mal irgendwer zumindest eine Abteilungsbezeichnung auf den Karton.
Das führt dazu, dass zum Einen kein Mensch weiss, welche Akten wo sind. Aber - und das scheint im Augenblick das viel größere Problem - keiner weiss, welche Akten eventuell mal entsorgt werden könnten. Und es wird immer mehr und immer mehr und immer mehr …
Und da dachte ich mir: Da gibt es doch bestimmt schon irgendein vernünftiges System für ! Muss nicht gleich ein teures Programm sein, vielmehr dachte ich an so etwas wie Einlagerungsvorschriften.
Wer kann mir hier ein paar Denkanstösse geben, vielleicht den einen oder anderen Link etc. ?
Idealerweise führt ihr das System aus euerem Büro auch im Lager weiter. Ich meine ihr werdet es ja nach irgendwelchen Auftrags-, Beleg- oder Rechnungs - Nummern + Datum etc. sortiert haben. Ferner bietet es sich an das ganze in Regalen zu stapeln, so dass z.B. jede Woche, Monat, Kunde etc. ersichtlich ist.
Für solche Fälle bietet es sich an, sich einmal gemeinsam mit einige Kollegen hinzusetzen und ein System zu entwickeln, ist ja nicht schwer, man muss sich nur die Mühe machen.
Dann könnt ihr alle Dokumente (!) egal welcher Menge an externe Firmen zum scannen geben - die ziehen die Akten dann auf Mikrofilme und/ oder CD’s je nachdem wie Du willst.
Bei uns in der Firma haben wir viel Schriftverkehr. Jedes Schreiben vom Kunden sowie unsere Antwortschreiben und Rechnungen werden eingescannt und füllen nur den PC.
Wenn Ihr nen Aktenschrank sucht, dann nehmt euch solche wie z.B. Krankenhäuser,Finanzämter etc. Ich mein die Schränke welche auf Rollen / Schienen laufen und recht viel Platz reinpasst (vorne is so’n Drehkreuz dran).
Habt ihr euch schonmal überlegt, im Lager u.U. auch div. Regale nach den einzelnen Abteilungen einzuteilen und hierbei ne Übersicht zu erhalten? oder die Pflicht der Mitarbeiter auch die Kartons zu beschriften?
ich weiss nicht mal, ob ich hier richtig bin, aber ich
versuche es mal.
im Prinzip nein, aber so richtig was passendes fällt mir auch nix ein.
Wir sind ein mittelständische Unternehmen und haben einen
Lagerbereich für Waren von ca. 1.400 m². Dieser Bereich wird
leider von allen Abteilungen auch zur Einlagerung von alten
Akten verwendet,
=Archiv (=Suchstichwort)
Das führt dazu, dass zum Einen kein Mensch weiss, welche Akten
wo sind.
typisches Archivproblem
Problem - keiner weiss, welche Akten eventuell mal entsorgt
werden könnten.
Hier gibt es rechtliche Vorschriften. bezüglich ds Steuerrechts kannst du mal im Steuerbrett nachfragen. Dies betrifft v.a. Unterlagen zu Eingangs- und Ausgangsrechnungen.
Für Unterlagen ausserhalb des vg. Steuerbereichs kann es noch Regelungen im GmbH/AG-Gesetz geben. Dies kann man im BWL- Brett (1-2 über diesem abfragen).
Zu guter letzt gibt es Unterlagen , die man behlten möchte, um Wissen zu sichern (ausgefallene Konsttruktionen, Namen von Kontaktpersonen/-institutionen in exotischen Ländern etc. ppp.)
Und da dachte ich mir: Da gibt es doch bestimmt schon
irgendein vernünftiges System für ! Muss nicht gleich ein
teures Programm sein, vielmehr dachte ich an so etwas wie
Einlagerungsvorschriften.
Vielleicht sucht ja ein Student an der Humboldt-Unin einen Praktikumsplatz. Da kann er sichj über solche Regeln gedanken machen.
Wer kann mir hier ein paar Denkanstösse geben, vielleicht den
einen oder anderen Link etc. ?
Die technische Seite (Einscannen etc.) sollte erst der zweite Schritt. Nur wnn man sinnvoll suchen kann, lohnt sich ein Archiv, ansonsten kann man sich die Datengräber sparen (mal von den Gesetzen abgesehen).
Wer kann mir hier ein paar Denkanstösse geben, vielleicht den
einen oder anderen Link etc. ?
Die technische Seite (Einscannen etc.) sollte erst der zweite
Schritt. Nur wnn man sinnvoll suchen kann, lohnt sich ein
Archiv, ansonsten kann man sich die Datengräber sparen (mal
von den Gesetzen abgesehen).
Anleitungen dazu gibt es sicher im Brett Qualitäts- und Wissensmanagement. Die Definition von Ablagesystemen und für MArkierung von wichtigem Wissen gehört zum QM.