Automatisierung der Angebotserstelung

Computer: Software & Programmierung Office Software
1

Hallo Wissende!

Ich benutze MS-Excel 2003 unter einem aktuellen WinXP Pro. Am liebsten mit Excel (Word 2003 wäre auch noch da) möchte ich die Angebotsschreibung vereinfachen/automatisieren. Ich habe zwar auch Access zur Verfügung, aber nicht alle Endanwender (zusätzliche Lizenzkosten, notwendige Schulungen), deshalb möchte ich das nicht so gerne nehmen. Außerdem kenne ich mich damit nicht so gut aus.

Grundidee ist, dass ich von einer Artikelliste (ca. 250 Artikel) ausgehen möchte, die als Tabelle mit fünf Spalten (Pos, Anzahl, Beschreibung, Einzelpreispreis, Positionspreis (Anzahl x Einzelpreis)) vorliegt. Ich wollte es so gestalten, dass der Benutzer die Artikel, die er anbieten möchte, mit einer Stückzahl größer 1 (eins) versieht, und dann automatisch diese Artikel in ein neues, noch leeres, Tabellenblatt extrahiert werden. Vor die extrahierten Artikel möchte ich noch manuell eine Beschreibung des Aufgabenumfangs für den Kunden schreiben und am Schluss noch alle kommerziellen Angaben wie Lieferbedingungen, Lieferzeit und solche Dinge.

Wie fange ich am besten an? Datenbankfunktionen, Autofilter?

Besten Dank im Voraus

Grüße

/Reinhard

2

Ich nehme mal an du möchtest es dem Kunden anschließend als Brief zusenden? Wie soll der Nutzer die Artikel auswählen und was meinst du mit „Beschreibung des Aufgabenumfangs“ bzw. besteht pro „Artikel“ eine Beschreibung?

Da du viel Text vor dir hast, wäre es am einfachsten das ganze über Word zu gestalten. Ich könnte mir vorstellen dass man für die „Datenbank“ einfach eine txt-Datei oder ini-datei erstellt (geht dann einfacher zu ändern) und der Nutzer ruft ein Eingabefenster auf (welches mit den Daten aus der txt- oder ini- datei gefüllt wird) und gibt an was er haben will und bei klick auf „OK“ füllt er entsprechend den Brief mit den Angaben die tatsächlich ausgewählt wurden (und automatisch immer einfügbaren texten) und ab geht die Post.
Das ist aber alles nur per Makro zu realisieren. Man könnte auch in Excel wie nen Serienbrief machen und in Word dann aussteuern, aber das klingt nicht seehr zuversichtlich.

LG Tobias

[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]

3

Hallo Reinhard,

Ich benutze MS-Excel 2003 unter einem aktuellen WinXP Pro. Am
liebsten mit Excel (Word 2003 wäre auch noch da) möchte ich
die Angebotsschreibung vereinfachen/automatisieren. Ich habe
zwar auch Access zur Verfügung,

Access ist genau das richtige Programm dafür!

aber nicht alle Endanwender (zusätzliche Lizenzkosten, notwendige
Schulungen),

entfällt alles bei Nutzung der Runtime Version!

deshalb möchte ich das nicht so gerne nehmen. Außerdem kenne ich mich
damit nicht so gut aus.

das dürfte der Hauptgrund sein :smile:

Mach dich schlau und lerne Access, oder lasse diese Anwendung für dich programmieren.

BTW gibt es diverse WAWI - Systeme für kleines Geld, die das auch können.
http://www.google.de/search?aq=f&num=100&hl=de&newwi…

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

4

Hallo Tobias!

Danke erst mal.

Ich nehme mal an du möchtest es dem Kunden anschließend als
Brief zusenden?

Jein, entweder als E-Mail oder als Fax.

Wie soll der Nutzer die Artikel auswählen und
was meinst du mit „Beschreibung des Aufgabenumfangs“ bzw.
besteht pro „Artikel“ eine Beschreibung?

Da die anzubietenden Artikel Teile einer Gesamtanlage sind, haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, erstmal dem Kunden (kurz) zu erklären, was er angeboten bekommt, und wo genau in seiner Anlage es zum Einsatz kommt, um Missverständnisse zu vermeiden. Weiterhin werden in dieser Präambel noch die zu erreichenden technischen Daten (u.a. in Tabellenform) genannt.

Es besteht pro Artikel eine ausführliche Beschreibung, die auch einige Elemente einer Textverarbeitung enthält, wie z.B. Tabulatoren, Tabellen ohne Rahmen, usw.

Der Angebotsersteller (Nutzer) weiß im Prinzip, welche Teile er anbieten muss, um die gewünschte Funktionalität zu erfüllen, jedoch möchte ich eventuell einige Positionen automatisieren. Wenn z.B. ein Feldbus-Modul angeboten werden muss, dann soll automatisch auch ein Feldbuskabel mit ausgewählt werden, damit es nicht vergessen wird. Der Nutzer ändert im Prinzip nur die Stückzahlen der Artikel von 0 auf N und sollte dann, nach dem Erstellen des Auszugs noch in der Lage sein, die Artikeltexte anzupassen (Kabellängen usw.). Alle Positionen müssen änderbar sein!

Da du viel Text vor dir hast, wäre es am einfachsten das ganze
über Word zu gestalten. Ich könnte mir vorstellen dass man für
die „Datenbank“ einfach eine txt-Datei oder ini-datei erstellt
(geht dann einfacher zu ändern) und der Nutzer ruft ein
Eingabefenster auf (welches mit den Daten aus der txt- oder
ini- datei gefüllt wird) und gibt an was er haben will und bei
klick auf „OK“ füllt er entsprechend den Brief mit den Angaben
die tatsächlich ausgewählt wurden (und automatisch immer
einfügbaren texten) und ab geht die Post.

Oder über Textbausteine. Dann müsste ich aber eine riesengroße *.DOT erstellen, die alle Artikel enthält, oder? Eine Excel-Lösung hätte den Charme, dass man beliebig hoch und runter scrollen kann und dabei auf Artikel stößt, die man sonst evtl. vergessen hätte.

Das ist aber alles nur per Makro zu realisieren. Man könnte
auch in Excel wie nen Serienbrief machen und in Word dann
aussteuern, aber das klingt nicht seehr zuversichtlich.

LG Tobias

Grüße

/Reinhard

5

Hallo Wolfgang!

Danke für deine Denkanstösse.

Hallo Reinhard,

Ich benutze MS-Excel 2003 unter einem aktuellen WinXP Pro. Am
liebsten mit Excel (Word 2003 wäre auch noch da) möchte ich
die Angebotsschreibung vereinfachen/automatisieren. Ich habe
zwar auch Access zur Verfügung,

Access ist genau das richtige Programm dafür!

Ja, wenn man’s kann und hat. Ich habe es auf der Arbeit, aber nicht zu hause. Auf der Arbeit habe ich nicht die allergrößte Zeit, um das nebenbei zu entwickeln. Alles soll auch auf dem kleinen Dienstweg erfolgen. Wir haben unsere EDV-Dienstleistungen „outgesourct“ und da kämpft man manchmal gegen Windmühlen, wenn man was Neues haben will (sofern der tschechiche Hotline-Mitarbeiter einen versteht).

aber nicht alle Endanwender (zusätzliche Lizenzkosten, notwendige
Schulungen),

entfällt alles bei Nutzung der Runtime Version!

Ob ich die Runtime-Lizenz von Access 2003 habe, kann ich nicht sagen. Wie finde ich das heraus?

deshalb möchte ich das nicht so gerne nehmen. Außerdem kenne ich mich
damit nicht so gut aus.

das dürfte der Hauptgrund sein :smile:

Ja, ja, du hast mich erkannt. Meine DB-Kenntnisse sind irgenwann bei dBase III/IV stehengeblieben. Ein bisschen MySQL zuhause auf meiner Kubuntu-Kiste, sonst nix mehr. Da ich aus o.g. Gründen (kein Access zu hause) Access nicht verwenden kann/will, möchte ich alles so gut wie möglich auf Excel/Word (bzw. OO_Calc/OO_Writer unter Kubuntu) zuhause entwickeln und dann nur noch auf M$-Programme anpassen.

Mach dich schlau und lerne Access, oder lasse diese Anwendung
für dich programmieren.

Das wäre evtl. ein Weg, wenn’s das für kleines Geld gibt.

BTW gibt es diverse WAWI - Systeme für kleines Geld, die das
auch können.
http://www.google.de/search?aq=f&num=100&hl=de&newwi…

Nee, ein WAWI-System darf ich bestimmt nicht anschaffen. Die Windmühlen …

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)

Grüße aus dem Rheinland

/Reinhard

6

Hallo Namensvetter,

Access ist genau das richtige Programm dafür!

aber nicht alle Endanwender (zusätzliche Lizenzkosten, notwendige
Schulungen),

entfällt alles bei Nutzung der Runtime Version!

Ob ich die Runtime-Lizenz von Access 2003 habe, kann ich nicht
sagen. Wie finde ich das heraus?

k.A. aber gehe doch mal in Access auf ?—Info und zeige hier welche genaue Version SP usw. du hast, Wolfgang kann das sicher deuten.
Da ich mutmaße daß Wolfgang auch im Accessbrett mitliest könntest du ja dort nachfragen, vielleicht steht das auch in den FAQs dort.

Mach dich schlau und lerne Access, oder lasse diese Anwendung
für dich programmieren.

Das wäre evtl. ein Weg, wenn’s das für kleines Geld gibt.

Naja, Access kann ich leider überhaupt nich :frowning:, sonst hätte ich mal mit 'ner kleinen Mail nachgefragt wie klein denn klein ist :smile:))

Btw. wie klein ist denn klein für eine Excellösung *aufmeine Mailadressedeut*

BTW gibt es diverse WAWI - Systeme für kleines Geld, die das
auch können.

Nee, ein WAWI-System darf ich bestimmt nicht anschaffen. Die
Windmühlen …

*Schulterzuck* Schon öfters mitbekommen, daß manche Firmen aus mir unklaren Gründen lieber Mitarbeiter 3 Tage die Woche an z.B. Angebotslistenerstellung setzen, mit Schreibmaschine und Tipp-Ex und es den Firmen völlig egal ist daß da pro Mitarbeiter und Jahr 1000 Arbeitsstunden draufgehen und mit dem richtigen Handwerkszeug, in dem Fall einer passenden WaWi, nur 3 Stunden die Woche also nur 150 Stunden im Jahr dafür braucht.
Aber nein, eine WaWi für k.A. 10.000 € wird nicht bewilligt. maximal besseres Tipp-Ex was schneller trocknet o.ä. :smile:

Und um jetzt mal was zur Anfrage an sich zu sagen, das mit dem notwendigen Zubehör für einen Bestellposten könnte man mit Gruppierung lösen.

D.h. in der sichtbaren Tabelle gibt man nur die Anzahl des Hauptartikels ein

Artikel Anzahl
Modem2000 5 
Modem6000 10
usw

Im automatisch aufgrund der Eingaben ausgefüllten Blatt, Formular wird daraus:

Artikel Anzahl
Modem2000 5 
Modem6000 10
Netzkabel 15
DSL-Kabel 15
PC-Kabel 15
Bedien2000 5
Bedien6000 10
usw

Aber das ist nur ein Ansatz.

Gruß
Reinhard

7

Hallo Reinhard,

Jein, entweder als E-Mail oder als Fax.

ok, aber jedenfalls in Richtung „Textform“

Also, ich kenn mich nicht in Access aus so das ich auf die anderen Beiträge keine Aussage machen kann. Ich würde (nein, ich selbst hab nicht so die Zeit dafür *gg*) eine txt-Datei (oder ini) erstellen in der die ganzen Artikel drin sind (reine Beschreibungen, die Erläuterungen dazu und je nach dem wie man das Programm baut weitere Anweisungen). Eine weitere doc-datei würde alles enthalten wie Tabellen, etc. was man nicht in einer txt-datei darstellen kann. Auch diese Datei muss so aufgebaut sein das man von einem Programm her gut darauf zugreifen kann.
Und als drittes eine leere Datei (evtl. wie ne Art Briefkopf) wo dann letzendlich ein Eingabefenster vorhanden ist in der alle Dinge aufgerufen, ausgefüllt, angeklickt, mit Zahlen vermerkt etc. ist. Und dort wird dann letztendlich auch der Brief /Mail / Fax in „Reinschrift“ gebracht.

WEiß nicht ob das ohne großen Aufwand zu erstellen ist, stell ich mir nicht gerade als Hobby-Projekt vor.

LG Tobias

Da die anzubietenden Artikel Teile einer Gesamtanlage sind,
haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, erstmal dem Kunden
(kurz) zu erklären, was er angeboten bekommt, und wo genau in
seiner Anlage es zum Einsatz kommt, um Missverständnisse zu
vermeiden. Weiterhin werden in dieser Präambel noch die zu
erreichenden technischen Daten (u.a. in Tabellenform) genannt.

Es besteht pro Artikel eine ausführliche Beschreibung, die
auch einige Elemente einer Textverarbeitung enthält, wie z.B.
Tabulatoren, Tabellen ohne Rahmen, usw.

Der Angebotsersteller (Nutzer) weiß im Prinzip, welche Teile
er anbieten muss, um die gewünschte Funktionalität zu
erfüllen, jedoch möchte ich eventuell einige Positionen
automatisieren. Wenn z.B. ein Feldbus-Modul angeboten werden
muss, dann soll automatisch auch ein Feldbuskabel mit
ausgewählt werden, damit es nicht vergessen wird. Der Nutzer
ändert im Prinzip nur die Stückzahlen der Artikel von 0 auf N
und sollte dann, nach dem Erstellen des Auszugs noch in der
Lage sein, die Artikeltexte anzupassen (Kabellängen usw.).
Alle Positionen müssen änderbar sein!

Da du viel Text vor dir hast, wäre es am einfachsten das ganze
über Word zu gestalten. Ich könnte mir vorstellen dass man für
die „Datenbank“ einfach eine txt-Datei oder ini-datei erstellt
(geht dann einfacher zu ändern) und der Nutzer ruft ein
Eingabefenster auf (welches mit den Daten aus der txt- oder
ini- datei gefüllt wird) und gibt an was er haben will und bei
klick auf „OK“ füllt er entsprechend den Brief mit den Angaben
die tatsächlich ausgewählt wurden (und automatisch immer
einfügbaren texten) und ab geht die Post.

Oder über Textbausteine. Dann müsste ich aber eine riesengroße
*.DOT erstellen, die alle Artikel enthält, oder? Eine
Excel-Lösung hätte den Charme, dass man beliebig hoch und
runter scrollen kann und dabei auf Artikel stößt, die man
sonst evtl. vergessen hätte.

8

Hallo Reinhard,

Ja, wenn man’s kann und hat. Ich habe es auf der Arbeit, aber
nicht zu hause. Auf der Arbeit habe ich nicht die allergrößte
Zeit, um das nebenbei zu entwickeln. Alles soll auch auf dem
kleinen Dienstweg erfolgen.

klar, nur keine Kosten verursachen :smile:

Wir haben unsere
EDV-Dienstleistungen „outgesourct“ und da kämpft man manchmal
gegen Windmühlen, wenn man was Neues haben will (sofern der
tschechiche Hotline-Mitarbeiter einen versteht).

das kenne ich nur zur genüge, habe früher für große Firmen „Insellösungen“ programmiert, bis die Software dann vom outgesoursten Hersteller 6 -12 Monate später kam.

Ob ich die Runtime-Lizenz von Access 2003 habe, kann ich nicht
sagen. Wie finde ich das heraus?

die kann man kostenloss für z.B. 2007 runterladen! Für 2003 ist sie leider immer noch kostenpflichtig :frowning:

möchte ich alles so gut wie möglich auf Excel/Word
(bzw. OO_Calc/OO_Writer unter Kubuntu) zuhause entwickeln und
dann nur noch auf M$-Programme anpassen.

das wäre ein Rückschritt, denn so eine Sache geht nicht mal eben so zu programmieren! Es ist eine typische Datenbankanwendung und wird nur schwer in Excel etc. umzusetzen sein. Zumindest wird der Aufwand um min. das dreifache Höher sein!

Nee, ein WAWI-System darf ich bestimmt nicht anschaffen. Die
Windmühlen …

da schließe ich mich den Ausführungen deines Namensvetters Reinhard an :frowning:

Grüße aus Schönberg (Lübeck)
Wolfgang
(Netwolf)