Eine echt harte Excel-Nuß ;-)

Dirk_f3532a · 21. Juli 2006 um 08:16

Hallo ihr lieben,

ich habe eine echt harte Excel-Nuß für euch.
Bin sicher, daß man das elegant lösen kann - aber wie??

Also:
Ich habe eine Tabelle, die folgendermaßen aufgebaut ist:

A B C D E F G H I …
1 1 Tom S1 2 Jan F 3 Tim S2
2 8 Jan F 9 Tim S2 10 Sue S2 …
3 …
4
5

Das ganze ist eine Art Monatsplan, in welchem die erste Zeile die erste Woche von 1-7 und die zweite Zeile die zweite Woche von 8-15 usw. darstellt.
In A1 steht das Datum, also hier der erste.
In B1 steht der Name für das Datum, also hier Tom.
In C1 steht die Art der Schicht, also hier S1 (=Springer1)

Wie kann ich nun, wenn der ganze Monat geschrieben ist feststellen lassen, wie oft jemand welche Schicht hat, also z.B. daß in einem Feld dann steht:
Tom: 1 Fest, 3 S1, 5 S2
Tim: …

Ich habe mal die Excel-Tabelle online gestellt, vielleicht hilfts ja.
http://www.dirk-liesenfeld.de/tabelle.xls

Knackt jemand die Nuß

Alles Liebe,

Dirk.

G_nther_Schmidt_05dfe9 · 21. Juli 2006 um 08:30

Hallo Dirk,

Wie kann ich nun, wenn der ganze Monat geschrieben ist
feststellen lassen, wie oft jemand welche Schicht hat, also
z.B. daß in einem Feld dann steht:
Tom: 1 Fest, 3 S1, 5 S2
Tim: …

Excel ist zur Arbeitszeiterfassung einfach ungeeignet. Nimm eine Datenbank (z.b. OpenOffice Base oder M$-Access), damit kannst du monatliche Berichte automatisch erstellen lassen und eine ganze Menge an Auswertung machen.

Excel ist dann doch eher zum Rechnen gedacht, wohingegen du in Access (große) Mengen an immer gleichen Daten verwalten kannst. Zeiterfassung gehört da eindeutig mit rein.

Günther

Dirk_f3532a · 21. Juli 2006 um 08:39

Naja, da würde ich Dir recht geben und es auch so machen.
Leider habe ich die Anwendung für meine Freundin geschrieben, die nur Excel auf ihrem Mac hat.
Geht´s nicht doch irgendwie mit Excel?
*Wimmer*

G_nther_Schmidt_05dfe9 · 21. Juli 2006 um 08:44

Naja, da würde ich Dir recht geben und es auch so machen.
Leider habe ich die Anwendung für meine Freundin geschrieben,
die nur Excel auf ihrem Mac hat.

Gibt es denn keine Datenbank für den MAC? Ich denke aber schon.

http://porting.openoffice.org/mac/ooo-osx_downloads…

Geht´s nicht doch irgendwie mit Excel?

Doch, sicher geht das auch mit Excel, aber was ist, wenn du 100 Einträge hast? Fängst du dann an und kopierst wild irgendwelche FUnktionen Zeilenweise weiter? Das ufert schnell aus. Mit dem Base kannst du dir ein kleines Eingabeformular zusammenklicken und alle Probleme sind vorbei.

Günther

MunichFreak · 21. Juli 2006 um 09:26

Moin

Die verlinkte Tabelle entspricht nicht diesen Angaben:

Ich habe eine Tabelle, die folgendermaßen aufgebaut ist:

> A B C D E F G H I ...  
> 1 1 Tom S1 2 Jan F 3 Tim S2  
> 2 8 Jan F 9 Tim S2 10 Sue S2 ...  
> 3 ...

wenn Du das pre-Tag verwendest kommt auch ne schöne Tabelle raus - also TU ES!
Sorg dafür, dass Du eindeutige Identifier hast.
D.h. vereinige Name und Art der Schicht in einer Zelle
Verbinde keine Zellen!
Wenn Du dann eine Spalte hast in der z.b. „TimS1“ steht, dann kannst Du =ZÄHLENWENN(Hilfsspalte,„TimS1“) verwenden um diese zu zählen. oder auch
=ZÄHLENWENN(Hilfsspalte, A1 & „S1“)
wenn in Zelle A1 „Tim“ steht eben…

Ne Datenbank brauchts DAFÜR nicht…

G_nther_Schmidt_05dfe9 · 21. Juli 2006 um 09:44

Hi,

Wenn Du dann eine Spalte hast in der z.b. „TimS1“ steht,
dann kannst Du =ZÄHLENWENN(Hilfsspalte,„TimS1“) verwenden um
diese zu zählen. oder auch
=ZÄHLENWENN(Hilfsspalte, A1 & „S1“)
wenn in Zelle A1 „Tim“ steht eben…

Sorry, aber das ist Frickelei. Was ist, wenn in 3 Monaten ein neuer Mitarbeiter dazukommt? Fängt man da an, in der Excel-Datei einzelne oder auch viele Zellen zu ändern, damit auch ein Fred gezählt wird? Oder was ist, wenn sich Tim mal verschreibt? War er dann nicht da und bekommt Minus-Stunden?

Ne Datenbank brauchts DAFÜR nicht…

Ich verstehe echt nicht, warum soviele Leute Angst vor ner Datenbank haben. Das ist so einfach, gerade mit den Mitteln, die Base und Access zur Verfügung stellen. Wieviele Leute machen Stundenlang Kopfstände, um in Excel was zu friemen, anstatt sich eine Stunde einzuarbeiten und dann schnell eine Datenbank zusammenzuklicken. Ich spreche ja schon gar nicht davon, alls gängigen Regeln zum datenbank-Entwurf einzuhalten.

Also wenn du das so machst:

 Tabelle: Mitarbeiter
ID Name
1 Tim
2 Fred

Und dann

Tabelle: Schichten
ID Mitarbeiter gekommen gegangen
1 Fred 21.07.2006 7:30 21.07.2006 16:30
1 Tim 21.07.2006 8:30 21.07.2006 15:30

Und dann klickst du dir ein kleines Formular zusammen mit Drop-Down-Liste der Mitarbeiter (die holst du aus Tabelle Mitarbeiter) und zwei Knöpfen „Kommen“ und „Gehen“. Und schon ist es fertig.

Dann benutzt du noch den Assistenten, um dir einen Bericht zu generieren.
Aufwand: 30 Minuten.
Benutzbarkeit: hoch, da intuitiv und einfach.

Günther
P.S. Ich weiß, dass das Eintragen des Mitarbeiter-Namens nur halb cool ist. Besser wäre es, die Mitarbeiter ID einzutragen, aber das erhöht den Aufwand und macht für so eine kleine Datenbank nur wenig Sinn.

MunichFreak · 21. Juli 2006 um 10:12

*seufz*
ist ja schön und gut, wenn man ein Fan von Datenbanken ist aber es muss nicht immer eine solche sein!
In dem Fall war nichts von Stundenauswertungen im Gespräch - das hast erst Du hier eingefügt!
Ergo: Unwichtig.

Sorry, aber das ist Frickelei. Was ist, wenn in 3 Monaten ein
neuer Mitarbeiter dazukommt? Fängt man da an, in der
Excel-Datei einzelne oder auch viele Zellen zu ändern, damit
auch ein Fred gezählt wird? Oder was ist, wenn sich Tim mal
verschreibt? War er dann nicht da und bekommt Minus-Stunden?

Man kopiert eine Zeile und ändert nur den Namen vorne in Spalte A
Minus Stunden gibts nicht weil Arbeitszeiten nicht gefragt sind
Soll ich Dir auch mal ein paar Nachteile von Datenbanken aufführen?

Ne Datenbank brauchts DAFÜR nicht…

Ich verstehe echt nicht, warum soviele Leute Angst vor ner
Datenbank haben.

Ich habe keine Angst davor - ich arbeite beinahe täglich mit solchen.
Sowohl Oracle, als auch Access und mySQL.

Das ist so einfach, gerade mit den Mitteln,
die Base und Access zur Verfügung stellen. Wieviele Leute
machen Stundenlang Kopfstände, um in Excel was zu friemen,

Excel ist in dem Fall aber schneller…

Und dann klickst du dir ein kleines Formular zusammen mit
Drop-Down-Liste der Mitarbeiter (die holst du aus Tabelle
Mitarbeiter) und zwei Knöpfen „Kommen“ und „Gehen“. Und schon
ist es fertig.

Nö ist es nicht…
Access ist z.b. dezentral und kann rumgeschoben werden, wie man will…
Der eine, der damit umgehen kann trägt ein - der andere weiss nicht mal womit er das Ding öffnen soll, weil er nur das „kleine“ Office Paket hat…
Bei Excel ist das Format viel weiter verbreitet… Sicher auch dezentral, aber dessen sind die meisten sich auch bewusst - bei Datenbanken denken viele gleich dass sie sich kopien machen können und darin rumwurschteln und am Ende eh alles beim Server ankommt…

Dann benutzt du noch den Assistenten, um dir einen Bericht zu
generieren.
Aufwand: 30 Minuten.
Benutzbarkeit: hoch, da intuitiv und einfach.

ebenso mit Excel.
Natürlich nicht, wenn man nur mit Datenbanken arbeitet und die passenden Formeln nicht kennt…

Günther
P.S. Ich weiß, dass das Eintragen des Mitarbeiter-Namens nur
halb cool ist. Besser wäre es, die Mitarbeiter ID einzutragen,
aber das erhöht den Aufwand und macht für so eine kleine
Datenbank nur wenig Sinn.

Weisst Du auch, dass wir hier im Excel-Brett sind?
Wenn nein: Wir sind hier im Excel äääh Tabellenkalkulations Brett und da braucht man Leute eigentlich nicht überreden von ihren gewohnten Programmen wegzugehen.
Darüber hinaus reicht 1h einarbeiten bei den meisten Leuten nicht aus um Inserts, Selects und Updates zu lernen *fg*

G_nther_Schmidt_05dfe9 · 21. Juli 2006 um 10:45

Weisst Du auch, dass wir hier im Excel-Brett sind?
Wenn nein: Wir sind hier im Excel äääh Tabellenkalkulations
Brett und da braucht man Leute eigentlich nicht überreden von
ihren gewohnten Programmen wegzugehen.

Ja, das weiß ich, aber ich bin halt der Meinung, dass ihm mit einer DB mehr geholfen ist. Nur weil wir im Excel-Brett sind heißt das ja nicht, dass der Horizont beim Excel aufhören muss.

Darüber hinaus reicht 1h einarbeiten bei den meisten Leuten
nicht aus um Inserts, Selects und Updates zu lernen *fg*

Access und Openoffice bieten Assistenten, bei denen der Benutzer mit SQL nicht in Berührung kommt. Ein Formular kann man sich „malen“ und dann mit den entsprechenden Spalten verknüpfen. Ohne eine Zeile SQL oder sonsteinem Code.

Egal. Wenn er ne Excel-Lösung will, ist deine vermutlich brauchbar aber nicht elegant.

Günther,
der jetzt hoffentlich nicht mehr Off Topic redet.

Dirk_f3532a · 21. Juli 2006 um 12:37

Re^2: Eine echt harte Excel-Nuß
Wowowow…
Das war mir jetzt zu schnell

Ich habe verstanden, daß ich das ganze mit Zählewenn realieren kann.
Aber das funzt noch nur für eine Bedingung oder?
Ich habe aber (und das muß leider so bleiben) „Tim“ und „S1“ in verschiedenen Zellen stehen.
Wie kann ich also nun mit einem Makro die gesamte Tabelle abgrasen lassen nach den verschiedenen Kombinationen und diese dann in einer neuen Zelle ausgeben lassen, also eben z.B. unter der Tabelle:
Tim S1: 15
Tim S2: 13
Tim F : 5

Jan S1: 15 usw.

Geht das nicht mit einem Makro, welches aufgerufen wird über einen bestimmten Bereich der Tabelle läuft (z.B. von A1 bis Z40) und da schaut: Aha, da ist ein Name (Tom oder Tim oder Jan) und direkt rechts daneben steht eine Schichtart (S1 oder S2 oder F). Das merke ich mir und summiere es auf und spucke es am Schluß in die richtige Zelle.

Wenn mir jemand das direkt in die beigelegte Exceltabelle schreiben und zumailen kann, würde ich dafür auch 25 Euro via Paypal oder Überweisung zahlen. Kann es einfach nicht und will es aber haben…
*Schluchz*

-(

Habe die Beispieltabelle unter http://www.dirk-liesenfeld.de/tabelle.xls hinterlegt und auch schon die Ausgabefelder per Hand eintragen - damit man Versteht, was ich meine.
(Der Teil, welcher in rot eingerahmt ist)

Dirk.

G_nther_Schmidt_05dfe9 · 21. Juli 2006 um 12:46

…aber wenn das kein Kopfstand ist, dann weiß ich nicht:

Geht das nicht mit einem Makro, welches aufgerufen wird über
einen bestimmten Bereich der Tabelle läuft (z.B. von A1 bis
Z40) und da schaut: Aha, da ist ein Name (Tom oder Tim oder
Jan) und direkt rechts daneben steht eine Schichtart (S1 oder
S2 oder F). Das merke ich mir und summiere es auf und spucke
es am Schluß in die richtige Zelle.

Wenn sich da mal ein Name ändert oder sich jemand beim Namen verschreibt ist alles vorbei. Das später wieder zu ändern ist der Hammer.

Viel Erfolg trotzdem.

Günther

MunichFreak · 21. Juli 2006 um 13:08

Wowowow…
Das war mir jetzt zu schnell

was daran?

Ich habe verstanden, daß ich das ganze mit Zählewenn realieren
kann.
Aber das funzt noch nur für eine Bedingung oder?

Ja, aber Du kannst Dir aus zwei bedingungen doch eine machen.
Aus Spalte
A (Tim) und Spalte
B (S1) wird Spalte
C (TimS1) (Formel =A1&B1)

Anschliessend kannst Du genau diese ZählenWenn Funktion verwenden. Ich denke Du weisst, wie…?

Wenn nicht - ich hab Dir Deine Datei soweit aufbereitet und zugemailt…
Das Problem bei Dir ist der optisch anschaulich gemachte Bereich der Monatsauswertung…
Da musste ich ein wenig tricksen…

Grüsse
Munich

Dirk_f3532a · 21. Juli 2006 um 13:25

WOW.

Jetzt bin ich beeindruckt.
Ich bin echt nicht doof (Abitur und so) und kenne mich auch einigermaßen mit Excel, Access und so aus.
Aber DARAUF wäre ich nie gekommen!!!
Ehrlich gesagt habe ich sogar fast eine viertelstunde gebraucht und zu verstehen, wie Du das gelöst hast.
Mit einer Zeile!
Der Hammer!
Das ist Perfekt, da kann man sogar Problemlos weitere Namen einfügen und so.

Dankeschön.
Wohin soll das Geld gehen?

Alles Liebe,

Dirk.

MunichFreak · 21. Juli 2006 um 14:00

WOW.
Jetzt bin ich beeindruckt.

Danke…

Ich bin echt nicht doof (Abitur und so) und kenne mich auch
einigermaßen mit Excel, Access und so aus.

Ich hab „nur“ Realschulabschluss *schmunzel*

Aber DARAUF wäre ich nie gekommen!!!
Ehrlich gesagt habe ich sogar fast eine viertelstunde
gebraucht und zu verstehen, wie Du das gelöst hast.
Mit einer Zeile!

naja…
eine Zeile ist ein wenig zu viel gesagt - schliesslich hab ich noch die Hilfsspalten gebraucht - aber die hab ich verborgen, damit sie die ästhetik nicht stören…
Wenn Du alles markierst siehst Du, was ich meine…

Der Hammer!
Das ist Perfekt, da kann man sogar Problemlos weitere Namen
einfügen und so.

klar doch
Ich arbeite eigentlich immer möglichst kompatibel…

Dankeschön.
Wohin soll das Geld gehen?

wenn Du reich bist kannst Du gerne meine Bankdaten per mail bekommen
aber wenn Du auch um jeden Cent schufften musst passt das schon…

Grüsse
Munich

Dirk_f3532a · 21. Juli 2006 um 14:26

naja…
eine Zeile ist ein wenig zu viel gesagt - schliesslich hab ich
noch die Hilfsspalten gebraucht - aber die hab ich verborgen,
damit sie die ästhetik nicht stören…
Wenn Du alles markierst siehst Du, was ich meine…

Hatte ich schon gesehen.
Also Korrektur: Eine Zeile und ein Schnipsel

wenn Du reich bist kannst Du gerne meine Bankdaten per mail
bekommen
aber wenn Du auch um jeden Cent schufften musst passt das
schon…

Bin nicht reich, mag aber gerne Leistung honorieren.
Also: Her mit den Bankdaten

Übrigens: Machst Du auch Access und so?
Ich bräuchte nämlich immer mal jemanden für solche kleine Probleme.
Hast Du einen festen Stundensatz oder so was?

Dirk.