Hallo
Du hast Dich ja schon etwas näher mit der Thematik befasst und beim Formulieren Deiner Frage vielleicht schon festgestellt wie komplex das Thema ist.
Für eine Fehlersuche bräuchte man schon sämtliche „der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen“ (=Einsichtsrecht des Mieters). Da dürfte beim beschriebenen Objekt ein gewaltiger Stapel Papier zusammenkommen. Von daher kann man hier über ein Forum nur versuchen einzelne Häppchen der hingeworfenen Brocken zu ergründen 
… dann müsste dies doch bedeuten, dass der Vermieter absichtlich die Nebenkosten zu niedrig angesetzt hat. Was hätte er (der Mieter) in den Fällen für Rechte?
keine, denn der Vermieter ist nicht gezwungen Vorauszahlungen in kostendeckender Höhe zu verlangen
Ein kostenbewusster Mieter könnte z.B. vor Anmietung tatsächliche Heizkostenabrechnungen von zukünftigen Nachbarn oder von seinen Mietvorgängern einsehen.
Nehmen wir zusätzlich noch an, dass bei der Heizungsabrechnung 1085m² angegeben sind und bei der Warmwasserabrechnung nur 835m². Womit könnte das zusammen hängen?
z.B. weil nur die Wohnungen mit Warmwasser versorgt sind, dass die Gewerbeeinheiten nur Kaltwasser beziehen und gegebenenfalls dort dezentrale WW-Bereitungsgeräte (Strom-Boiler) installiert sind (bei Gewerbeeinheiten wird oft keine extra WW-Leitung verlegt)
Zum Beispiel wurden 134000 kWh geliefert aber nur 58000 kWh verbraucht. Das bedeutet, dass nur 43% der gelieferten Wärme verbraucht wurden und die restlichen 57% sind verschwunden.
Es scheint also einen Hauseingangszähler für die gelieferte Fernwärme zu geben und zusätzlich muss ja auch der Verbrauch der einzelnen Wohn-/Gewerbe-Einheiten erfasst werden, damit eine verbrauchsabhängige Abrechnung erstellt werden kann.
Bei einer solchen Differenz liegt wirklich die Vermutzung nahe, dass eben für nicht alle Einheiten der Verbrauch erfasst wird > keine Zähler oder Zähler defekt.
Hier lohnt sich ein einhaken > d.h. die Auflistung aller Heizungszähler
Evtl. ist das schon geschehen?
Immobilienbüro im EG des Gebäudes im Jahr 2011 1000 Gradtage verbraucht hat, aber insgesamt nur 87 Einheiten verbraucht hat.
Dazu muss gesagt sein, dass im Keller kein Zähler dieser Mieteinheit zuzuordnen ist.
Das lässt schlechtes vermuten - Gewissheit bekommt man aber nur, wenn man (zusammen mit der Hausverwaltung?) für jede Einheit einen Heizungszähler zuordnen konnte und (evtl. durch Speicherwerte/Vergleich mit Vorjahresständen) etwaige Ungereimtheiten aufdecken kann.
Möglicherweise kommt dabei schon zutage, wo hier der Hund begraben ist …
Ist denn überhaupt gemäß Heizkostenverordnung ein Grundkostenanteil nach m²-Fläche und ein Verbrauchskostenanteil nach Verbrauch verteilt?
hier schonmal erklärt:
/t/heizkostenabrechnung-von-techem/1742877
und hier nochmal zum Weiterlesen:
http://www.bmgev.de/mietrecht/tipps-a-z/artikel/heiz…