bisher war es in meiner Firma (Outlook 2003 + SBS Server) so, dass jeder MA sein eigenes Adressbuch geführt hat und dies nur für andere freigegeben hat. Jetzt sollen die Daten aus allen Adressbücher in einem öffentlichen Ordner zusammengeführt werden. Leider sind die Kontakte zT. unterschiedlich, d.h. in den Notizen steht uU. etwas anderes oder die Adressen weichen ab. Gibt es dabei eine einfache Art der Zusammenführung, die auch noch intelligent ist?
Zudem soll im öffentlichen Ordner eine Kategorie eingeführt werden, ZB. Mitarbeiter A. Nach dieser Kategorie soll später in das Verzeichnis des einzelnen Mitarbeites synchronisiert werden. Gibt es hierfür ein vernüntiges Synchronisationsprogramm?
Jetzt sollen die Daten aus allen
Adressbücher in einem öffentlichen Ordner zusammengeführt
werden.
das macht Sinn
Leider sind die Kontakte zT. unterschiedlich, d.h. in
den Notizen steht uU. etwas anderes oder die Adressen weichen
ab. Gibt es dabei eine einfache Art der Zusammenführung, die
auch noch intelligent ist?
jein, es gibt die eingebaute Funktion des DRAG & DROP.
D.h. der User markiert seine Adressen (STRG+A) und zieht sie mit rechter gedrückter Maustaste auf den öffenlichen Ordner für die Adressen. Dann wählt der User [KOPIEREN].
Bei Dubletten fragt Outlook, ob dann die Adresse aktualisiert werden soll.
Zudem soll im öffentlichen Ordner eine Kategorie eingeführt
werden, ZB. Mitarbeiter A. Nach dieser Kategorie soll später
in das Verzeichnis des einzelnen Mitarbeites synchronisiert
werden. Gibt es hierfür ein vernüntiges
Synchronisationsprogramm?
was soll das bringen? Der öffenliche Ordner ist auf dem Server, die Ordner der User auch, also warum sollen die Daten doppelt auf dem Server gespeichert werden? Die lokalen Outlook-Ordner der Workstations ist nur eine Kopie der auf dem Server gespeicherter Daten!!
Hallo Wolfgang erstmal danke für die rasche Antwort. Nun weiß ich leider nicht, wer wann die aktuellste Version eines Kontaktes hat - und leider hat jeder in seinem Kontaktordner auch in den Kontakten persönliche Anmerkungen stehen. Bei einer Aktualisierung würden dann ggfs. wichtige Daten überschrieben.
Da nicht alle Daten auf die jeweiligen Blackberrys etc. synchronisiert werden sollen bzw. die Notebook samt Adresse mitgenommen werden sollen, soll das lokale Verzeichnis mit den Daten des Öffentlichen Ordner synchronisiert werden - und zwar anhand der Kategorien.
Grüße aus München
Christoph
[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]
Nun weiß
ich leider nicht, wer wann die aktuellste Version eines
Kontaktes hat - und leider hat jeder in seinem Kontaktordner
auch in den Kontakten persönliche Anmerkungen stehen. Bei
einer Aktualisierung würden dann ggfs. wichtige Daten
überschrieben.
wenn du das schon nicht weißt, woher soll irgendein Programm der Welt das wissen?
Da nicht alle Daten auf die jeweiligen Blackberrys etc.
synchronisiert werden sollen bzw. die Notebook samt Adresse
mitgenommen werden sollen, soll das lokale Verzeichnis mit den
es gibt kein lokales Verzeichnis! Nur ein Exchangekonto des Users.
Daten des Öffentlichen Ordner synchronisiert werden - und zwar
anhand der Kategorien.
imho gibt es da kein Programm, also ist Handarbeit angesagt.
Ansicht auf die entsprechende Kategorie einstellen, STRG + A und dann kopieren. Das kann man ggf. mit einem Makrorecorder automatisieren.
Leider sind die Kontakte zT. unterschiedlich, d.h. in
den Notizen steht uU. etwas anderes oder die Adressen weichen
ab. Gibt es dabei eine einfache Art der Zusammenführung, die
auch noch intelligent ist?
die EINFACHSTE Lösung ist es die Kontakte jedes Mitarbeiters in eine Exceltabelle zu exportieren , diese Exceltabellen aneinanderhängen, die Gesamttabelle von den Mitarbeitern überarbeiten lassen und sie erst dann wieder importieren, wenn der Bestand möglichst aktuell ist.
Der Weg über Access funktioniert auch, wenn man sich bissi mit SQL auskennt, kann man die Tabelle dann ganz nett bereinigen lassen …
Danach würde ich nur noch 2 - 4 Personen mit der Pflege der Kontakte betrauen und dem Rest ausschliesslich Leserechte geben sonst ist das Chaos vorprogrammiert - speziell dann wenn plötzlich kontakte Fehlen …