Hallo Henriette,
Outlook ist wie gesagt das Mittel der Wahl und professionell für diesen Zweck millionenfach im Einsatz. Und wer sich einmal dieses Programm etwas genauer angesehen hat, wird trotz einiger Macken schnell feststellen, dass es in der Kombination der Einzelteile bislang eigentlich keine bessere Lösung gibt.
Damit Outlook dich automatisch an Geburtstage erinnern kann, trägst du diese als „Neue Ereignisserie“ in den Kalender an der passenden Stelle ein (Rechtsklick auf das Kästchen des Tages in der Monatsansicht des Kalenders zeigt ein entsprechendes Kontextmenü). Als Serientyp trägst du "jährlich immer am tt.mm. ein. Und schon hat der entsprechende Tag für alle Ewigkeit eine entsprechende Überschrift. In der Maske kannst du zudem eine Erinnerung für das Ereignis definieren, damit du z.B. immer ein- oder zwei Tage früher an den Geburtstag erinnert wirst.
Normale Termine und Terminserien, ganztägige Ereignisse (toll für die Markierung von Urlauben, Messen, …) werden analog eingetragen.
Und damit Outlook dich gleich nach dem Starten des Rechners informieren kann, kannst du das Outlook-Symbol natürlich auch in den Autostart-Ordner legen, damit es dann bei jedem Rechnerstart auch automatisch gestartet wird.
Richtig gut wird Outlook aber dann, wenn du häufiger mit anderen Outlook-Anwendern zu tun hast und Termine dann per E-Mail senden kannst. Outlook bietet mit dem Kontakteordner eine sehr ordentliche und brauchbare Adressverwaltung die eben auch als Empfängerdatenbank für den E-Mail Versand in Outlook dient. Und so kannst du bei der Anlage eines Termins diesen auch gleich an andere Beteiligte senden, die dann eine besondere Maske angezeigt bekommen, in der sie den Termin dann mit einem Mausklick bestätigen oder ablehnen können, was dir dann wiederum automatisch per Mail mitgeteilt wird.
Pflegst du die Adressen, kannst du zudem zwischen Adressen, Terminen und E-Mail verknüpfen und kannst so immer schnell in Outlook abgelegte Mails oder Termine zu einer Person finden.
Allerdings wird Outlook als E-Mail Programm gerne durch Viren angegriffen. Daher immer daran denken, die aktuellsten Updates und Patches einzuspielen und den allgemeinen Sicherheitsvorgaben zu folgen (also keine unbekannten Mails und erst recht keine unbekannten Anhänge öffnen, in den Einstellungen aktive Inhalte in E-Mails deaktivieren, …).
Gruß vom Wiz
[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]