Hallo Walter,
mach es Dir nicht so schwer, nix Gewinn und Verlust sondern Einnahme/Ausgabe
Auf die eine Seite schreibt man mit Datum, Kostenbezeichung und Betrag die Ausgaben und auf die andere Seite das gleiche für die Einnahmen. Jeder Beleg sollte eine fortlaufende Nummer bekommen die auch bei der E/A zu finden ist. Damit kann man schnell und effektiv vergleichen und etwas finden. Denke aber bitte daran, das gemäß Satzung jeder Beleg ordnungsgemäß angezeichnet ist ( so wie die Satzung das vorsieht.
Offene Forderungen gegenüber Mitglieder, darf man nicht Buchen, ich würde mir aber eine Notiz dazu machen und in der nächsten Vorstandssitzung vortragen. Nächster Punkt, jede Rücklastschrift ist teuer, daher von Zeit zu Zeit die Mitglieder anschreiben und die aufgeführten Daten schriftlich bestätigen lassen. Sollte bei einer Person schon öfters solche Probleme vorgekommen sein, das Gespräch suchen und vllt. die Satzung so ändern, das dieses Mitglied die Kosten dafür tragen muss. AUch sollte man auf der Jahreshauptversammlung immer wieder dieses Thema ansprechen. Ich war auch einige Jahre im Vorstand und kann ein Lied darüber singen, bin zwar Buchhalter, aber Kasse durfte ich nicht machen, der Posten war von einem EDVler besetzt.
Um die Frage nach dem Vortrag zu beantworten, müsste ich wissen ob ihr das beim Finanzamt einreichen müsst oder ob es wirklich nur um einen kleinen Verein geht der nicht viel Einnahmen hat und daher nicht die Grenze überschreitet. Glaube es sind 25 TSD Euro im Jahr, müsste aber nachschauen.
Sollter es ein kleiner Verein sein, wird im neuen Geschäftsjahr mit dem tatsächlichen Anfangsbestand per 31.12. des Vorjahres weiter gemacht. Dazu kann man OpenOffice verwenden (Calc) ist kostenlos oder MS Excel was kostenpflichtig ist. Teilweise wird aber auch von den Sparkassen eine Software für Vereinsverwaltung angeboten, darüber könnte man dann auch die Einzüge der Mitgliedsbeiträge steuern.
Ich hoffe die Ausführungen helfen weiter und verbleibe mit freundlichen Grüßen
Hans Holger