Hallo lailani,
wenn man ein eingescanntes Dokument z.B. im Format png oder jpg abspeichert, befindet sich in den Metadaten (wenn das Scan-Programm nicht all zu schlecht ist) die Auflösung des Bildes, z.B. 300 dpi. Das ist die Auflösung, in der das Bild eingescannt wurde. Wenn man nun ein A4-Blatt mit etwas Reserverand einscannt (also ein bisschen größer als A4), die überschüssigen Ränder dann z.B. mit GIMP genau zuschneidet und beim Abspeichern des Bildes die Auflösung nicht verwirft, muss das eingescannte Dokument in Word genau eine Seite einnehmen, wenn man die Eigenschaften des Bildes aufruft und dort eine Größe von 100% eingibt. Eventuell muss man vorher bei Word die Seitenränder auf 0 setzen.
Beim Drucken ist dann sehr wichtig, dass man keine automatischen Funktionen wie „automatisch drehen und zentrieren“ oder „auf Druckbereich verkleinern“ aktiviert hat. Sind diese Optionen ausgeschaltet, landet das Bild wirklich dort, wo es soll. Falls der Drucker einen Mindestrand braucht, würde er in diesem Fall einfach alles abschneiden, was er nicht drucken kann.
Prinzipiell möchte ich aber auch noch sagen, dass es selbst wenn du genau arbeitest, nicht ungewöhnlich ist, dass das Ergebnis nicht genau passt. Der Grund dafür sind etliche Toleranzen. Der Scanner kann beim Einscannen etwas größer oder kleiner scannen, als das Original. Außerdem kann die Seite etwas gedreht sein. Noch schlechter sind kleine Scher-Fehler, sodass die eingescannte A4-Seite kein Rechteck sondern ein Parrallelogramm ergibt. Dann ist z.B. am linken Rand noch alles OK aber je weiter man nach rechts kommt, desto höher ist der Versatz. Diese Fehler kann und sollte man mit einer Bildbearbeitungs-Software korrigieren. Dazu eignen sich Hilfslinien recht gut, um zu überprüfen, ob horizontal und vertikal alles in einer Flucht ist.
Die gleichen Probleme können auch bei Druckern auftreten. Hier kommt noch dazu, dass Papier in den meisten Druckern nicht absolut gerade eingezogen wird. Selbst bei einigen teuren Laser-Druckern kann man beobachten, dass der Ausdruck über das gesamte Blatt verteilt nicht haar genau so skaliert ist, wie man es auf dem Bildschirm hat. Damit meine ich, dass die Skalierung an einigen Stellen 1:1 ist, an einer anderen Stelle vielleicht 1:0,98 und an wieder einer anderen Stelle 1:1,01.
Für sich alleine sind diese jeweiligen Fehler bei der heutigen Technik wahrscheinlich sehr klein. Über die gesamte Verarbeitungskette würde ich aber mit einem Versatz von 1mm bis 3mm rechnen, was bei einigen Formularen sicherlich schon einiges daneben landen lassen wird.