Die Wahl des Verkehrsmittels steht dem Steuerpflichtigen frei. Benutzt er ein öffentliches Verkehrsmittel, einen Mietwagen oder ein Taxi, sind die Aufwendungen in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig.
Benutzt ein Unternehmer für die Geschäftsreise ein betriebliches Fahrzeug, sind die anteiligen Aufwendungen über die Gesamtkosten des Fahrzeugs in den Betriebsausgaben enthalten. Verwendet er ein privates Fahrzeug, können entweder die anteiligen tatsächlichen Kosten oder pro km ein pauschaler Satz von 0,30 EUR (bis VZ 2001: 0,58 DM), der sich für jeden Mitfahrer um 0,02 EUR/km (bis VZ 2001: 0,03 DM/km) erhöht, in Form einer Nutzungseinlage als Betriebsausgaben abgezogen werden. Entsprechendes gilt für den Werbungskostenabzug bei einem Privatmann mit Vermietungs-, Kapital- oder sonstigen Einkünften, der für die Reise einen privaten Pkw benutzt (Geschäfts-/Firmenwagen).
Führt ein Arbeitnehmer eine Dienstreise mit einem Firmenwagen seines Arbeitgebers durch, sind die anteiligen Kosten als Teil der Gesamtaufwendungen wiederum in den Betriebsausgaben des Arbeitgebers enthalten. Setzt der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw ein, kann er zwischen mehreren Abzugsvarianten wählen:
Einzelnachweis
Der Einzelnachweis setzt voraus, dass die Gesamtkosten des Fahrzeugs, die Jahresfahrleistung und die beruflich gefahrenen Kilometer (z.B. anhand eines Fahrtenbuchs) bekannt sind. Eine Berufung auf die Kilometersätze der ADAC-Tabellen lässt die Rechtsprechung nicht zu.
Der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann dadurch erfolgen, dass sämtliche Aufwendungen, u. a. für Haftpflicht, Teilkasko, Kaskoversicherung, AfA (Nutzungsdauer grundsätzlich 5 Jahre), Benzin, Öl, Reparaturen, Inspektion, Garage und Pflegedienst in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und dem Finanzamt unter Beifügung der Belege eingereicht werden. Bei einem Leasing-Fahrzeug gehört eine evtl. Sonderzahlung im Jahr der Zahlung ebenso zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs wie die laufenden Leasingraten.
Soweit ein Kostennachweis nicht möglich ist, kann der Arbeitnehmer den Aufwand schätzen, wobei ein Schätzungsrisiko zu seinen Lasten geht.
Fahrzeugindividueller Kilometersatz
Nach einem vorangegangenen Einzelnachweis darf der für einen Zeitraum von 12 Monaten ermittelte Kilometersatz auch in den Folgejahren angewendet werden, und zwar so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, z.B. bis zum Ablauf des Abschreibungszeitraums. Zusätzlich sind die während einer Dienstfahrt tatsächlich angefallenen Park- und Straßenbenutzungsgebühren absetzbar.
• Pauschaler Kilometersatz
Ohne jeglichen Kostennachweis darf der Arbeitnehmer für sein eigenes Fahrzeug folgende Pauschbeträge ansetzen
• bei Kraftwagen 0,30 EUR (im VZ 2001: 0,58 DM; bis VZ 2000: 0,52 DM),
• bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 EUR (im VZ 2001: 0,25 DM; bis VZ 2000: 0,23 DM),
• bei Mopeds und Mofas 0,08 EUR (im VZ 2001: 0,15 DM; bis VZ 2000: 0,14 DM),
• bei Fahrrädern 0,05 EUR (im VZ 2001: 0,07 DM)
für den gefahrenen Kilometer. Für die Mitnahme jedes weiteren an der Dienstreise teilnehmenden Arbeitnehmers im eigenen Wagen erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 EUR (bis VZ 2001: 0,03 DM) und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 EUR (bis VZ 2001: 0,02 DM). Dies dürfte auch gelten, wenn der mitgenommene Arbeitnehmer bei einem anderen Arbeitgeber beschäftigt ist und die beiden Steuerpflichtigen eine gemeinsame Dienstfahrt - etwa zu einer Tagung - unternehmen. Da der Pauschbetrag von 0,30 EUR (VZ 2001: 0,58 DM) je zurückgelegtem Kilometer in Anbetracht steigender Kraftfahrzeugkosten häufig unter den tatsächlichen Aufwendungen liegt, empfiehlt sich der Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen jedenfalls dann, wenn der Steuerpflichtige seinen privaten Pkw nicht nur ganz gelegentlich für Dienstreisen verwendet und es sich nicht um einen Kleinwagen handelt.
Mit diesen Pauschbeträgen sind grundsätzlich sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten.
Als gewöhnliche, durch den Pauschbetrag abgegoltene Kosten haben Rechtsprechung und Finanzverwaltung insbesondere die Kraftfahrzeugsteuern, die Haftpflichtversicherungsprämien, die üblichen Reparaturkosten, die Aufwendungen für die Garage, die Absetzung für Abnutzung sowie die Zinsen für einen Kredit zur Anschaffung eines Personenkraftwagens behandelt. Die auf Dienstreisen entstehenden Parkgebühren lässt die Finanzverwaltung neben den Pauschbeträgen als Werbungskosten zum Abzug zu.
Durch die Pauschbeträge nicht abgegolten sind auch Aufwendungen, die ihrer Natur nach außergewöhnlich und nicht vorhersehbar sind und die sich aus diesem Grund einer Pauschalierung entziehen. Dazu gehören insbesondere Aufwendungen für Unfallschäden, auch wenn es sich nur um kleinere Beträge handelt. Voraussetzung ist, dass der Unfall auf einer beruflichen Fahrt passiert ist, d.h. es muss ein objektiver Zusammenhang der Fahrt mit dem Beruf des Steuerpflichtigen bestehen. Ein solcher Zusammenhang wird auch bejaht bei kleineren Umwegfahrten zur Tankstelle oder Reparaturwerkstätte. Die dabei entstandenen Kosten sowie die Kosten eines Unfalls während der Umwegfahrt sind steuerlich abziehbar. Umwegfahrten zur Erledigung privater Besorgungen, z.B. Einkauf, gehören nicht zu den Reisekosten.
Die Kilometersätze sind nicht anzusetzen, soweit sie zu einer unzutreffenden Besteuerung führen. Die Finanzämter prüfen diese Frage nach einer in den LStR enthaltenen Nichtaufgriffsgrenze erst bei einer Jahresfahrleistung von mehr als 40.000 km.
Der Umfang der auf einer Dienstreise oder mit einem privaten Fahrzeug auf einer Geschäftsreise zurückgelegten Fahrkilometer ist festzuhalten, z.B. in einem Fahrtenbuch oder in der Reisekostenabrechnung.
Abzugsfähig sind neben der Hin- und Rückfahrt auch solche Fahrten, die der Steuerpflichtige von der Unterkunft am Reiseziel oder dessen Einzugsbereich, z. B. in Bottrop, zur eigentlichen Arbeitsstätte, z. B. Essen, durchführt. Dies gilt ohne Rücksicht darauf, aus welchen Gründen die mehr oder minder entfernt liegende Übernachtungsmöglichkeit gewählt wurde.
Aufwendungen für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäfts-(Dienst-)reisen sind ebenfalls begünstigt. Sie werden in demselben Umfang anerkannt wie die Fahrtkosten bei der eigentlichen Geschäfts-(Dienst-)reise.
Eine Beschränkung auf nur eine Zwischenheimfahrt wöchentlich ist gesetzlich nicht vorgesehen. Einer entsprechenden Anwendung des § 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG (eine Familienheimfahrt wöchentlich bei doppelter Haushaltsführung) steht das Verbot entgegen, wonach eine solche Einschränkung einer gesetzlichen Grundlage bedarf (Analogieverbot).
Ebenfalls unstreitig sind die Fahrtkosten eines Unternehmers zwischen mehreren beruflichen Niederlassungen (Betriebsstätten) nach den vorstehenden Grundsätzen absetzbar, obwohl - mangels Auswärtstätigkeit - keine Geschäftsreise vorliegt. Entsprechendes gilt für die mit dem privaten Pkw durchgeführten Fahrten eines Arbeitnehmers zwischen mehreren regelmäßigen Arbeitsstätten und innerhalb eines weiträumigen Arbeitsgebiets. R 23 Abs. 2 EStR.
Wenn der Kredit über den Partner aufgenommen wird, sollte sicherheitshalber (auch für den Partner) ein gleichlautender Kreditvertrag mit dem Partner abgeschlossen werden.
Gruß Richard