Access Datensatz in Bericht übergeben

Computer: Software & Programmierung Microsoft Access
#1

Guten Tag,
da ich im Moment voll auf dem Schlauch stehe wende ich mich hoffnungsvoll an die wer-weiss-was Gemeinde.

Folgende Ausgangssituation:

In Access habe ich eine Tabelle1 „Kunden“ mit den Feldern Kundennummer, Adresse, geburtsdatum…

Dann habe ich ein Formular1 mit einem Kombinationsfeld wo alle Kunden aufgelistet werden.
Wenn ich einen Kunden im Kombinationsfeld markiere werden darunter mittels Textfeldern die Details des Kunden angezeigt. (Adresse, Geburtsdatum…)

Soweit so gut. Jetzt mein Problem.
Ich möchte gerne einen Button im Formular1 einfügen der bei einem Mausklick einen Brief an den ausgewählten Kunden druckt. Am schönsten wäre es wenn ich mein Word Brief in einen Bericht einbinden könnte, um den Sprung zu Word zu sparen.
Wie kann ich die Details des ausgewählten Kunden im Formular1 an den Bericht übergeben. Adressfeld…

Ich würde mich sehr freuen wenn mir ein Access Kenner weiterhelfen könnte. Muss mich jetzt zum ersten Mal mit Access auseinandersetzten…

#2

Also, um das mal vorwegzunehmen: Mit ‚Word‘ kommt man da zwar weiter, aber das wäre mit Kanonen auf Forellen geschossen, wenn die Angel neben Dir liegt.
Die Report-Funktionen von Access reichen dazu i.d.R. vollkommen aus.
Mach es wie folgt: Sieh zu, dass Du die Kundendetails als Abfrage abspeicherst (also eine Abfrage, in der alle Kunden mit ihren Details auftauchen).
Dann benutze den Assistenten, im einen Report zu erstellen, und beachte dabei

  • dass der eigentliche Report dem Layout Deines Word-Dokumentes entspricht
  • die Kundendetails z.B. als Unterreport (analog zu den SubForms bei Formularen) im Report auftaucht, und zwar dort, wo Du das brauchst (was das Layout angeht, braucht man ein klein wenig Übung, das kann man auch nicht im Forum beschreiben, man muss einfach üben und probieren…)

Wie so häufig bei Access führen hier leider viele Wege zu Deinem Ziel, aber ich denke, dass Deine Frage leider zu ungenau ist, um jetzt alles haarklein zu erzählen - Du musst da ein klein wenig experimentieren. Schau Dir, wenn Du kannst, die Nordwind-Datenbank an, in der ist sowas mit drin.

Gruß
DerErntehelfer

#3

Hi,sorry benutze access nur als datenbank backend. Daher leider keine ahnumg.
Viel erfolg Nic

#4

Erstelle einen Bericht mit dem inhalt des Briefs. Hinterlege als Datenherkunft dieselben Daten wie im Bericht. Füge nun die Felder die du für den Brief brauchst wie im Formular ein. Beim starten des Berichts gib bei der Whereklausel z.B. „[IDAdresse]=“ & me!Listenfeld. So wird der Bericht mit nur einer Adresse gestartet.

#5

Hallo bigbandit,

So ganz weiss ich nicht, was dein Ziel ist, daher mal ein paar Ansätze von mir, allerdings habe ich seit längerem nichts mehr selbst mit Access entwickelt, am Ansatz ändert sich aber (hoffentlich) nichts! Unterschied macht jeweils die Art der programmierung je nach Access Version. Und dann z.B. ob Macro oder VBA…

1.) Wenn Du einen „personalisierten“ Bericht willst, also einen Bericht, bei dem die Adresse sich immer ändert, kannst Du das mit Access Mitteln lösen. Du musst aus dem Formular die ID des Kundensatzes an den Bericht übergeben und damit dann den Bericht aktualisieren.

2.) Einen Bericht in Access neu zu machen, also freie Textbearbeitung ohne Formatierung: Wie 1.) nur den Text in DB speichern und dann zusammen auslesen.
2.b) Mit Formatierung wirds vermutlich aufwändig, da Du einen Bericht im Bearbeiten Modus öffnen und speichern musst.
Bei dieser Lösung musst Du aber die Berichte personenbezogen speichern.

3.) Word starten und Brief damit schreiben.
Mir ist nicht bekannt, das Word „in Access“ geöffnet werden kann (ist aber auch ein alter Wissensstand meinerseits) aber das öffnen und daten übergeben ist sicher möglich (DDE), allerdings nicht mehr per MAkro.

Hoffe somit zumindest ein paar hilfreiche Denkanstöße gegeben zu haben!

Gruß
A. Heinemann