Adressen, Auftrag, Rechnung, Mails, Kalender

Computer: Software & Programmierung Office Software
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Tach,

ich betreibe ein kleines Startup-Unternehmen, also eine Firma, die erst noch Geld verdienen will es aber noch nicht tut.

Wir arbeiten derzeit mit OpenOffice, Thunderbird und Lightning auf Ubuntu.

Davon abgesehen, daß wir zum Glück endlich kein Windows mehr haben, hat das natürlich große Schwächen:

  1. Keine richtige Adressverwaltung
    „1 Firma hat n Ansprechpartner“ wäre besser als 1 Firma = nur ein handgetippter Eintrag in einer Adresse wie es bei Thunderbird, Evolution und dem unsäglichen Vorbild Outlook schon immer war.

  2. Keine Verwaltung von Aktivitäten zu einem Kunden, z. B.

  • Er hat am 12. März ein Angebot als PDF bekommen (und das hat das System von alleine eingetragen, so daß es niemand vergessen konnte)
  • Wir haben ihn am 18. dazu angerufen
  • Ein Kollege hat ihm am 19. eine Mail geschickt.
  • Zwei Kollegen haben 20 Stunden für das Kundenprojekt geleistet.
  • Er hat eine Rechnung am 23. erhalten.
  • Wir haben am 3. April einen Termin vor Ort

  1. EMail- und Papiermailings nur mit Verrenkungen, und schon gar keine „Kampagnen“
    Wenn das, was mit Openoffice und Thunderbird möglich ist, „einfach“ sein soll liegt es wohl an mir, weil ich es für umständlich, verbaut und völlig krank halte.Wir drei haben es bis heute nicht geschafft, OpenOffice mit Thunderbird oder Evolution richtig zu verbinden. Einen ganz normalen Brief an einen Kunden zu schreiben und seine Adresse in das Adressfeld und seine Anrede in die Anrede zu übernehmen, das wäre ja schon ein Anfang, aber leider funktioniert es nicht.

  2. Keine Artikelverwaltung mit Preisen und Beschreibungen, Erstellen von Angeboten und Rechnungen „zu Fuß“ in OpenOffice (mit viel Handarbeit und vielen Fehlermöglichkeiten)

Wir haben ein teures und höchst unerfreuliches Abenteuer mit der Pseudo-Opensource-Anwendung „OpenERP“ hinter uns.

Dabei suchen wir doch nur ein einfaches, einfach einzurichtendes, einfach zu bedienendes System, das auf Ubuntu läuft und all das kann… wir sind ganz bestimmt nicht die einzigen, die sich so etwas wünschen. Es gibt zahllose Selbständige und kleine Firmen, die alle diese Dinge auf ganz ähnliche Weise tun.

Gibt es so etwas? Ich habe es nirgends gefunden. Stattdessen fand ich:

  • Monströs überdimensionierte CRM-Systeme à la SugarCRM, die nur mit teurem Wartungsvertrag einsetzbar sind, für deren Einrichtung man ewig braucht und die dennoch nur einen kleinen Teil dessen abdecken, was jeder ständig braucht.
  • Webbasierende Lösungen (z.B. auch Sugar etc.), die man nur benutzen kann, wenn man online ist, also nicht unterwegs in Lampukistan. Für Reisen darf man dann Stift und Papier mitnehmen, außerdem einen Ausdruck der Korrespondenz mit dem Kunden, alle Angebote und den Papierkalender, also so wie man es 1970 gemacht hat (völlig ‚retro‘ und damit schon wieder trendy).
  • Varianten von OpenOffice, die genau so doof sind wie das Vorbild von Microsoft (warum hat man nicht einfach das Gegenteil programmiert? Dann wäre es besser geworden)
  • Andere Mailclients, andere Kalender, andere Todo-Manager, und nichts davon ist in irgendeiner Form miteinander integriert.
  • Auch die an sich schicke „Planner Projektverwaltung“ ist eine einsame Insel und völlig in sich geschlossen.

Hat jemand einen Tipp?

Möglichst einen, der nicht lautet „Stell auf Windows um, da gibt es billig bis umsonst Dutzende solcher Lösungen“. (Das ist die Antwort, die Mac-User ständig hören, wenn sie ein normales Programm für eine kleine Firma suchen und nicht finden)
Möglichst einen, der nicht lautet „Ihr müßt Eure Enstellung ändern und das alles so akzeptieren“…

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Hi,

hier ein Artikel zu 6 Open Source ERPs im Vergleich:
Link

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Jo, kenne ich. Daran haben wir schonen einen Haken gemacht.Um diese Systeme zu betreiben müßten wir aber jemand einstellen, der sich in Vollzeit damit beschäftigt.

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Jo, kenne ich. Daran haben wir schonen einen Haken gemacht.Um
diese Systeme zu betreiben müßten wir aber jemand einstellen,
der sich in Vollzeit damit beschäftigt.

Hallo Clemens,

was willst du, permanent gegen Wände laufen gepaart mit wasch mir den Pelz aber mach mich nicht nass?

Wenn ew in der Mac-Welt nicht das gibt aber in der Win-Welt, tja nun, wechsle in die Win-Welt, oder programmiere von mir aus dein OO fürn Mac.

Und wenn ihr keine Knete habt um jmdn. als Vollzeit zu beschäftigen, dann müßt ihr euch selbst das Wissen reinziehen.

Und deine Auflistung dessen was du erwartest von einer Software ist lang und ich kenne nicht kommerzielle Programme die all das erfüllen könnten, aber wenn es die gibt, werden die reichlich was kosten.

Wenn du das Geld nicht hast, dann mußt du selbst versuchen etwas zu programmieren oder Freewareprogramme zu mixen sodaß das Ergebnis brauchbar ist.

Gruß
Reinhard

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Hi Clemens,
also dein Vorhaben eine allumfassende Software für dein Start-up zu finden ohne dass sich jemand damit in irgendeiner Form beschäftigt, wird nicht funktionieren. Ist ja beim Start-up genauso, du musst dich auch damit beschäftigen und so ist es bei komplexer Software bzw Anwendung.
Deine erwarteten Funktionalitäten werde mit der von dir verwendeten Software bereits zum aller grüßten Teil abgedeckt, aber es muss sich jemand finden, der sich damit beschäftigt und die Teile zusammenfügt.
Man kann auch ein sündhaft teures ERP Programm kaufen, aber damit ist es ja nicht getan. Es muss sich jemand damit beschäftigen, muss geschult werden, es pflegen, warten, erweitern usw, wie bereits jetzt bei deinen Teilen, die zusammenfügbar sind. Das ist nicht wenig Arbeit und Zeit, die man damit aufwenden muss, wie mit einem Start-up

Klaus

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Nun, wir haben nicht nur für „OpenERP“ viel Zeit und Geld ausgegeben, sondern auch schon viel Zeit und Geld investiert, um aus den vorhandenen Teilen etwas Sinnvolles zusammenzubauen. Wir haben uns damit beschäftigt, nur bringt es nicht viel, weil die Teile, die wir nun haben, Grenzen haben, die wir nicht sprengen können.

Ein paar Beispiele:

Wir wollen einen Serienbrief machen. Mit OpenOffice kein Problem, oder?

  1. Wir starten den Serienbrief-Assistenten in OO, als Datenquelle ist das Adressbuch in Evolution fertig als Standard hinterlegt. Das hat nur einen Nachteil: die Verbindung funktioniert gar nicht, das ist ein bekannter Fehler, wie wir nach zeitaufwendigem Studium diverser Foren wissen. Einziger Ausweg wäre, die Adressen als csv-Datei zu exportieren, in OO als Datenquelle zu hinterlegen, die Felder manuell zu verknüpfen etc. pp. Dann hätten wir jedes Mal viel Zeitaufwand, nicht nur einmalig.

  2. Im ohnehin miserablen Adressbuch von Evolution finde ich hinterher keinen Eintrag, daß alle Kunden einer Selektion einen Serienbrief erhalten haben, denn es gibt keine irgendwie geartete Historie, nur eine Suchfunktion für alte Mails. Von einer Wiedervorlage nach 1 Woche für den zuständigen Mitarbeiter ganz zu schweigen, es sei denn, ich trage die anschließend alle manuell in die Kalender der Kollegen ein. Dann hätten wir jedes Mal viel Zeitaufwand, nicht nur einmalig für die Einrichtung.

Ähnlich sieht es aus, wenn ich nur ein Angebot oder eine Rechnung schreibe. Das sind losgelöste Dateien, die keinerlei Verbindung zum Kunden haben, außer über die vorsintflutliche Möglichkeit, die Datei in einen Ordner zu legen, der wie der Kunde heißt, aber keinerlei Verbindung zum Adressdatensatz hat. Es gibt ja auch keine Verbindung zum Kalender, wir können nur manuell ermitteln, welcher Kollege wie lange an einem Projekt gesessen hat, indem wir seine Kalendereinträge durchgehen. Da die Kalendereinträge keine Verbindung zu einem Kunden haben gibt es keinen Export von Zeiten zu einem Kunden.

Nächster Schritt, die Rechnung ist gedruckt, der Kunde hat bezahlt oder auch nicht. Wir drucken die einzelnen Rechnungen für den Steuerberater, klar, der tippt dann die Beträge einzeln in sein DATEV-Programm, mangels einer Standard-Schnittstelle. Wenn ich eine zeitnahe Übersicht haben will, welcher Kunde bezahlt hat oder nicht, dann mache ich 50 Dateien auf, kopiere mir die Beträge in ein großes Rechenblatt und bilde eine Summe, mangels der Fähigkeit des ohnehin stark fehlerbehafteten OpenOffice, irgendetwas von alleine zu tun. Dann sehen wir noch einzeln im Bankkonto nach, wer bezahlt hat, mangels einer Standard-Bank-Schnittstelle zu losen Openoffice-Dateien.

Das sind alles keine ungewöhnlichen Vorgänge in Firmen, und nichts davon wäre unprogrammierbar. Die zahlreichen manuellen Schritte sind nicht nur auf Dauer zeitaufwendig, sondern bieten auch viele Möglichkeiten, Fehler zu machen.

So habe ich schon 1989 arbeiten können, damals mit einer PC-Technik, über die man sich heute totlachen würde. Es war auch nicht so viel anders als 1982 als ich so etwas mit einer Schreibmaschine machte, nur daß das Schriftbild des Druckers dann besser war.

Wir schreiben aber 2011. Außer, daß Email und elektronischer Kalender als kleine Komplikation hinzugekommen sind hat sich dann also nichts geändert?

Die Dinge, die wir machen, sind absolut nicht ungewöhnlich für eine kleine Firma, und dafür gibt es kein kleines Fertigsystem, das sich leicht einrichten und benutzen läßt?

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Ich verstehe diesen Beitrag mal so, daß Du keine Antwort hast.

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Ich verstehe diesen Beitrag mal so, daß Du keine Antwort
hast.

Hallo Clemens,

so gesehen ja. Ich hab k.A. welche Programme da auf dem Markt sind, noch was du exakt genau brauchst.

Denkbar ist einen Auftragsprogrammierer zu beauftragen, sich darum zu kümmern.
Das könnte ich auch, wenn auch eingschränkt weil ich nicht 5 Programmiersprache beherrsche.

Knackpunkt ist, ob man programmtechnisch auf die von dir benutzten Programme und deren Daten zugreifen kann.
Wenn das klappt ist sehr viel möglich, in Richtung alles.

Gruß
Reinhard

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Denkbar ist einen Auftragsprogrammierer zu beauftragen, sich
darum zu kümmern.

Wir haben mal vor zwei Jahren einen Versuch mit dem Opensource-Produkt OpenERP gemacht. Wie sich schnell herausstellte, war es jedoch eher ein Pseudo-opensource-Projekt, ohne einen Wartungsvertrag mit einer Firma in Belgien ist es unbenutzbar und selbst für einen externen Programmierer nur unter starken Schmerzen einzurichten. Alleine die Einrichtung der Basics verschlang 5000 Euro. Da war noch keine Anpassung drin, sondern nur am Ende ein System, das nichts konnte und keiner benutzen mochte. Das will keiner von uns wiederholen.

Inzwischen haben wir zwei Systeme gesehen, die in etwa das können, was wir wollen:

  1. Revolver Office - gibt es nur leider nicht für Linux, ist schön übersichtlich, kann fast alles, hat aber auch ein paar eklatante Denkfehler, z.B.
  • man kann richtig komplett Angebote schreiben, man kann Emails senden und empfangen, aber Angebote müssen erst als Datei abgespeichert, dann als Anhang manuell gesucht und der Email zugeordnet werden
  • Aufgaben und Wiedervorlagen, also Termine aller Art, tauchen nicht im eingebauten Kalender auf.
    Außerdem ist es ziemlich teuer und kann nur gemietet und nicht gekauft werden. Was mit den Daten passiert, wenn man mal mit dem Lieferanten Ärger hat? Das steht in den Sternen, aber unter solchen Voraussetzungen schaffen wir das ohnehin nicht an.
  1. LXOffice, Linux- und Browser-basierend, die Lizenz kostet nichts, was schon mal sehr sympathisch ist. Hier braucht man dann wohl eine Menge Dienstleistungen dazu, es riecht nach der bereits gemachten Erfahrung.
    Es kann eine Menge, ist sehr auf den An- und Verkauf von Waren ausgelegt, Dienstleistungen und Projekte kommen kaum vor. Die Module sind teils ähnlich schlecht integriert, Aufgaben und Wiedervorlagen tauchen nicht im eingebauten Kalender auf, der sehr schlapp ist. Angebote und Rechnungen kann man per Mail schicken, aber um Briefe zu schreiben muß man eine separate Textverarbeitung verwenden, es gibt jedoch nicht mal keine Schnittstelle, um auch nur die Adresse eines Kunden in den Brief zu übernehmen. Der Teil Email und Kalender fällt nur rudimentär aus, man muß nebenher mit Evolution oder Thunderbird/Lightning arbeiten, auch dazu scheint es keine Schnittstelle zu geben.

Wie man sieht, auch das ist noch nicht das Gelbe vom Ei.