Anlagebuchhaltung, Kassenbuch, Ordnungssystem

Geld & Sparen Steuern
#1

  1. Wenn ich Anlagen buche (z.B. Kantbank), kann ich dann immer SKR 03 Buchungskonto 300 nehmen? Ich bin verwirrt, weil es auch 310, 400, 410, 430, 490 gibt. Wie kann man entscheiden, welche die richtige Buchungskonto ist?
    Wie funktioniert es, wenn wir eine Kantbank aus Polen gekauft haben? Welche Buchungskonto?

  2. Darf ich das Geschäftsjahr (z.B. 2013) als Belegnummer für alle Kassenbuch-Buchungen nehmen anstatt Fortlaufend 1,2,3,4.

  3. Bis jetzt habe ich die Lieferscheine und Rechnungen nach Bezahl-Datum abgeheftet, da wir EÜR sind. Doch 2012 habe ich für Übersicht halber für Debitorenrechnungen ein Ordner und für Kreditorenrechnungen ein Ordner erstellt. Ich habe jetzt Probleme bei Rechnungen (Debitoren sowie Kreditoren) am Jahresende, wo ich Sie abheften soll. Nach Rechnungsdatum z.B. 31.12.12 oder nach Bezahl-Datum z.B. 05.01.13.
    Und auch bei Lieferscheine dieselbe Problem. Lieferscheine die z.B. am 28.12.12 erstellt wurden, aber der Rechnung z.B. am 04.01.13 erstellt wurde. Wo kommen Sie hin? Dort wo der Rechnung auch landet?
    Und welche Belegnummer bekommen sie, Kontoauszugsnummer oder Rechnungsnummer?

Danke.

#2

Hallo Cabnan!

  1. Wenn ich Anlagen buche (z.B. Kantbank), kann ich dann immer SKR 03 Buchungskonto 300 nehmen? Ich bin verwirrt, weil es auch 310, 400, 410, 430, 490 gibt. Wie kann man entscheiden, welche die richtige Buchungskonto ist? Wie funktioniert es, wenn wir eine Kantbank aus Polen gekauft haben? Welche Buchungskonto?

a) Es ist egal, wo Ihr die Kantbank gekauft habt.
b) Bei SKR03 kann man als EÜR durchaus das Konto 300 „andere Anlagen / BGA“ verwenden, denn ein EÜR braucht meist keine ganz detailiierte Aufschlüsselung der Wirtschaftsgüter der Anlagevermögens. Wenn du eine bessere Aufteilung haben möchtest (weil ihr viel Anlagevermögen habt) dann könntest du auch auf 440 „Werkzeuge“ buchen.
c) generell versucht man immer die „beste/genaueste“ Zuordnung des gekauften Gutes zur Gruppe aus dem SKR zu finden. Wobei die Zuordnung durchaus von Firma zu Firma unterschiedlich sein kann.

  1. Darf ich das Geschäftsjahr (z.B. 2013) als Belegnummer für alle Kassenbuch-Buchungen nehmen anstatt Fortlaufend 1,2,3,4.

–> nein, du brauchst eine eindeutige Belegnummer für jeden Beleg.

  1. Bis jetzt habe ich die Lieferscheine und Rechnungen nach Bezahl-Datum abgeheftet, da wir EÜR sind. Doch 2012 habe ich für Übersicht halber für Debitorenrechnungen ein Ordner und für Kreditorenrechnungen ein Ordner erstellt. Ich habe jetzt Probleme bei Rechnungen (Debitoren sowie Kreditoren) am Jahresende, wo ich Sie abheften soll. Nach Rechnungsdatum z.B. 31.12.12 oder nach Bezahl-Datum z.B. 05.01.13.

–> weil du EÜR bist nach Bezahldatum!

Und auch bei Lieferscheine dieselbe Problem. Lieferscheine die z.B. am 28.12.12 erstellt wurden, aber der Rechnung z.B. am 04.01.13 erstellt wurde. Wo kommen Sie hin? Dort wo der Rechnung auch landet?

Und welche Belegnummer bekommen sie,Kontoauszugsnummer oder Rechnungsnummer?

–> du meinst jetzt Lieferscheine für Produkte, die du geliefert hast? Wenn ja, dann kommen die in das Jahr, in dem Die Rechnung vom Kunden bezahlt wird, da du EÜR bist.

–> Bei einem Unternehmen mit Einnahmeüberschussrechnung, dreht sich alles jeweils um das Jahr, in dem sich das „Geld bewegt“ hat. Also wann das Geld bei dir angekommen ist (Einnahmen) oder wann du das Geld ausgegeben hast (Ausgaben).

Gruß
Safran

#3

Hallo bin im Moment im Urlaub deshalb kann ich hier nur eingeschränkt helfen und zwar zu dem Thema Anlage Konto soweit ich mich erinnere kann man diverses Konto kopieren zum Beispiel 300 301 302 und für jedes einzelne Anlage Konto eine Maschine zu ordnen

#4

Hallo Canan,
also, probieren wir mal:
zu 1.) es kommt darauf an, wie groß die Firma und wie umfangreich die Anschaffungen sind. D.h., wenn viele verschiedene Güter angeschafft werden, nimmt man die „Unterkonten“, da das Konto 300 ein Sammelkonto darstellt. Eine Aufteilung erleichtert 1. die Suche, zweitens die Erstellung des Anlagespiegels.
Also liegt das im eigenen Ermessen, wie detailiert das Ganze sein soll.Es gibt da keine Vorschriften. Du kannst auch jederzeit deine eigenen Unterkonten einrichten, falls dir die Vorgaben nicht gefallen.
Für die GwG gilt Kto. 300 ff nicht, aber das weißt du.
Es gibt auch keinen Unterschied beim Buchen, wo das WG gekauft worden ist, das ist eine Sache für die USt.
Zu 2. Nein, jeder Beleg muß eine fortlaufende Nummer erhalten, wie due das System aufbaust, ist deine Sache. Entweder 1,2,3 usw, oder aber auch mit dem Wj kombiniert - es muß nur für das lfde. Jahr immer gleich sein. Das selbe gilt auch für die Ausgangsrechnungen, d.h. sie müssen durchgehend nummeriert werden. Eine Ausgangsrechnung kann z.B. folgende Nummer haben 2013001 oder 130001 oder 1002013 oder nur 1,2,3, - liegt an dir. Mit der Angabe des WJ tut man sich beim finden leichter, denke ich.
zu 3.:da EÜR zum tragen kommt, müssen die Belege in dem Jahr abgeheftet werden, in dem sie bezahlt wurden. Lieferscheine gehören an die Rechnung angeheftet, gibt es einen separaten Ordner, würde ich sowohl die dazugehörige Rechnungsnummer und -Datum, wie auch das Datum der Zahlung vermerken. Also, heftets du den Lieferschein vom 28.12. an die Rechnung, dann kommt das Ganze ins neue WJ, hast du einen Lieferschein-Ordner, Ablage im alten Jahr und darauf achten, dass auf der Rechnung die Lieferschein-Nr. und Datum vermerkt ist. Die seperate Ordner-Variante ist aber umständlich - Ordner für noch ausstehende Lieferungen reicht. Rechnung da, Lieferschein nach Kontrolle dran!
Es hilft aber alles nichts: Man muss das machen, was für den Ablauf im Betrieb das Richtige ist. So, dass man und auch mal evtl. ein anderer die Unterlagen finden und zuordnen kann.
Ich hoffe, du kannst etwas damit anfangen, ansonsten gerne noch mal wieder!
Grüße Cordy

#5

Hallo Canan,
das ist ziemlich viel, was Du von mir wissen willst !!
zu 1) so wie ich sehe verwendest Du den DATEV-Kontenrahmen SKR03. Bei den Konten handelt es sich um Anlagevermögen, die dann Verwendung finden, wenn Du bewegliche Gegenstände kaufst, die mehr als € 410,00 kosten, und die entsprechend ihrer Nutzungsdauer (= Anzahl Jahre) abgeschrieben werden. In Deiner EÜV darfst Du eigentlich nur den jeweiligen Abschreibungsbetrag ansetzen für das jeweilige Abschluss-Jahr bzw. Steuererklärung.
Die einzelnen Konten sind benannt und heißen z.B. bei 0320 = PKW, 0350 = LKW, 0400 = Betriebsausstattung, 0410 = Geschäftsausstattung, 0420 = Büroeinrichtung [Übergeordnetes Kto = Oberbegriff hierzu, ist "0300 = Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung], 0210 = Maschinen, [Oberbegriff = Technische Anlagen und Maschinen], etc. Es liegt an Dir, wie genau Du die einzelnen Anlagegegenstände differenzieren möchtest!!
Die Kantbank, ich weiss nicht was sowas kostet, würde ich unter 0400 = Betriebsausstattung buchen, wenn sie mehr als 410,00 € kostet. Eine Fräsmaschinen, wie der Name schon sagt, z.B. unter 0210 = Maschinen. Einen PC oder Notebook, mit Bildschirm, Tastatur und Drucker ( = eine selbständig nutzbare Einheit) unter Geschäftsausstattung; immer > 410,00 €. (Anmerkung: Ein Drucker, eine Tastatur und ein Bildschirm sind nicht selbständig nutzbar, da sie immer die CPU benötigen). alles was nur biszu 410,00 € kostet, sind geringwertige Wirtschaftsgüter und sind im Jahr der Anschaffung voll absetzbar vom Betriebsergebnis!! Sie bucht man auf das Kto. 0480 = GwG. Woher die Kantbank kommt (Polen) hat keine Auswirkung auf das Kto. 0400. Es müssen auch die Anschaffungsnebenkosten wie z.B. Fracht, Aufstellkosten, Krankosten etc. hinzuaktiviert werden. Das Herkunftsland hat nur Auswirkung auf die USt-Voranmeldung bzw. -Erklärung.
zu 2): die Belegnummer sollte jedem einzelnen Beleg genau zuordenbar sein. Also Du kannst das Jahr in der Belegnummer einarbeiten, aber jeder Beleg soll für sich einen andere Nummer haben. Du kannst z.B. die BelegNr. wie folgt vergeben: 2013 05 215 ! Du erkennst dann sofort, dass der Beleg aus dem GJ 2013 stammt und zwar aus dem Mai (05 = vom Belegdatum) und die fortlaufende Nummer 215 ist. D.h. Du kannst für die Mai 2013 max. 999 Belege verarbeiten. Wenn Du weniger hast kannst Du die letzten Ziffern auch nur zweistellig lassen, d.h. es gibt nur max. 99 Belege im Monat. Hier kannst Du also variieren von 13 05 xx oder 2013 05 xxx.
zu 3) Deine Hauptbücher werden das Kassenbuch und die Bankauszüge sein. Da ich die Größe Deines Unternehmens nicht kennen, würde ich zunächst alle Kunden- und alle Lieferantenrechnungen hinter das KB bzw. Bank-Az heften, an dem sie bezahlt wurden. LS würde ich separat nach Datum ablegen; Debitoren + Kreditoren jeweils getrennt. Die Lieferscheine nennen Dir ein Datum, woraus Du schließen kannst, wann Du die Rechnung bezahlt hast und Du kannst im KB bzw. Az nach Datum suchen oder wenn Du die Rechnung hast, ist meist die LieferscheinNr. und das -Datum ersichtlich und Du kannst in den LS-Ordnern nach dem LS suchen.

Mehr möchte ich hierzu nicht mehr ausführen; ich könnte Stunden darüber referieren. Ich hoffe, Dir geholfen zu haben.
MfG
Fuchs

#6

Hallo,

ich kann Ihnen nicht weiterhelfen.

Bin zwar Steuerexperte aber kein Buchungsexperte.

#7

Hallo, danke für die Antwort. Zwar bin ich EÜR, aber ich möchte gerne soweit ich kann nach und nach meine Buchhaltung an die Bilanz anpassen. Wenn es irgendwann mal so weit sein sollte möchte ich nicht ins kalte Wasser springen.
Aber mit Belegnummern für Kassenbuch-Buchungen habe ich nicht so genau verstanden. Ich meinte mit Belegnummer nicht die Rechnungsnummer, die wir für unsere Rechnungen vergeben, sondern man muss ja bei buchen der Kasse auch im System eine Belegnummer vergeben. Bei Bank nimmt man ja auch die Kontoauszugsnummer mit den man mehrere Rechnungen bucht. So dachte ich könnte auch bei Kassenbuch sein. Also entweder nur das Jahr oder vielleicht Monat und Jahr. Geht es trotzdem nicht.

#8

Also zu Punkt eins, ich würde die Kantbank auf Betriebs- und Geschäftsausstattung im 400-er Bereich oder falls es eine Maschine ist, auf 210 buchen. Das kann jeder selbst entscheiden,aber man sollte darauf achten, dass Anlagen am besten nach der Abschreibungszeit (3 - ?? Jahre) auf verschiedene Konten gebucht werden, das ist einfacher und übersichtlicher. Beim Einkauf im Ausland ändert sich nichts an den Anlagekonten, sondern nur die Steuer.

  1. Das Kassenbuch darf man nicht mit der gleichen Belegnummer führen, da dieses fortlaufend und zeitnah gebucht werden soll und bei einer Prüfung es fast nicht möglich ist, fehlende Belege zu finden.

3.Lieferscheine und Rechnungen sollten in dem Jahr abgelegt werden, in dem die Zahlung stattfindet, da eine EÜR erstellt wird.
Bei den meisten Buchhaltungssoftware bekommen die Rechnungen eine interne fortlaufende Nummer und ausserdem sollte die externe Rechnungsnummer gebucht werden, das vereinfacht die Zahlungen.

Hoffe ich konnte weiterhelfen.

#9

Hallo Canan, zu Deinen Fragen hier meine Lösungsvorschläge:

  1. Wenn ich Anlagen buche (z.B. Kantbank), kann ich dann immer SKR 03 Buchungskonto 300 nehmen? Ich bin verwirrt, weil es auch 310, 400, 410, 430, 490 gibt. Wie kann man entscheiden,welche die richtige Buchungskonto ist?

Wie Du das Anlagevermögen aufteilts, ist Dir selbst überlassen. Eine Kantbank ist sicherlich eine Werkstatteinrichtung, die für mich eher in die Gruppe 0200 gehören würde. Allerdings müsstest Du diese Gruppe auch angelegt haben, in Deinem eigenen Kontenrahmen. Wie die Anlage gemacht wird, hängt von Deiner Software ab.

Wie funktioniert es, wenn wir eine Kantbank aus Polen gekauft haben? Welche Buchungskonto?

Da Polen zum Euro-Raum gehört, sollte die Anschaffung aus Polen mit Blick auf die AK kein Probelm darstellen - es werden ja sowieso nur die Nettobeträge benutzt. Eine ordentliche Rechnung wird ja sicherlich vorhanden sein. Wenn die Ware gebraucht oder neu ist, gibt es unterschiedliche Nutzungszeiträume.

  1. Darf ich das Geschäftsjahr (z.B. 2013) als Belegnummer für alle Kassenbuch-Buchungen nehmen anstatt Fortlaufend 1,2,3,4.
    Ich meine grds. kannst Du schon 2013 für die laufende Nummer voranstellen, da es sich hier auch nur um ein Ordnungssystem handelt. Allerdings würde ich es für einen Finanzamtsprüfer dokumentieren, wie sich die Nummer zusammen setzt. Eine fortlaufende Numierung muß aber vorhanden sein.
  2. Bis jetzt habe ich die Lieferscheine und Rechnungen nach Bezahl-Datum abgeheftet, da wir EÜR sind. Doch 2012 habe ich für Übersicht halber für Debitorenrechnungen ein Ordner und für Kreditorenrechnungen ein Ordner erstellt. Ich habe jetzt Probleme bei Rechnungen (Debitoren sowie Kreditoren) am Jahresende, wo ich Sie abheften soll. Nach Rechnungsdatum z.B.31.12.12 oder nach Bezahl-Datum z.B. 05.01.13. Und auch bei Lieferscheine dieselbe Problem. Lieferscheine die z.B. am 28.12.12 erstellt wurden, aber der Rechnung z.B. am 04.01.13 erstellt wurde. Wo kommen Sie hin? Dort wo der Rechnung auch landet?
    Und welche Belegnummer bekommen sie, Kontoauszugsnummer oder
    Rechnungsnummer?
    Ich meine, da es sich hier um eine 4/3 Rechnung handelt und Du sicherlich nach vereinnahmten Entgelten die USt Abrechnest, sollten die Belege nach den Bezahldatum organisiert werden. Um das lückenlos zu dokumentieren, würde ich allerdings bei Vorgängen zum Jahreswechsel einen Liste anfertigen, auf der die Posten vermerkt sind, die zum JE wg. der Bezahlung ins neue Jahr gekommen sind. Ist für die Nachprüfung auch einfacher. Zusätzlich ggf. eine Stempel benutzen, der das Datum der Zahlung vermerkt.
    Meiner Einschätzung nach gehören die Lieferscheine zu den Rechnungen.