ich habe mehrere u.a. die Domains gottschling-immobilien.de sowie essenmakler.de [Links editiert - www Team]- dies sind die, bei denen das E-Mail aufkommen am grössten ist.
Bei der Gottschling Immobilien ist es eine Hausverwaltung, dort erhalten wir viele kleinere Text E-Mails.
Bei der Essen Makler sind es wenige E-Mails mit grossen Anhängen wie Grundrissen und Plänen.
Hierdurch laufen die Postfächer immer wieder voll (Limit 6 GB reicht für ca. 1 Jahr).
Ziel ist es, eine Archivierung mit zentralem Zugriff, sofern möglich über mehrere Mitarbeiter und Mandanten (teilweise getrennte Unternehmen) einzusetzen.
Kann jemand eine Empfehlung oder auch eine nicht-Empfehlung aussprechen?
Vielleicht auch für eine Lösung die nicht alle Anforderungen betrifft.
das ist technisch möglich, aber evtl. kostenintensiv.
Ein Exchangeserver kann eMails nach Zeit X automatisch archivieren.
Das bringt natürlich wenig, wenn z.B. JPG in der eMail vorhanden sind.
Dazu benötigt man natürlich eine Domain mit ausreichend Speicher.
Alternativ setzt man diesen Server in den eigenen Räumen auf. Das bringt aber auch wieder Anschaffungskosten und laufende Kosten mit sich (Strom, Wartung Hardware, Pflege der Software Updates, Pflege der Konten etc.).
Eine individuelle NOTLÖSUNG ist das Anlegen von PST-Dateien. Diese kann dann lokal oder in einem Netzlaufwerk gespeichert werden. Damit wäre dann der Speicher des eMailkontos entlastet.
Eine weitere krückenhafte Notlösung ist das Speichern großer eMails in einem Netzlaufwerk.
Wäre dann auch bei entsprechender Konfiguration für alle erreichbar, aber ist wenig komfortabel.
Alles in allem also keine einfache Sache.
Da würde ich empfehlen, ein Systemhaus anzufragen.
Bei im Internet erreichbaren Servern sollte man nicht leichtsinnig sein und die firmenrelevanten Daten gut absichern.
Juristisch:
Ich würde mich vorher mal informieren, ob das bei getrennten Unternehmen sinnvoll und rechtlich keine Probleme macht, da die Vorgänge ja nachvollziehbar sein müssen.
Technisch:
Wäre hier zu klären, ob die Domains jeweils eine eigene Infrastruktur haben und wie die Infrastruktur aufgebaut ist (Betriebssystem - Serverlandschaft).
(z.B. eigene Windows-Domain, eigener Server - d.h. können sich Benutzer der Domain gottschling an der Domäne essenmakler.de anmelden oder nicht?-Dann wird hier auch die gemeinsame Archivierung schwierig, da hier das Rechtekonzept durchbrochen werden muß, bzw. mit verschiedenen Accounts gearbeitet werden muß.
Auf dem „Archivierungsmarkt“ gibt es eine Menge Software-Anbieter, sich da einen rauszupicken ist schwierig, v.a. wenn es um die Umsetzung individueller Anforderungen geht.
Ich kenne mailstore vom Namen her (für Privatbenutzer kostenlos), gwava ist nur auf dem Exchange-Markt. Symantec Vault ist eher was für Großkunden.
Manche Anbieter holen die E-mails per POP3 od. IMAP, andere Anbieter greifen tiefer ins System und holen sich die Mails aus dem Informationsstore (MS Exchange) oder Maildatenbanken (z.B. bei Lotus Domino), das bedingt nativen Zugriff (über API) auf die Postfächer. Dafür ist oft auch zusätzliche Infrastruktur (Server) notwendig.
Hier mal eine kleine Übersicht für Exchange (2014(!) :
