Archivierungsfunktion richtig nutzen

Internet E-Mail
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Hallo zusammen,

Mein Problem ist sicherlich kein neues, nur habe ich einfach keine vernünftige Erklärung gefunden, wie am besten vorgegangen werden sollte. Bisher habe ich die Archivierungsfunktion von Outlook ehrlich gesagt sehr pragmatisch verwendet: Wenn die Empfehlung zur Archivierung kam klickte ich OK und gut war.

Der Sache möchte ich mich jetzt ein wenig durchdachter annehmen, denn mittlerweile tummeln sich bei mir unter

C:\Users\Nutzername\AppData\Local\Microsoft\Outlook

drei Archivdateien (archive.pst, archive1.pst, archive2.pst). ehrlich gesagt weiß ich auch nicht ganz genau, unter welchen Einstellungen sie entstanden sind, auf jeden Fall beinhalten Sie jeweils verschiedene Unterordner:

archive.pst: Gelöschte Objekte, Gesendete Objekte, Suchordner.
archive1.pst: Gelöschte Objekte, Gesendet, Gesendete Objekte, Posteingang, Suchordner.
archive2.pst: Entwürfe, Gelöschte Objekte, Gesendete Objekte, Junk-E-Mail, Postausgang, Posteingang, RSS-Feeds, Suchordner.

Und jetzt ein paar Fragen dazu:

  1. Der Übersichtlichkeit auch bei Datensicherungen halber wäre es ja irgendwie angenehm, diese drei Archive in ein einziges zusammenzuführen und künftige Archivierungen in nur noch in diesem einen abzulegen, oder? Und ist dies überhaupt möglich?

  2. Welche Einstellungen sind für künftige Archivierungen sinnvoll / Was sollte beachtet werden, damit nicht wieder so ein Durcheinander entsteht?

  3. Ist es sinnvoll die archive.pst den Datendateien hinzugefügt zu haben?

  4. Dass es der Sinn der Archive ist, gewisse Elemente nicht dauerhaft in Outlook unmittelbar verfügbar vorzuhalten ist mir klar. Wenn ich alte Kalenderelemente ebenfalls archiviert habe, tauchen diese nicht mehr auf, es sei denn, ich blende den entsprechenden „Kalender in Archivordner“ ein. Dieser öffnet sich dann allerdings als neuer, eigener Kalender und nicht in meinem bestehenden --> eher unübersichtlich. Ist es also überhaupt empfehlenswert, Kalenderelemente zu archivieren, oder sind sie so klein, dass es sich überhaupt nicht lohnt?

  5. Jetzt ist es ja so, das auch das Archiv immer größer wird. Hier sollte ich also ebenfalls von Zeit zu Zeit neu entscheiden, welche Elemente nun vllt. doch gelöscht werden können, richtig?

Ich hoffe ihr könnt meine Fragen halbwegs nachvollziehen und mir helfen, vielen Dank schon mal,

FargoTof

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Hallo Frago Tof,

Wenn die Empfehlung zur Archivierung kam, klickte ich OK und gut war.
Der Sache möchte ich mich jetzt ein wenig durchdachter
annehmen,

Dann schalte am besten die Autoarchivierung aus und definiere die Archivierungsfunktion für den oder die Ordner, die archivert werden sollen (rechte Maustaste auf Eigenschaften des jeweiligen Ordners).

denn mittlerweile tummeln sich bei mir …
drei Archivdateien (archive.pst, archive1.pst, archive2.pst).
…wäre es ja irgendwie angenehm, diese drei Archive in ein einziges
zusammenzuführen und künftige Archivierungen in nur noch in
diesem einen abzulegen, oder? Und ist dies überhaupt möglich?

Lade alle Archivdateien (.pst-Dateien) in Dein Outlook und verschiebe alles manuell in eine einzig Archivdatei. Wirf dabei den alten Schrott weg, denn Du nicht mehr brauchst.

Welche Einstellungen sind für künftige Archivierungen
sinnvoll / Was sollte beachtet werden, damit nicht wieder so
ein Durcheinander entsteht?

siehe Antwort von oben!

  1. Ist es sinnvoll die archive.pst den Datendateien
    hinzugefügt zu haben?

wenn Du sie durchsucht haben willst, ja. Ansonsten sehe ich keinen Grund.

Ist esalso überhaupt empfehlenswert, Kalenderelemente zu
archivieren, oder sind sie so klein, dass es sich überhaupt
nicht lohnt?

Ich persönlich habe die Autoarchivierung bei Kalender ausgeschaltet. (RM auf den Ordner Kalender: Eigenschaften: Autoarchivierung).

  1. Jetzt ist es ja so, das auch das Archiv immer größer wird.
    Hier sollte ich also ebenfalls von Zeit zu Zeit neu
    entscheiden, welche Elemente nun vllt. doch gelöscht werden
    können, richtig?

Nicht ganz. Ich würde nur das archivieren, was wirklich wichtig ist, den Rest radikal löschen. Ein Archiv greife ich nicht mehr an, dazu ist mir die Zeit zu schade. Deshalb im Vorfeld überlegen, was Du aufhelben willst. Wenn es nicht wichtig ist: LÖSCHEN, nicht archivieren.

Mein Lieblingstipp dazu für Leute, die sich nicht überwinden können, etwas zu löschen, in der Meinung, es könnte doch vielleicht wichtig sein: Lege Dir einen Ordner mit dem Titel „Temporäre Ablage“. Dort gibst Du alles rein, was nicht wirklich wichtig ist, aber Du Hemmungen hast, es endgültig zu löschen. Stelle dann die Archvierungsfunktion dieses Ordners so ein, dass er automatisch alle Mails löscht, die z.B. älter als 6 Monate sind. Somit hast Du noch 6 Monate Zeit darauf zuzugreifen, dann ist die Mail weg und entlastet Dein Outlook.

Tipp Zwei: Wichtige Projektdaten sind in Projektordner angelegt. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, kommt es in die Projektdatendatei für abgeschlossene Projekte. Das Archivieren dafür machst Du am besten Händisch mit Cut and Paste.

Tipp Drei: Posteingang nie archvieren! Ich weiss, dass die meisten ihre Mails im Posteingangskorb liegen lassen. Das ist ein schlechte Angewohnheit. Verschiebe die wirklich wichtigen - und nur die wichtigen - Mails in einen Ablageordner. Gib diesem Ablageordner eine Jahreszahl und verschiebe ihn händisch ins Archiv verschieben. Ich habe z.B. zwei Archive, eines für Mails bis 1999 und eines von 2000 bis 2009. WiDu ab, wahrscheinlich kommst Du mit einem aus. Und dann gibt es noch den dritten Archivordner mit den Projekten. Meine Kontakte werden insofern archiviert, als ich einen Kontaktordner mit alten Kontakten habe. Dorthin verschiebe ich meine Kontakte, die nicht mehr aktuell sind. Der Ordner verbleit derzeit noch im Outlook

Tipp vier: speichere die .pst-Dateinn nicht im Standardordner von Outlook, sondern in einem eigenen Outlook Ordner bei Deinen persönlichen Daten, die regelmässig gesichert werden. Dann gibt es auch beim Crash keine Probleme.

Reicht das für heute?

Schöne Grüße aus Österreich,

Sausewind

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Wow, danke! War ein paar Tage nicht hier und das eine oder andere hatte ich mir mittlerweile ähnlich zusammengefummelt…

Trotzdem schön, mal die Taktik eines anscheinend erfahrenen Nutzers auf einen Blick zu haben!

FargoTof