Aufbewahrungsfrist Kundendaten

Behörden & Recht Allgemeine Rechtsfragen
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Hallo WWWler,

folgender theoretischer Fall:

Firma A verkauft eine CD mit Daten (10.000 Stück) an Firma B. Diese nutzt diese und schafft es, 3000 Kunden davon an sich zu binden. Später bekommt dann Firma C (z.B. Inkassofirma) 500 Kundendaten.

Fragen:

  1. Wer muss welche Kundendaten aufbewahren bzw. müssen überhaupt Daten aufbewahrt werden. Wenn ja welche bzw. welche nicht?

  2. In welcher Form müssen die Daten aufbewahrt werden.

  3. Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden.

Vielen Dank im Voraus für Eure Hilfe.

Marco

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Das mit dem Verkauf der CD war nur ein Beispiel. Man könnte auch sagen: Es gibt Firma A, die einen Kundenstamm haben und davon einen Teil dann für Werbezwecke an Firma B abgeben.

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Hi Marco,

ich versuche mal deine Fragen zu beantworten:

  1. Wer muss welche Kundendaten aufbewahren bzw. müssen
    überhaupt Daten aufbewahrt werden. Wenn ja welche bzw. welche
    nicht?

Händler A hat nach §257(5) HGB die Pflicht sämtliche Handelsbriefe, d.h. Korrespodenz und Verträge bezgl. dem Autokauf 6 Jahre lang aufzubewahren.
Meinst du in dem geschilderten Beispiel jedoch lediglich Personendaten (Adresse,etc.) ergibt sich keine Aufbewahrungspflicht. Im Gegenteil, die Daten dürfen nur so lange Vorgehalten werden wie sich auch eine Zweckbindung ergibt und sie für eine Abwicklung des Geschäfts notwendig sind(u.a. §28BDSG).
Händler A handelt gesetzeswidrig wenn er die Daten an B übermittelt ohne deren Wissen oder Zustimmung und nur zum Grund der eigenen Bereicherung. Hier würde zum einen gegen die Zweckbindung der Datenvorhaltung verstoßen als das Persönlichkeitsrecht als besonderes schutzwürdiges Interesse des Betroffenen verletzt.
Um Letzteres exakt zu beantworten müssten mehr Details bekannt sein…

  1. In welcher Form müssen die Daten aufbewahrt werden.

Wenn nach §257 HGB, dann entweder in Papierform oder digital. Dabei ist zu gewährleisten, dass die Datenlesbarkeit die Aufbewahrungsfrist über gegeben ist.
Wenn nach BDSG dann ist die Form nicht relevant. Wichtig ist die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen.

  1. Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden.

Die Daten „müssen“ wenn dann nur nach HGB aufbewahrt werden (6 Jahre). Das BDSG beschreibt mehr die Anforderungen wenn die Daten vorgehalten werden. Aber daraus ergibt sich keine Aufbewahrungspflicht…

In Deutschland gibt es auch noch andere Aufbewahrungspflichten. In dem von dir geschilderten Fall würde mir allerdings nichts weiter einfallen…

Schöne Grüße,

Jens

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Hallo Jens,

danke für die bisherigen Infos.

Allerdings habe ich mich wohl etwas umständlich ausgedrückt:

Also Firma 1 hat Kunden und wirbt z.B. 1000 Kunden davon für Firma 2 an. Diese Kundenliste gibt sie per CD weiter. Firma 2 begeistert dann tatsächlich 300 Kunden von ihrem Produkt und gibt irgendwann später 20 Kundendaten an Firma 3 (Inkasso) ab.

Die Frage ist: Man muss ja einen Nachweis haben, dass man die Daten weitergegeben hat. So könnte ja Firma 1 sagen: Ätsch. Wir haben der Firma2 gar keine Daten gegeben. Firma 2 kann aber sagen: Wieso? Ich habe doch die CD von Euch als Nachweis erhalten. Muss darum also die CD aufbewahren? Genauso kann das Firma 3 mit den Daten von Firma 2 machen. Was ist zu beachten? Das hat meiner Meinung nach gar nichts mit dem Datenschutz bzw. BDSG zu tun. Oder?

Danke vorab

Marco