Hallo zusammen,
hoffentlich kann mir jemand helfen…
Es stellt sich die Frage, wie lange in einem Unternehmen Sicherungsbänder von der Datensicherung aufbewahrt werden müssen???
Vielen Dank für eure Hilfe!
Es stellt sich die Frage, wie lange in einem Unternehmen
Sicherungsbänder von der Datensicherung aufbewahrt werden
müssen???
Das ist abhängig vom Sicherungskonzept des Unternehmens. Nicht sehr sinnvoll - aber durchaus legitim - z. B. die bei der Bundeswehr eingesetzte Methode, heute die Bänder zu kaufen, sie morgen zu bespielen und übermorgen als Restmüll zu entsorgen. Private Unternehmen handeln in dieser Hinsicht etwas kaufmännischer.
Wie sie aber im einzelnen handeln, geht aus ihren jeweiligen Sicherungskonzepten / QM/UM-Unterlagen hervor. Die solltest du von dem Unternehmen, das dich konkret interessiert, einfach mal anfragen.
HTH
Schorsch
Hallo zusammen,
hoffentlich kann mir jemand helfen…
Es stellt sich die Frage, wie lange in einem Unternehmen
Sicherungsbänder von der Datensicherung aufbewahrt werden
müssen???
Genau so lange wie man die Daten, die man darauf speichert, aufbewahren muss. Das hängt bei einigen Datenbeständen von Gesetzen ab, und bei anderen von betrieblichen Notwendigkeiten, und bei allen davon, ob die Sachen nicht auch noch in anderer Form (Papier) abgelegt werden.
Ich lass mal die Wikipedia antworten:
„Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB ) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen:
* 6 Jahre: empfangene Handelsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandter Handelsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung
* 10 Jahre: Bilanzen, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist.
Vorgaben für Krankenhäuser
Patientenakten sollten aus versicherungstechnischen Gründen 30 Jahre aufbewahrt werden.“
Also lautet die Antwort: per Gesetz irgendwas zwischen 6 und 30 Jahren.
Abgesehen davon kann es natürlich sein, dass betriebsinterne Daten (Dokus, Konstruktionsunterlagen usw.) praktisch ewig aufgehoben werden müssen. Je nachdem was für eine Firma Du im Auge hast, was sie herstellt, und welche Daten dabei anfallen, und was nicht sowieso auf anderem Weg (Papier) aufbewahrt wird.
…Armin
"Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB ) und in der
Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange
kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen:
An dieser Stelle ist auch geregelt, wie eine Aufbewahrung stattzufinden hat. Und diese sowie steurrechtliche Vorschriften schliessen eine Aufbewahrung auf Sicherungsbändern praktisch aus. Die Dinger dürfen also insoweit jederzeit als Lametta für den Christbaumschmuck verwendet werden.
Gruss
Schorsch
"Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB ) und in der
Abgabenordnung (§ 147 AO) ist geregelt, wie lange
kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen:An dieser Stelle ist auch geregelt, wie eine Aufbewahrung
stattzufinden hat. Und diese sowie steurrechtliche
Vorschriften schliessen eine Aufbewahrung auf
Sicherungsbändern praktisch aus.
Das interessiert mich nun doch etwas genauer. Die Vorschriften sind, soweit mir bekannt, nicht auf ein bestimmtes Medium abgestellt. Hast Du details dazu? Warum keine Bänder, und, vor allem, welche Alternativen und wieso?
Die Dinger dürfen also
insoweit jederzeit als Lametta für den Christbaumschmuck
verwendet werden.
Das dürfte wohl auch für jedes andere elektronische Medium gelten. 30 Jahre sind eine lange Zeit. Ein Medium, das erwiesener Maßen 30 Jahre hält hätte nach Milchmädchen 1977 erfunden werden müssen. Mir fällt da keins ein das heute noch in irgend einer Form im Einsatz wäre (Kopfkratz), zumindest kein elektronisches.
Hast Du Details?
…Armin
Hallo,
Das interessiert mich nun doch etwas genauer. Die Vorschriften
sind, soweit mir bekannt, nicht auf ein bestimmtes Medium
abgestellt. Hast Du details dazu? Warum keine Bänder, und, vor
allem, welche Alternativen und wieso?
Das dürfte wohl auch für jedes andere elektronische Medium
gelten. 30 Jahre sind eine lange Zeit. Ein Medium, das
erwiesener Maßen 30 Jahre hält hätte nach Milchmädchen 1977
erfunden werden müssen. Mir fällt da keins ein das heute noch
in irgend einer Form im Einsatz wäre (Kopfkratz), zumindest
kein elektronisches.
Ja, deine Erkenntnis ist richtig. Das Stichwort lautet „Langzeitarchivierung“, da kennt man neben der herkömmlichen Papiermethode noch „Microfish“, wo also die Daten auf kleinen Filmen liegen und durch entsprechende Lesegeräte lesbar sichtbar gemacht werden.
Bei uns stehen noch einige alte Server rum, weil die Finanzdaten 10 Jahre aufbewahrt werden müssen und wir schon mehrmals die Finanzsoftware gewechselt haben. Letztens hat einer den Geist aufgegeben…mal sehen, ob es jemand merkt…
Beatrix
QM/UM-Unterlagen
Was bedeutet das und was sind das für Unterlagen?
Das interessiert mich nun doch etwas genauer. Die Vorschriften
sind, soweit mir bekannt, nicht auf ein bestimmtes Medium
abgestellt. Hast Du details dazu? Warum keine Bänder, und, vor
allem, welche Alternativen und wieso?
Man könnte theoretisch auch auf Bändern archivieren und damit, sofern nicht eine Unveränderlichbarkeit der Daten gesetzlich gefordert ist, seinen Aufbewahrungspflichten genügen. Aber schon das Handelsrecht verlangt eine Buchführung, die einem sachverständigen Dritten innerhalb ‚angemessener Zeit‘ einen Überblick über Geschäftsvorfälle ermöglicht. Und dies dürfte kaum gegeben sein, kann nur auf die im feuersicheren Schrank liegenden 20"-Sicherungsbänder der vor 10 Jahren endlich verschrotteten Sinix-Maschine verwiesen werden, welche allenfalls mit größter Mühe und Hilfe des Computermuseums in Paderborn nochmal lesbar gemacht werden können.
Und die in den GDPdU und GoBS niedergelegten steuerrechtlichen Vorschriften, insbesondere das Recht des Betriebsprüfers auf ‚unmitelbaren‘ Lesezugriff lassen sich nur schwer sinnvoll mit einer Archivierung auf Band realisieren. Allerdings kann bei sehr grossen zu sichernden Datenmengen eine Bandarchivierung und der Einsatz einer entspr. dimensionierten Bandwechselstation die einzige wirtschaftlich vertretbare Methode darstellen.
Sicher nicht den gesetzlichen Vorschriften genügend ist aber der schlichte Verweis auf die im täglichen Betrieb angefallenen Sicherungsbänder. Insofern unterliegen diese keinerlei unmittelbaren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Es dürfte zwar kaum mit den GoBS vereinbare Verfahren geben, die erlaubten, grundsätzlich die gestrigen Sicherungsbänder heute zu vernichten; welche Verfahren aber zur Datensicherung eingesetzt werden und welche Verfügbarkeitsdauer zu gewährleisten ist, ist nicht gesetzlichen Vorschriften, sondern allein der jeweiligen Verfahrensdokumentation zu entnehmen.
Das dürfte wohl auch für jedes andere elektronische Medium
gelten. 30 Jahre sind eine lange Zeit. Ein Medium, das
erwiesener Maßen 30 Jahre hält hätte nach Milchmädchen 1977
erfunden werden müssen. Mir fällt da keins ein das heute noch
in irgend einer Form im Einsatz wäre (Kopfkratz), zumindest
kein elektronisches.
Da hilft dann nur regelmäßiges Umkopieren.
Gruss
Schorsch
Ja, deine Erkenntnis ist richtig. Das Stichwort lautet
„Langzeitarchivierung“, da kennt man neben der herkömmlichen
Papiermethode noch „Microfish“, wo also die Daten auf kleinen
Filmen liegen und durch entsprechende Lesegeräte lesbar
sichtbar gemacht werden.
Bei uns stehen noch einige alte Server rum, weil die
Finanzdaten 10 Jahre aufbewahrt werden müssen und wir schon
mehrmals die Finanzsoftware gewechselt haben. Letztens hat
einer den Geist aufgegeben…mal sehen, ob es jemand merkt…
Ungefähr so dachte ich mir das 
Ich werde also künftig meine Server auf Microfiche archivieren Ich denke, ein tägliches Digitalfoto mit 3000*2300 Pixeln ist ausreichend, oder was meinst Du? Sollte ich auch noch einen Screenshot von der Dateistruktur dazuhängen ?
…Armin
QM/UM-Unterlagen
Was bedeutet das und was sind das für Unterlagen?
Nix sinnvolles im gegebenen Zusammenhang. Der Begriff ist mir gestern so rausgerutscht, weil bei uns im Betrieb die Handbücher mit den Verfahrensweisen kurz so bezeichnet werden. Bezüglich des Qualitätsmanagements (QM) passt die Bezeichnung noch, das Umweltmanagement (UM) hingegen dürfte kaum brauchbare Hinweise auf Band-Sicherungsverfahren und Aufbewahrungsfristen geben.
Gruss
Schorsch
Ungefähr so dachte ich mir das
meine Server auf Microfiche archivieren
Hallo Armin,
rede mit deinem Steuerberater - das Finanzamt verlangt unmittelbaren Zugriff, also ein laufendes Buchhaltungssystem (Muttu Server und Client 10 Jahre am Laufen halten). Mit Papier kommst du nur durch, wenn du deine Buchhaltung von vornherein von Hand machst, aber ich glaube auch das ist nur noch begrenzt zulässig. Wie gesagt - frag einen Fachmann.
Gruss Reinhard