Aufbewahrungsfristen EC Belege

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
#1

hallo,

es geht um die Verkaufsbuchungen in der Kasse per EC.
zur Zeit heben wir alle einzelnen EC Belege auf.
Ich bin aber der Meinung, da es den Tagesabschluss EC gibt, werden die Einzelbelege nur noch ca. 8 Wochen gebraucht
(bis dahin ist die Lastschriftanfechtungsfrist abgelaufen)

Ich kann mir nicht vorstellen, dass zum Beispiel ein großes Unternehmen wie „TOOM“, alle einzelnen EC Belege aufhebt und archiviert.

Daher meine Frage: „Ist das rechtlich korrekt, dass die einzelnen EC Belege nach 8 Wochen vernichtet werden können?“

Besten Dank im Voraus für eure Mithilfe…

Lg Antje

#2

Hallo,

Ich bin aber der Meinung, da es den Tagesabschluss EC gibt,
werden die Einzelbelege nur noch ca. 8 Wochen gebraucht
(bis dahin ist die Lastschriftanfechtungsfrist abgelaufen)

das übliche „sechs Wochen“-Mißverständnis: Die Rückgabe von Lastschriften ist bis sechs Wochen nach Zugang des Rechnungsabschlusses möglich (und nicht bis sechs Wochen nach Abbuchung). Eine Lastschrift kann also u.U. über ein Jahr lang zurückgegeben werden.

Gruß
Christian

#3

gut… ich denke die Abrechnung werden die Kunden monatlich erhalten… oder gibts es auch jährliche abrechnungen… (kann ich mir nicht vorstellen.) also heist das, dass ich die EC Belege theoretisch nach ca. 1 Jahr vernichten könnte… ?

lg antje

#4

Hi !

Meiner Ansicht nach, ohne jetzt weiter in die Kommentierung zu HGB und AO eingestiegen zusein, dürften die Einzelbelege zu den EC-Zahlungen nicht aufbewahrungspflichtig sein, wenn es am Tagesende eine Aufstellung über all diese Transaktionen gibt. Bei der Teilnahme an diversen Betriebsprüfungen durch die Finanzämter ist mir auch noch kein Prüfer untergekommen, der diese Einzeltransaktionsbelege sehen wollte. Ob diese Praxiserfahrung allerdings vom Gesetz gedeckt ist, kann ich derzeit nicht mit absoluter Sicherheit sagen.

Die Aufbewahrungs"pflichten" richten sich daher für diese Belege meines Erachtens nach ausschließlich nach den zivilrechtlichen Erfordernissen. So lange also ein Kunde eine Rückbuchung veranlassen könnte, sollte zur eigenen Sicherheit der unterschriebene Beleg aufbewahrt werden. Dananch kann er problemlos entsorgt werden.

BARUL76

#5

Hallo
als Kaufmann i.S.d. HGB unterliegt man den Aufbewahrungsfristen des HGB.
Die Pflicht zur Aufbewahrung für sämtliche Rechnungen und Belege mit
einer Frist von 10 bzw. 6 Jahren ergibt sich aus § 257 HGB. Damit wird den Fi-
nanzbehörden die Möglichkeit geschaffen, bei einer Betriebsprüfung die
Buchungen nachzuvollziehen und evtl. Unregelmäßigkeiten aufzudecken:

"1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen
geordnet aufzubewahren:

  1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresab-
    schlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlage-
    berichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Ar-
    beitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  2. die empfangenen Handelsbriefe,
  3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu
    führenden Büchern (Buchungsbelege).
    (2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft
    betreffen.
    (3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und
    der Konzernabschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Un-
    terlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf an-
    deren Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsät-
    zen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt
    ist, daß die Wiedergabe oder die Daten
  5. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbe-
    legen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich
    übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden
  6. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind
    und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht
    werden können.
    Sind Unterlagen auf Grund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträ-
    gern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten
    auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unter-
    lagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.
    (4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn
    Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs
    Jahre aufzubewahren.
    (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalender-
    jahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht,
    das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresab-
    schluß festgestellt, der Konzernabschluß aufgestellt, der Handels-
    brief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg
    entstanden ist. "

ohne auf den Einzelfall einzugehen (Rechtsberatung), würde ich mir den § einmal durchlesen.

Das entscheidende ist:
Dem Finanzamt muss es IMMER möglich sein, sämtliche Transaktionen nachzuvollziehen. Es ist also nicht unbedingt notwendig, die Belege in dieser Papierform aufzubewahren.

VG K

#6

Hi !

als Kaufmann i.S.d. HGB

aus dem dargestellten Sachverhalt lässt sich nicht erkennen, ob es sich um einen Kaufmann im Sinne des HGB handelt. Die Anwendung des HGB könnte bei der Beantwortung der Frage jedoch alternativ angesprochen werden.
Die grundlegenden Aufbewahrungsvorschriften dürften sich wohl eher aus § 147 AO ergeben.

Die Pflicht zur Aufbewahrung … ergibt sich aus § 257 HGB.
Damit wird den Finanzbehörden die Möglichkeit geschaffen…

Und auch hier verwechselst du einiges. Die Regelungen des HGB sind nicht für das Finanzamt gemacht. Die Regelungen des HGB folgen ausschließlich dem Gläubigerschutz. Steuerliche Regelungen, also solche, auf die sich die Finanzverwaltung berufen kann, finden sich nur in den Steuergesetzen (AO, EStG, ESt-DV, EStR, EStH, …)

"1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen
geordnet aufzubewahren:
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu
führenden Büchern (Buchungsbelege).

Und das war doch gerade die Frage: Sind die einzelnen Transaktionsbons aufbewahrungspflichtige Buchungsbelege oder genügt eine Tagesaufstellung den Anforderungen eines Buchungsbeleges?

Der Beck’sche Bilanzkommentar verweist zum § 257 HGB und der Klärung unserer Ausgangsfrage auf die Einkommensteuer-Hinweise. Hier findet sich dann in H 5.2 unter „Aufbewahrungspflichten“ folgendes:

„Eine Aufbewahrung der Registrierkassenstreifen, Kassenzettel, Bons und dergleichen ist im Einzelfall nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der von Registrierkassenstreifen usw. übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist (>BFH vom 12.5.1966 - BStBl III S. 371). Zum Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz von Registrierkassen >BMF vom 9.1.1996 (BStBl I S. 34).“

Das entscheidende ist:
Dem Finanzamt muss es IMMER möglich sein, sämtliche
Transaktionen nachzuvollziehen. Es ist also nicht unbedingt
notwendig, die Belege in dieser Papierform aufzubewahren.

Es ist, wie man aus den Einkommensteuer-Hinweisen herauslesen kann, im Rahmen der Selbstbindung, nicht einmal erforderlich, dass Belege zu den einzelnen Transaktionen aufbewahrt werden, wenn es z.B. Summenblätter oder zeitraumbezogene Auflistungen gibt.

BARUL76