Liebe/-r Experte/-in,
ich hoffe, dass ich zu folgendem Problem Infos bekommen könnte.
Ich arbeite in einem Ingenieurbüro wo wir Brandschutzanlagen planen und erstellen lassen, d.h. wir sind im Anlagenbau tätig und wickeln Projekte ab. Die Projekte werden in unserer WaWi erfaßt. Von dort werden die Positionen in die ReWe übertragen = gebucht.
Nun hat man eine Software gewählt, die nicht speziell für das Baugeschäft geschaffen wurde, aber man kann in der Wawi Projekte anlegen. Hinzu kommt, daß niemand weiß, wie man das Projektgeschäft wirklich in guter Struktur erfaßt. So wird nun von Projekt zu Projekt mit neuen Ideen herumgeübt.
Meine Frage betrifft die Anlage von Aufträgen in der Wawi.
Bsp. Kunde schließt Auftrag über 570.000,00 € ab.
Anlage Auftragsnr. 2009 001
Über diese Summe werden Abschlagsrechnungen(in einzelnen Positionen)gelegt, welche dann die Auftragssumme nach und nach vermindern.
Nun gibt es ja im Bau noch Nachträge, Mehr- und Minderleistungen.
Stellt man zu diesem Auftrag noch Nachträge und Mehrleistungen in den Auftrag 2009 001 mit ein, so erhält man eine Gesamtauftragssumme. Im nachhinein ist dann nicht zu erkennen, dass der Ursprungsauftrag (= Vertrag) 570.000,00 € war. Einzelne Positionen kann man auch nicht einer Auftragssumme zuordnen. Auch in der ReWe ist das nicht auf einen Blick zu erkennen, da der Kunde ja viele Abschläge bezahlt. Außerdem erstreckt sich der Bau auch über ein Jahr hinaus, so daß die Rewe dazu nicht geeignet ist.
Nun werden Nachträge und Mehrkosten jeweils als eigene Aufträge erfaßt, d.h. das System vergibt jeweils die nächste freie Auftragsnummer. Für mich gehört das aber alles zum Ursprungsauftrag. Mehrkosten werden ja in der Regel vom AG gar nicht beauftragt, sondern nur angezeigt. Minderkosten werden derzeit noch gar nicht erfaßt, sondern in der Schlußrechnung kompensiert.
Kann man in der Warenwirtschaft bei einer Minderung eine negative Summe erfassen? Würde man bei einer unbezahlten Rechnung eine Minusposition anlegen und bei einer bezahlten Rechnung eine Gutschrift?
Und wie erfaßt man den Betrag aus der Schlussrechnung? Wieder als eigenen Auftrag?
Das ist alles so zerrissen!
Sollte man zu der Auftragsnummer eine Gliederung anlegen? Bsp. 2009001-00, 2009001-01 usw.? Wie bildet man das richtig ab?
Außerdem würde ich mich gerne mit einem anderen Ingenieurbüro aus dem Bau mal austauschen, konnte aber beim googeln keine Plattform dazu finden. Ich dachte an User helfen User. Mir geht es ja um Grundsatzfragen. Auch konnte ich diesbezüglich keine Literatur entdecken. Bin auch diesbezüglich für jeden Tip dankbar.
Ich bin Quereinsteigerin und gelernte Bankkauffrau. Von daher fehlt mir das know how zur Struktur.
Sage schon mal vorab vielen Dank.
Mit freundlichen Grüßen
Monika