Ausgangsrechnungen archivieren

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
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Hallo,

wir arbeiten bei uns im Betrieb mit einem Programm, dass für jede Ausgangsrechnung einen Datensatz auf einem Server speichert, aus dem sich jederzeit die Rechnung reproduzieren lässt. Der Datensatz ist nach der Buchung nicht mehr veränderbar.

Rechnungen schreiben wir an unsere Tochtergesellschaft und an „normale“ Kunden.
Die Rechnungen gehen in Papierform an die Kunden.
Die Rechnungen an die Tochtergesellschaft werden elektronisch verschickt.

Reicht es die Rechnungen im System zu speichern oder müssen die noch z.B. als PDF wo anders angelegt werden?

Gruß
Jörg

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Für den Server sollte m.E. ein Back-up-System vorhanden zu sein, um sicherzustellen, daß im Falle eines Server-Totalausfalls auch dann noch die Daten greifbar sind. Ob das rechtlich notwendig ist, weiß ich allerdings nicht; in größeren Firmen (u.a. BWM/Siemens) wird das aber so gemacht.

Gruß
History55

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Aus langjähriger Erfahrung:
Besser noch mal als PDF abspeichern. Das ist systemunabhängig und sollte noch nach Jahren lesbar sein.

Datensätze aus Spezialprogrammen könnten unlesbar werden. Wenn die Software z.B. nicht weiter unterstützt wird oder aber ein neues Betriebssystem rauskommt, was die Software nicht unterstützt etc…

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Servus,

Ob das rechtlich notwendig ist, weiß ich allerdings nicht

ist es:

Während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist müssen elektronisch erzeugte Datenbestände im Rechnungswesen auch auf elektronischem Weg verfügbar gemacht werden können.

Schöne Grüße

Dä Blumepeder

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Hi,

wir haben dazu spezielle optische Speichermedien (weiß leider nicht, wie die heißen) - also nicht einfach ne CD oder DVD. Diese haben eine garantierte Haltbarkeit, die über 10 Jahre hinausgeht.

Zudem muss m. W. sichergestellt sein, dass die gespeicherten Daten nachträglich nicht verändert werden können. Die Speichermedien, die wir benutzen, sind nur einmal beschreibbar, das ist damit erledigt.

Soweit ich weiß, reicht es nicht aus, dass die Daten irgendwo als Datei auf dem Server liegen und der Admin nur die Schreibrechte für die Datei entzieht. Das muss schon eine physikalsiche Sperre sein.

Zudem muss sichergestellt sein, dass die Daten innerhalb der Aufbewahrungsfrist ohne Verzögerung wieder lesbar gemacht werden können.

Aber wenn du ne ganz sichere Antwort willst, kannst du besser nochmal bei eurem Steuerberater nachfragen.

Grüße

powerblue