Bestes Ablagesystem in der Buchhaltung?

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
#1

Hallo zusammen

Ich bin im Aufbau einer kleineren Buchhaltung. Als die ersten Belege ins Haus flatterten kam dann die grosse Frage: WIe lege ich die Dinger am besten ab?

Momentan habe ich zwei Register, in welchen ich gebuchte und bezahlte und/oder gebuchte und erhaltene Aufwände/Erträge bzw. Belege einordne. Zudem habe ich Register mit gebuchten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen (offene Kreditoren) bzw. Debitoren.

Nun stellt sich aber das Problem wie ich die Belge nummerieren könnte. Bei jedem Konto bei 1 beginnen finde ich übertrieben. Andererseits ergibt dich durch die fortlaufende Nummerierung aller Belege keine Reihenfolge, da diese in unterschiedlichen Registern abgelegt werden…

Wie handhabt ihr das in der Buchhaltung mit der Belegerfassung, -buchung und -ablage?

Vielen Dank für Inputs !

#2

Hallo,
vielen Dank für die Anfrage. Für mich stellen sich einige Verständnisfragen (z. B. wie sieht die bisherige Ablage aus? - wieso sollen die Belege mit Nummern versehen werden?)
Meine Lösungsvorschläge sind wahrscheinlich auch erklärungsbedürftig. Deshalb würde ich dazu gerne telefonieren. Wenn das gewünscht wird, bitte ich um eine Nachricht mit einer Telefonnummer - dann rufe ich zurück.
Bis dann …

#3

Hallo,
Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ein fremder sachkundiger Dritter diese auch wieder findet. Daher rate ich dazu nach Konten (Kontonummern) abzuheften, wie es in der Buchhaltung verbucht wird. Innerhalb der Konten kann man dann nach Eingang chronologisch die Belege numerieren.

#4

Hallo Keinworth,
Du musst mit der Nummerierung Deiner Belege schon bei 1 anfangen, und zwar jedes Jahr (Wirtschaftsjahr) aufs neue. Und natürlich alle fortlaufend durchnummeriert.
Wobei Du für jede Belegart auch eigene Kürzel verwenden solltest.
Also beispielsweise:
BA1 - BAx (für Bankbelege/Kontoauszüge)
ER1 - ERx (für Eingangsrechnungen)
AR1 - ARx (für Ausgangsrechnung)
KA1 - KAx (für Kassenbelege/Barzahlungen)
usw.
Du kannst wohl auch noch das Datum mitverwenden, wie z.B.:
LG201102xx (für Lohn und Gehalt)

Wenn Du nicht bei 1 anfängst und nicht fortlaufend durchnummerierst, wird man Dir unterstellen, dass Belege fehlen. Und diese Nummerierung sieht ja keiner, anders als bei Deinen Rechnungen, bei denen es nachvollziehbare Gründe gibt, nicht bei 1 anzufangen (wobei Du plausibel belegen können musst, mit welcher Rechnungsnummer Du angefangen hast).

Mit bestem Gruß,

Roland

#5

Hallo, also ich arbeite immer in größeren Firmen…

Debitoren = Ausgangsrechnungen nummerierst du in eins durch 1. RG = Nr 1 usw

Kannst dir auch sowas wie 2011 -0815001 ausdenken - damit deinen Kunden nicht so auffällt was für ein „Anfänger“ ihm eine RG schickt aber das ist an sich auch so vorgeschrieben - lückenlos eindeutig nummeriert und damit nachvollziehbar…
und ab in die Ablage.

Für die Offene-Posten Verfolung würd ich dann (du hast best. so ein kleines Buchhaltungsprogramm!? ) eine Liste ziehen um abzuhaken wer bezahlt hat und wer nicht.
Ist übersichtlicher - siehst auf 1. Blick was noch offen ist. und die Rechnungen fliegen nicht an unterschiedlichne orten rum

Kreditoren ( Eingangsrechungen) Legen wir immer Alphabetisch ab ( Früher Alphabetisch UND Numerisch)
Wir machen mit so nem selbst bedruckten Aufkleber ne intere Nummer drauf

Diese Rechnungen solltet du vielleicht wirklich nach Fälligkeit in eine „Zahlungsmappe“ legen und erst dann Alphabetisch ablegen wenn sie bezahlt sind. das macht sinn wenn man die Überweisungen noch händisch macht.

Bei uns ist das Buchhaltungssystem so gepflegt dass alle Fälligkeiten hinterlegt werden und die REchnungen auch gleich abgelegt werden, da der Zahlungslauf aus dem Buchhaltungssystem generiert wird - ich schätze so komfortabel hast du es nciht gleich, wenn du gerade dabei bist dir was aufzubauen…

Viel Erfolg - im Kampf gegen das Papierchaos…
Und nie alles ausgeben was du verdienst - der Böse Staat kommt bestimmt noch umme Ecke und will was abhaben :wink:

Grüße
Dani

#6

Hallo zusammen

Schon einmal vielen Dank für die Inputs. Rein von der Logik des Nummerierens ist es mir schon klar. Auch, dass man z.B. Debitoren oder Kreditoren belege um Buchstabenkürzel ergänzt. Nur unterstützt mein Programm nur Belegnummern und keine zusätzlichen Textzeichen. Oder ergänzt ihr diese im Buchungstext?

Nehmen wir an, ich erhalte nun eine Rechnung. Ich buche die ein und gebe ihr die Nummer 1. Dann erhalte erhalte ich irgend einen Ertrag (z.b. Barverkauf) und gebe ihm die Nummer 2 im Programm. Das heisst, die Nummerierung entspricht der Chronologie. Wenn ich die Rechnung bezahle beziehe ich mich einfach nochmals auf Beleg Nr. 1. Nur komme ich dann ins Dilemma, dass Beleg Nr. 1 und Beleg Nr. 2 nicht im gleichen Ordner bzw. im gleichen Register abgelegt sind und es aussieht als würden Belege fehlen…ohje.

#7

Hallo,

aus deiner Mail kann ich erkennen, dass Du eine papierhafte Ablage (im Gegensatz zu einer elektronische Ablage) beabsichtigst.

Ich bevorzuge eine Ablage die sich an Themengebieten orientiert:

  • Banken
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Anlagen
  • sonstige Vorgänge

Je nach Art des Geschäfts macht auch eine detaillierte Ablage Sinn.

Unterhalb der o.g. Aufteilung sollte nach gebuchten / nicht gebuchten /erledigten und nicht erledigten / offenen Vorgängen unterschieden werden, damit jeweils die Übersicht nicht verloren geht.

Zur Nummerierung sollte auf eine fortlaufende Nummerierung geachtet werden, ich übernehme jeweils die Nummer, die mein Buchhaltungsprogramm vorgibt, damit sollte die fortlaufende Nummerierung sichergestellt werden.

Ich hoffe, dass ich ein paar Ideen spendieren konnte. Detaillierte Vorschläge machen aber nur Sinn, wenn das Geschäft und der Umfang bekannt ist.

Wenn Du Unterstützung benötigst melde Dich einfach.

Viele Grüße,

Thomas Hornberger
Bilanzbuchhalter IHK

Hornberger Consulting
Gisbert-Cremer-Str. 72
51373 Leverkusen

Tel.: +49 214 8202869
Fax.: + 49 214 8202869
mobil: +49 1577 8798058

mail: [email protected]
web: www.hornberger-consulting.de

#8

Hallo Thomas

Vielen Dank für die Infos. Aber wie machst du denn eine fortlaufende Nummerierung, wenn du nach Themengebieten unterscheidest? Heisst das, du hast also ebenfalls keine vollständige aufsteigende Nummerierung z.B. im Themengebiet Kunden? Das Programm (zumindest meines) kann ja nicht erkennen ob das Beleg Nr. 2 aus Themengebiet Kunde oder Nr. 2 aus Themengebiet Lieferant ist.

Das Unternehmen, welches zu bewirtschaften gilt ist ein Fahradkurierdienst. Das heisst, kaum fixe und wiederkehrende Kreditoren aber viele wiederkehrende Debitoren. Zudem Kasse und Bank wie üblich.

Entschuldigt, dass ich etwas schwer von Begriff bin. Aber ich möchte nicht in 2 Jahren merken, dass meine Ablage falsch war :smile:

Freundliche Grüsse

#9

Hi Kenworth,

ich bin Kleinunternehmer §19 und veranlge nach EÜR. Meine Buchhaltung lege ich erfolgreich so ab:

Alle Belege (Ausgaben/Einnahmen) werden datumsgetreu erfasst und fortlaufend nummeriert. Egal ob Eingangs- oder Ausgangsrechnungen. Irrelevant ist für mich ob bezahlt oder nicht. Die Leistung muss so oder so zeitnah gebucht werden. Ich habe einen Ordner für Lieferanten 2011, für Kunden 2011 und Bank 2011. Die Originale lege ich nach dem buchen in diese Ordner ab und eine Kopie mit allen Buchungsdaten und Nummer zusätzlich, nach Nummer sortiert, in einem Ordner Finanzamt 2011. Somit hab ich für mich meine Unterlagen (alphabetisch) sortiert und für das FA schon Kopien vorbereitet, numerisch sortiert, falls die sie sehen wollen. Ist für manch anderen vielleicht doppelt arbeit oder blödsinnig aber für mich funktioniert es so schon seit Jahren. Habe jederzeit alles griffbereit und wenn das FA die Unterlagen will, dann schick ich einfach nur den FA-Ordner hin. Die haben bisher auch noch nie es bemängelt, dass ich bei der Nummerierung zwischen Ausgaben und Einnahmen keinen Unterschied gemacht hab. Und die Bank buche ich sowieso separat. Da nehm ich dann als Buchungsnummer immer Auszugs- und Blattnummer.

Gruss
Die Tante

#10

Hallo,

du zahlst doch sicherlich einiges per Kasse und einiges per Bank und erhältst auch Zahlungen in der Kasse bar oder per Überweisung/Lastschrift per Bank.

Da die Buchhaltung anscheinend klein ist, würde ich die jeweiligen Belege hinter dem Kassenbericht bzw. Bankauszug legen.

Wenn Du was suchst, suchst du in Kasse oder Bank.

Wenn Du jedoch lieber alles getrennt ablegen möchtest, würde ich vorschlagen Kreditoren in einem Ordner und Debitoren in einem anderen Ordner. Auf den Belegen selbst notierst Du die Auszugsnummer und das Bezahldatum und legst die Belege nach Alphabeth ab. Eine Nummerierung von Belegen macht eigentlich nur in der Kasse einen Sinn.

Jeder macht es halt anders. Das wäre jedoch der einfachste Weg.

Viel Erfolg :smile:

VG kerstin

#11

Eine Software die mehrere Nummernkreise bedienen kann ist nicht notwendig. Die Belegnummer bezeichnet die eineindeutige Verbindung eines Beleges zu einer Buchung.

Die Software meiner Kunden unterstützt in der Regel mehre Nummernkreise, meine eigene aber auch nicht. Aus diesem Grund habe ich auch keine fortlaufende Nummerierung für jedes Themengebiet, sondern über alle Themengebiete hinweg.

Bei einer Prüfung wollen die Prüfer für jede Buchung einen Belegnachweis haben, wobei hier beachtet werden muss, dass die GOB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) eingehalten werden müssen. Diese besagen unter anderem, dass der Beleg zu einer Buchung in angemessener Zeit nachgewiesen werden muss. Über eine Ablage nach Belegnummer (auch Themengebiet übergreifend) ist diese Anforderung bei kleinen Unternehmen gegeben, wenn die Ablage so erfolgt, dass zeitnah auf die Belege zugegriffen werden kann.

#12

hallo

es kommt natürlich auf die Menge der Belege an. Man kann die Eingangsrechnungen folgendermaßen nummerieren
Jahr-Monat-Nummer (Z.B. 201102001), dann kann man zwei Ordner anlegen wo einmal die unbezahlten und gebuchten Rechnungen reinkommen und nach der Bezahlung diese in die Ablage Eingangsrechnungen kommen. Man kann natürlich auch bei Bezahlung einfach nur das Datum der Bezahlung auf der Rechnung notieren. Das reicht manchmal.
Ausgangsrechnungen bzw. Erträge kann man mit einem Buchstaben vor der Nummer versehen (z.B.R2011001)
Außerdem würde ich auch die Angebote den Ausgangsrechnungen beiheften.
Viele Steuerberater möchten auch, daß die Rechnungen den Kontoauszügen beigeordnet werden, das würde ich dann eher in Kopie machen, weil sich so später bestimmte Rechnungen schlecht suchen lassen.

Ich hoffe es war etwas hilfreich.

Lieben Gruß

Momentan habe ich zwei Register, in welchen ich gebuchte und
bezahlte und/oder gebuchte und erhaltene Aufwände/Erträge bzw.
Belege einordne. Zudem habe ich Register mit gebuchten, aber
noch nicht bezahlten Rechnungen (offene Kreditoren) bzw.
Debitoren.

Nun stellt sich aber das Problem wie ich die Belge
nummerieren könnte. Bei jedem Konto bei 1 beginnen finde ich
übertrieben. Andererseits ergibt dich durch die fortlaufende
Nummerierung aller Belege keine Reihenfolge, da diese in
unterschiedlichen Registern abgelegt werden…

Wie handhabt ihr das in der Buchhaltung mit der
Belegerfassung, -buchung und -ablage?

Vielen Dank für Inputs !

#13

Ein Hallo zurück,

entschuldige bitte die verspätete Antwort, aber in letzter Zeit war ich beruflich sehr stark eingebunden.
Leider kann ich bei deiner Anfrage nicht direkt weiterhelfen, da ich in meinem jetzigen Beruf nichts mehr mit Buchhaltung zu tun habe. Aber nichtsdestotrotz habe ich mich etwas schlau gemacht und folgenden Link gefunen und hoffe dieser hilft weiter.

http://help.sap.com/saphelp_45b/helpdata/de/96/8b3d0…

Viele Grüße
Stev