Buchführung für kleinen Verein mit Excel?

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hallo!

Ich soll bei einem kleinen, gemeinnützigen Verein die Kassen- und Buchführung übernehmen. Buchhaltungsprinzipien sind mir bekannt. Da eigentlich nicht sehr viele Buchungen anfallen möchte ich dafür gerne Excel benutzen, das hätte auch den Vorteil, dass ich kein eigenständiges Programm benutzen muss, welches dann vielleicht in ein paar Jahren auf dem dann aktuellen Betriebssystem nicht mehr läuft.

Was würdet ihr für eine Struktur empfehlen?

Ich möchte eine simple doppelte Buchführung einrichten.
Ich habe mir gedacht, dass ich am besten für jedes Konto ein einzelnes Blatt benutze. Im ersten Blatt könnte ich die Buchungssätze chronologisch erfassen, dann ein Blatt pro Konto (Kasse, Bankkonto, Mitgliedsbeiträge etc.) Am Ende dann zwei Blätter für GuV und „Schlußbilanz“.

Was meint ihr, wäre das praktikabel?
So gäbe es zwar viele Blätter, aber meiner Meinung nach würde das die automatische Auswertung vereinfachen, z.B. die Summe aller Beiträge pro Mitglied für die Spendenbescheinigungen zu berechnen.

#2

Hallo Xanadu.

Gemeinnütziger Verein? Doppelte Buchführung?

Bevor Du Dich an die Arbeit machst, solltest Du erst klären, ob Du Excel überhaupt für diesen Zweck verwenden darfst. Stichwort: Finanzamt.

VG Carsten

#3

Hallo!

Ich muss mir eh noch Literatur zur Vereinsführung besorgen. Der Verein besteht aber schon seit über 10 Jahren, offensichtlich gabs da nie Probleme in dieser Hinsicht.

Der vorherige Kassenwart hatte sein eigenes System, im Prinzip eine Excel-Liste als Kassenbuch, teilweise mit Anmerkungen zu dem „Gegenkonto“ bei jeder Buchung. Also so was wie 1,5-fache Buchführung. :wink:

Doppelte Buchführung fände ich im Prinzip vorteilhaft, da man Fehler schneller bemerkt.

Allerdings tauchen dann schon weitere Probleme auf. Im Prinzip möchte ich nur Kosten und Leistungen erfassen, also keine kalkulatorischen Abschreibungen und so was. Dann wird aber natürlich mit der Zeit z.B. das Inventar-Konto wertmäßig im höher und verliert seine Aussagekraft. Ich dachte mir, dass ich bei diesen Konten dann vielleicht jedes Jahr den Anfangsbestand auf Null setze. Dann hieße das Konto eher „Jahreskosten für Inventar“ anstatt „Inventar“. Übernommen würde nur jeweils der Bestand der Kasse und des Girokontos.

#4

Hallo!

ich mache so eine Art Kassenbuch für unseren Verein (ca. 50 Mitglieder) seit Jahren mit Excel, allerdings muss dieser auch keinen Anforderungen irgendwelcher Ämter genügen.

Wenn Du willst, schick ich Dir mal die Datei, dann kannst Du gucken, ob Du damit was anfangen kannst.

Gruß Verena

#5

Hallo Verena!

Gerne, meine hier eingetragene Emailadresse sieht zwar etwas seltsam aus, aber sie ist natürlich gültig. Anhänge kommen auch durch.

Wenns bei dir schon jahrelang so funktioniert kann die Lösung ja nicht schlecht sein. :smile:

#6

Hallo Xanadu,

Ich muss mir eh noch Literatur zur Vereinsführung besorgen.
Der Verein besteht aber schon seit über 10 Jahren,
offensichtlich gabs da nie Probleme in dieser Hinsicht.

wird so sein, aber der Sachbearbeiter im FA kann ja ein innerbetriebliches Rundschreiben kriegen daß ab jetzt bei gemeinnützigen Veeienen nicht mehr beide Augen zugedrückt werden oder der Sachbearbeiter wechselt.

Was Carsten wahrscheinlich meint ist sowas:

************************************************************************
Eine im Excel-Programm erstellte Aufzeichnung wird von der
Finanzverwaltung nicht als ordnungsgemäß anerkannt, weil sich die
Zahlen nachträglich im Excel-Programm verändern lassen.
************************************************************************
Quelle: http://www.wir-im-sport.de/vibss/live/vibssinhalte/s…

Mein Tipp wäre, dem FA gegenüber alles so weiterlaufen wie bisher wenn das einfach zu machen ist, also diese 1,5 fache Buchführung wie dein Vorgänger um dort keine schlafende Hunde zu wecken.

Das hindert dich ja nicht daran, dich mit doppelter Buchführung vertraut zu machen und sie dem Verein durchaus in Excel erstellt vorzulegen wenn sie Vorteile bietet.

Gruß
Reinhard

#7

Hallo Verena!
Wenns bei dir schon jahrelang so funktioniert kann die Lösung
ja nicht schlecht sein. :smile:

Naja, mit doppelter oder überhaupt Buchführung hat das nix zu tun (ich schätze, es ist vorbereitende Buchführung), außerdem kann man das natürlich alles nachträglich verändern. Für das Finanzamt wird das also nichts sein; die haben uns auch noch nie nach Unterlagen gefragt.
Aber vereinsintern und für die jährliche Entlastung des Kassenwarts wird es bei uns akzeptiert. Wie auch immer, ich schicke Dir nachher mal den „Rohling“. Wenn noch Fragen dazu sind, melde Dich einfach.
Gruß Verena

#8

Hallo!

…

Was würdet ihr für eine Struktur empfehlen?

Ich möchte eine simple doppelte Buchführung einrichten.
Ich habe mir gedacht, dass ich am besten für jedes Konto ein
einzelnes Blatt benutze. Im ersten Blatt könnte ich die
Buchungssätze chronologisch erfassen, dann ein Blatt pro Konto
(Kasse, Bankkonto, Mitgliedsbeiträge etc.) Am Ende dann zwei
Blätter für GuV und „Schlußbilanz“.

Was meint ihr, wäre das praktikabel?
So gäbe es zwar viele Blätter, aber meiner Meinung nach würde
das die automatische Auswertung vereinfachen, z.B. die Summe
aller Beiträge pro Mitglied für die Spendenbescheinigungen zu
berechnen.

Von einigen wurde mir bereits Banana Buchhaltung [1] empfohlen. Ich habe es aber selber nicht ausprobiert.

Die rechtlichen Probleme (nicht-Veränderbarkeit der Daten) wurden Dir in den anderen Antworten ja bereits erklärt.

Falls dus im Excel machen willst, hier noch ein Kontenplan [2].
Ich würde das so angehen:

  • Konten in den diversen nachfolgenden Tabs erstellen.

  • Auf der ersten Seite die Buchungen reinschreiben.
    Die Konten per Drop Down Box auswählen.

  • Buchungen automatisch auf die Konten schreiben.

  • Für die Spenden gäbe es dann entsprechend ein Spendenkonto.
    Anhand des Buchungstextes und -datums liessen sich diese auch
    verwalten.

  • Die Mitgliederbeiträge würde bzw. die Debitorenbuchhaltung würde
    ich - in diesem Fall - in einem separaten Excel machen.

  • Berechnen der Beitragssumme

  • Überwachen des Zahlungseinganges

  • Managen der Mitgliedschaft

  • Bei Bezhalung, Eintrag in die Buchhaltung …
    auch automatisch machbar.

So. Jetzt bin ich wieder motiviert für mein altes Vorhaben: eine solche Lösung als Online-Lösung zu programmieren.

Grüsse
Oliver

[1] Banana Buchhaltung
http://www.banana.ch/base/ger/welcome.shtml

[2] Kontenplan, zweiter Link
http://www.google.ch/search?hl=de&q=kontenplan&btnG=…