Liebe/-r Experte/-in,
ich will meine ganzen Dokumente nun digital erfassen und auch die Originale entsorgen.
Ich weiß, dass man bestimmte Dokumente immer im Original behalten muss, aber was ist mit Rechnungen, die ich für meine Steuererklärung brauche. Es heißt immer, dass die Aufbewahrungsfrist X-Jahre ist. Bezieht sich diese Zeit auf die Rechnung generell oder immer auf das Original? Bei uns in der Firma werden Rechnungen archiviert und dann entsorgt. Das kann ich doch als Privatperson (mit Gewerbe) doch dann auch machen, oder?
Reicht für die Archivierung das Programm Starmoney (dort die Dokumentenverwaltung) aus oder müssen spezielle Anforderungen, wie z.B. revisionssichere Archivierung erfüllt werden? Oder würde es theoretische reichen die Rechnung als PDF irgendwo im Dateisystem abzulegen?
Bin dankbar für jeden Hinweis.
Mäxx
Hallo Herr Brökelschen,
100% kann ich Ihnen nicht helfen, aber ich privat hebe alle Belege bis 10 Jahre auf. Wie das beim Digitalisieren ist, und welche Voraussetzungen dafür vorhanden sein müssen, könnten Sie schriftlich bei Ihrer Finanzbehörde erfragen. Die Finanzbehörde ist dazu verpflichtet Ihnen eine detaillierte Auskunft zu geben!
Ich hoffe ich konnte Ihnen ein bisschen weiter helfen.
Wünsche Ihnen noch einen wunderschönen Tag
Mit freundlichen Grüßen
Katja Rabl
Vielen Dank für den Tipp. Werde ich mal erfragen.
leider kenne ich mich mit den Vorschriften der Archivierung nicht aus, ich weiß nur, dass das in meiner Ex-Firma auch so gemacht wurde. Die Originale wurden eingescannt und danach vernichtet. Normalerweise muss man die Rechnungen 10 Jahre aufbewahren.
Viele Grüße
Hallo Mäxx, grds. muss man sagen, das die Aufbewahrungsfrist für Belege 10 Jahre beträgt. Eine Ausnahme bilden da Handelsabschlüsse wie Bilanzen und Inventarverzeichnisse, die müssen 30 Jahre aufbewahrt werden. Und ehrlich, Urkunden wie Geburtsurkunde, Meister- oder Kaufmanns-Gehilfen Brief oder die Papier von Heirat /Scheidung oder Kaufverträge von Grundstücken und Häuser o.ä. würde ich immer im Original aufheben. Soweit ich weiß werden im Streitfall auch nur Originale als Beweismittel anerkannt. Zu Deiner Frage mit dem scannen. Gescannte Belege werden steuerlich nur anerkannt, wenn das Archivsystem bescheinigt, das es sich um eine originalgetreue Abbildung des Originalbeleges handelt. Ich habe keine Erfahrungen mit dem Archivsystem von Starmoney, aber wenn es die erforderlichen Zertifikate mitbringt, warum nicht. Ansonsten - bei den Belegen für die Steuererklärung liefere ich schon seit Jahren nur Kopien hin und bisher sind noch keine Beanstandungen gekommen. Ggf. ist das aber eine Entscheidung im Ermessensspielraum des FA-Bearbeiters. Es käme in Deinem Fall sicherlich auf einen Test an. Oder geh’ auf Nummer sicher und frag einfach beim zust. FA an, wenn das Gespräch positiv ist notier Dir Namen und Urzeit des Gesprächs und der Teilnehmer und dann kann es los geht.
mit den besten Wünschen
Uwe Fiebig