büro struktur im Malerbetrieb

Haus & Garten Möbel & Einrichtung
#1

Hallo.

Folgendes Problem:

Mein Vater und ich haben ein Malerbetrieb.

Unsere Struktur im Büro ist nicht rosig.
Hier und da liegen Zettel, der ganze Schreibtisch liegt voll.
Mein Vater ist zumeist unterwegs zu Kunden, beratet, misst aus ect., schreibt Angebote und Rechnungen auf Zetteln, die ich anschließend in unser Rechnungsprogramm eintrage, da mein Vater der Computertechnik nicht mächtig ist.

Wie bekommen wir bessere Struktur in unser Büro?
Mir würde es evtl. schon reichen, wenn man Tipps zu veschiedenen Kundenvorgängen geben könnte…

Ich wäre sehr dankbar…

Lieben Gruß,
Junior

#2

Hallo,
ist das Problem die Zettelwirtschaft, die Büro-Organisation oder die Software?
Gruß
Rainer

#3

Hallo,
ist das Problem die Zettelwirtschaft, die Büro-Organisation
oder die Software?
Gruß
Rainer

Die Büroorganisation, und somit auch die Zettelwirtschaft.
Danke für die schnell Antwort :smile:

junior

#4

Wenn ich es richtig verstehe, bist Du momentan für die Büro-Orga verantwortlich, Dein Vater der Praktiker vor Ort.
Ich würde mir wahrscheinlich eine fleißige Arbeitsbiene für’s Büro nehmen - auch wenn’s Geld kostet (kann auf selbstständiger Basis sein, dann hast Du kein Risiko) und falls Du so praktisch bewandert bist wie Dein Vater, würde ich die Zeit zusammen mit ihm nutzen, von ihm lernen - auch im Hinblick auf eine spätere Übernahme des Betriebs.
Macht das Sinn?

#5

Hallo Junior,

wie wäre es mir Hängemappen? Dafür gibt es dann so Plastikboxen, mit Deckel und Griff oder ohne (z. B. Elba Go Set).

Je Projekt eine Mappe anlegen, die Beschriftungsschildchen an der Reitern lassen sich leicht austauschen.

Die Boc kann man z. B. in den Kofferaum vom Auto stellen, immer nur die Mappen drin, die für den laufenden Tag gebraucht werden.

Im Büro gibt es dann eine Hängeregistratur ud abgeschlossene Projekte kann man z. B. in Aktenordner überführen.

Eiene andere Möglichkeit: Die losen Zettel werden unterwegs in eiem Ringbuch gesammelt, dass dann iom Büro abgearbeitet und gelehrt wird.

#6

Hallo Junior

Vielen Dank für Ihre Anfrage.

Ich habe verschieden Anläufe genommen, Ihnen diese Frage so verständlich wie möglich zu beantworten, gibt es doch auch verschiedene Möglichkeiten, sich zu organisieren. Aber probieren Sie es doch vorerst mal mit Fächern (Briefablagen), die Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen beschriften und in die nur das reinkommt, was draufsteht, z.B. zu verrechnen, Angebote, Bestellungen, usw. Wichtig ist, dass Sie den Vorgang eines Kunden nur an einem Ort haben, damit Sie ihn jederzeit überwachen können.

Ich hoffe, dass Ihnen diese Tipps dienlich sind. Sonst dürfen Sie sich gerne nochmal melden.
Gutes Gelingen!
Gudrun

#7

Hallo Junior,

zuerst würde ich Ablagefächer kaufen und je nach verschiedenen Aufträgen die Ablagefächer beschriften.Z. Bsp. eins für Angebote, eins für Rechnungen usw. Du mußt nur Deinen Vater dazu kriegen, daß er die unterschiedlichen Aufträge in die jeweiligen Ablagefächer legt. Somit wären die verschiedenen Aufgaben schon mal übersichtlich in den Fächern drin. Und auf einem Blick sichtbar. Das Zettelverteilungsproblem auf dem Schreibtisch wäre somit abgehackt.

Wenn Dein Vater gar nicht von den Zetteln loskommt würde ich die Zettel (alle Zettel eines Kunden) in Klarsichthüllen aufbewahren bis Du sie eingegeben hast. (Am Besten den Namen des Kunden auf die Klarsichtfolie schreiben)

Nachdem Du sie dann im Rechenprogramm eingegeben hast, einfach die Rechnung alphabetisch nach Kunden in Din A 4 Ordner ablegen. Die Zettel kannst Du dann, nachdem Du sie auf Korrektheit überprüft hast, entsorgen.

Am Anfang dauert es zwar bis man es so umorganisiert hat, aber es lohnt sich auf jeden Fall. Dannach braucht man halb so viel zu Arbeiten denn… Ordnung ist das halbe Leben…

Ich hoffe ich konnte Dir weiterhelfen.

LG und viel Spaß wünscht Dir Melissa18

#8

Hallo,

Ohje, das klingt nach ziemlich viel Chaos. Das müsst ihr auf jeden Fall erstmal in den Griff kriegen. Also ein für euch sinnvolles System mit Aktenordnern anlegen und auch diese Plastik-Ablagekörbe anschaffen, damit die Zettel nicht auf dem Tisch „rumfliegen“. Also z.B. Einen Korb für Aufmaße, einen für Angebote, einen für Rechnungen und alles was bearbeitet ist auch gleich im die Ordner ablegen, sonst sieht man nicht mehr durch.

Hoffe das hilft dir weiter, ansonsten einfach nochmal melden.

LG Angie

#9

Hallo Junior,
Mein Tip wäre: stellen Sie jemanden ein, der mit Bürotätigkeiten bestens vertraut ist (und wenn es nur stundenweise ist), der sich zumindest regelmäßig um den Papierkram kümmert - Ordnung in ein „Chaos“ zu bekommen, dauert immer seine Zeit.

Versuchen Sie es vielleicht mit einem Software-Packet, der Angebot, Aufmaß, Artikelstamm, Rechnung und Mahnstufen verbindet. Ich habe unter anderm mit „INFORM“ gearbeitet - es ist sehr gut für Kleinbetriebe. Es gibt noch sehr viele andere mehr. Sicher ist es eine Frage des Preises, aber wenn man die Arbeitskraft gegenrechnet, lohnt es sich.
Somit würde die doppelte Schreibung von Angebotszahlen und daraus folgender Rechnung entfallen, es gibt einen Artikelstamm, der einem die grobe Schreiberei abnimmt und man nur die Anzahl angeben muss.

Packen Sie Ihrem Vater Systemschübe auf den Schreibtisch mit Beschriftung, wo schon eine Vorsortierung nach Angebot, Rechnung ect. erfolgt (Erziehung muß auch bei Vätern sein :o)), es macht übersichtlicher.

Seien Sie pinipel mit der Ablage, damit Sie einen guten Überblick behalten - auch wenn es manchmal sehr nervig sein kann - aber Suchen kostet viel Zeit.

Legen Sie einen Kundenstamm an - es gibt kleine „Visitenkarten-Karusells“, die freien Karten kann man gut beschriften und man verlegt keine Telefonnummern mehr, sucht keine Adressen (vorallem fallen die „Schnippsel“ mit Nummern, die nach 2 Wochen keiner mehr zuordnen kann, weg).

Fragen Sie einfach, wenn Sie detailierte Tips zu bestimmten Vorgängen brauchen.

Noch einen schönen Abend

#10

Hallo Junior, ich würde versuchen, die „Zettelage“ in en Griff zu kriegen. Vermutlich habt ihr pro Auftrag mehrere kleine Zettel. Vielleicht ist es möglich, einen Auftragsbogen vorzubereiten auf dem Name Anschrift, Telefon, was gemacht werden soll und dann kann Dein Vater das Aufmass gleich darauf eintragen und was er noch dazu zu sagen hat kann auch drauf.

Und vielleicht kriegst Du ihn dazu, dass er diese Zettel nicht einfach irgendwohin legt, sondern in einen von Dir bestimmtes Fach. Dann weißt Du wenigstens, welcher von diesen vielen Zetteln wichtig ist. Und vielleicht schafft ihr es auch Euch eine 400 € Kraft einzustellen, die das alles abarbeitet - Aufträge, Rechnungen schreiben, Eure normale Ablage machen etc.
Ich drück Dir die Daumen - laß Dich nicht davon beirren, dass das „früher alles auch so lief“.

#11

Hallo Junior,
sei nicht niedergeschlagen, mir ging es auch so, irgendeiner muss es dann machen.
Also pass auf, das ist bei einem Malerbetrieb recht einfach. Ich gehe davon aus das Du Vorsteuerabzugsberechtigt bist und auch mtl. deinen MWST abführen musst, oder?
Du braucht keine aufwendige Software oder ähnliches.
Zwei Schalen aus Plaste A4 zur Ablage recht auf dem Schreibtisch Posteingang und Postausgang daneben zwei Aufträge und Rechnungen.
Der Vorgang gliedert sich in folgende Schritte

  1. Kundenkontakt
    Kunde teilt seine Wünsche mit was erhaben möchte
    -Posteingang

  2. Firma erteilt Angebot
    Du erstellst ein Angebot anhand der Anfrage mit Kalkulation Material und Klakulation Arbeitsleistung

  • Postausgang
  1. Kunde erteilt Auftrag
    Der unterschriebende Auftrag mit Skonto und Preis und Arbeitsleistung kommt zurück über den
  • Posteingang dannach in
  • Aufträge
  1. Der Auftrag wird aufgeführt von deiner Firma
  • hier werden alle Ausgaben wie Material und Arbeitsstunden gesammelt und an den Auftrag angeheftet!
    Wichtig hier ist die Benennung z.Bsp. dein Auftrag heisst Peter Müller, Du kaufst zwei Eimer Farbe in der Genossenschaft, dann auf die Quittung oder RG draufschreiben lassen oder selbst Auftrag Peter Müller.
  1. Auftrag ist fertig alle Stunden geschrieben alles gemacht, jetzt abrechnen.
  • Auftrag hernehmen
  • aufgelistete Materialliste hernehmen und vergleichen ob das eingesezte Material auch passt, Stunden dazu rechnen, RG schreiben und in den
  • Postausgang
    -Postausgang in ein Buch eintragen monatsweise zur Überprüfung wegen dem Porto
  1. letzter Schritt
    Hefter anlegen mit Monat 10/2010 Buchhaltung Aufträge Rechnungen.
  • fertige bearbeitet Aufträge mit Stundennachweis Materiallisten plus RG oben drauf abheften.
  • Monatsabschluß am Ende obendrauf auf diesem Blatt sind alle Rechnungen mit Nama Anschrift RG Nummer Betrag netto Brutto und MWST ausgewiesen.
  • am Ultimon auf den Hefterrücken schreiben RG 001/2010 bis RG 300/2010 falls eine Prüfung notwendig ist fragst Du nach der RG nummer und dem Jahr und weisst in welchem Hefter du schauen musst.

Alles am Monatsende ich die Ecxel Tabelle eintragen die rechnet dann aus was Du Einnahmen und Ausgaben, so weisst Du was an MWST zu zahlen ist.

So das wars vorerst wenn Du mehr Informationen haben möchtest lass hören, bis 100T€/mtl. geht alles per Hand mit Ecxel und Rechnungsbuch und Kontoauszügen.
Ich hoffe ich konnte helfen, wichtig bei allem ist das einer das Sagen hat im Büro zwei geht schief.
Notiere dein System wie du was bearbeitest und teile es mit so das Du im Krankheitsfall zu ersetzen bist.
Fedback wäre schön.
mfg
Tom

#12

Hallo Junior,

ich würde Dir gerne Tipps geben, aber dazu müßte ich einzelne Vorgänge kennen, um sie wirklich beurteilen zu können.

„Zettelwirtschaft“ ist ineffektiv, vor allen Dingen dann, wenn 2 Mann damit beschäftigt sind. Eine Überlegung wäre, inwiewit Du Deinen Vater an die Technik heranführen kannst. Ich weiß nicht, mit welchem EDV-Programm ihr arbeitet, aber die meisten Programme haben z.B. die Möglichkeit, Angebote und Rechnungen miteinander zu verknüpfen.

Ich weiß nicht, wo ihr eure Firma habt, aber ich bin genau in dem Bereich ( Büroorganisation und Abwicklung ) selbständig. Eine Überlegung von euch könnte sein, stundenweise jemanden im Büro einzustellen ( fest oder auf Honorarbasis ), damit ihr euch auf euer Geschäft und die Akquise konzentrieren könnt.

Wer macht die Buchhaltung ? Auch das könnte eine Bürokraft für den Steuerberater so weit aufbereiten, dass er nur noch buchen muß. Die Kosten dafür halten sich dann in Grenzen. GIbt es ein funktionierendes Mahnwesen ?

Wer besetzt das Telefon, wenn ihr unterwegs seid ? Oder leitet ihr Anrufe aufs Handy um und werdet beim Kunden gestört ?

Wer kümmert sich um die Korrespondenz, Terminplanung etc. ? Wie werden Termine verwaltet ?

Wie ist der Wareneinkauf organisiert ? Gibt es ein Warenwirtschaftsprogramm ?

Was sind Deine Aufgaben ?

Du siehst, ich habe mehr Fragen als Antworten für Dich. Mein Rat wäre, jemanden aus meiner Branche zu kontaktieren und den vor Ort mal schauen zu lassen, wie die Abläufe sind, um diese dann zu optimieren. Fakt ist, dass ein gut geführtes Büro wesentlich zum Ergebnis und zur Kundenzufriedenheit beiträgt.

Melde Dich, wenn Du noch Fragen hast.

LG
Sonne