Controlling Lohnkosten Personal

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
1

Liebe/-r Experte/-in,

ich bin seit kurzem Prokurist in einer kleineren GmbH und habe mich daher nun mal mit unserem Personalcontrolling befassen wollen. (P.S.: Ich bin eigentlich Techniker, daher sind meine Kenntnisse was dieses Thema betrifft nur Grundlagen).

Nun wollte ich mir mal die aktuellen Kosten der Firma pro Abteilung (also hauptsächlich Personalkosten) anschauen. Die Firma besteht derzeit aus folgenden Abteilungen (Vertrieb, Technik, Entwicklung, Sekretariat, Azubis).

Mein Weg war nun der Folgende:
Ich habe mir die Zahlen für die Löhne und Gehälter aus der Buchhaltung gezogen. Hierbei bin ich allerdings bereits auf das Problem gestoßen, dass unsere Buchhalter bisher die Löhne und Gehälter aller Abteilungen über ein und dasselbe Konto verbuchen. Somit erhalte ich nur einen Gesamtwert über alle Angestellten was die Löhne und Gehälter betrifft.

Da ich dies gerne für die Zukunft optimieren möchte und zukünftig auch sehen möchte, was welche Abteilung an Lohnkosten tatsächlich kostet, um dann auch auswerten zu können, was welche Abteilung tatsächlich monatlich umsetzen muss bzw. welche Abteilung eine andere Abteilung mittragen muss, habe ich mir nun überlegt, ob es nicht möglich ist, jeder ABteilung in der Buchhaltung ein separates Konto für die Löhne und Gehälter zu geben. DAmit hätte ich relativ einfach die Möglichkeit die Kosten der Gehälter pro Abteilung auszuwerten.

Oder wie sehen Sie das? Vielen Dank für eine Antwort!

2

Hallo unbekannter

Die Idee ist gut, hat aber ziemlich viele Nachteile, entspricht nicht der Logik einer Buchhaltung und wird deshalb so nicht praktiziert.

Ist etwas schwierig zu erklären ohne zu sehr ins Fachgebiet zu gehen und v.a. ohne zu wissen, mit welcher Software Ihr die Buchhaltung führt, aber ich versuche es mal abstrakt.

Die Finanzbuchhaltung (also da, wo Du die Konten hast), wiederspiegelt die externe Sicht Eurer Zahlen. Daher interessiert dort die interne Zuordnung (also z.B. die Zuordnung oder Aufteilung von Werten nach Abteilungen o.ä.) nicht.

Diese „Zuordnung“ geschieht dadurch, dass man bei jeder Buchung auf ein G&V Konto eine Zusatzinformation mitgibt. In diesem Fall wäre das eine Nummer je Abteilung, diese Nummer nennt sich dann „Kostenstelle“.

Mit diesem „Zusatzmerkmal“ lässt sich also das ganze Zahlenmaterial der Finanzbuchhaltung nach internen Gesichtspunkten gliedern, Du kannst dann quasi mit einer „Zusatzauswertung“ Dein Informationsbedürfnis befriedigen.

Diese „Zusatzauswertung“ nennt sich dann „Betriebsrechnung“ (bzw. „Betriebsbuchhaltung“, wenn noch mehr als nur Kostenstellen geführt werden).

Damit kann man noch viel mehr machen, z.B. interne Verrechnungen vornehmen, Zuordnungen von Werten auf Produkte u.a., Produktkostenrechnung etc. etc.

Die Gretchenfrage ist aber jetzt natürlich, ob Eure Buchhaltungssoftware überhaupt eine Betriebsrechnung beinhaltet, d.h. ob Du überhaupt Kostenstellen bei der Buchung mitgeben kannst. Müsste aber in den allermeisten Fällen möglich sein.

Sollte dies nicht so sein, gäbe es vielleicht auch noch andere Möglichkeiten, müsste man dann im Detail anschauen.

Ich hoffe, Dir mit dieser Information geholfen zu haben und wünsche Dir noch einen schönen Tag.

Wolfgang

3

Sehr geehrter User,
grundsätzlich ist die Finanzbuchhaltung nur eingeschränkt für die von Ihnen beabsichtigte Zielstellung sinnvoll, auch weil eine entsprechende Differenzierung der Konten die Buchhaltung aufbläht, die Übersichtlichkeit einschränkt und die nötige Variabilität bei unterjährigen Änderungen fehlt.

Daher empfehle ich, eine Kostenstellenrechnung einzuführen, gerne auch erstmal nur mit wenigen Kostenstellen. Dann sind die Buchungen zwar etwas aufwendiger, weil jeweils auch die Kostenstellen erfasst werden müssen, aber Sie sehen auf einen Blick, welche Kosten, gleich welcher Kostenart (also nicht z. B. nur Personalkosten, sondern grundsätzlich alle Kostenarten die sich direkt, oder indirekt über sogenannte Gemeinkostenstellen, den KoSt zuordnen lassen), wo anfallen.

Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammen arbeiten der z. B. DATEV verwendet, ist es ein Einfaches, eine solche Kostenrechnung einzurichten. Der Mehrwert der Aussagekraft ist erheblich! Sicher steht Ihnen der Steuerberater gerne bei, oder Sie melden sich bei mir direkt unter www.wk-queling.de.

4

Hallo TK8782!

theoretisch könnten Sie so vorgehen, und die Ausgaben das über verschiedenen Konten pro Abteilung buchen lassen. Diese Vorgehensweise ist jedoch sehr unüblich, da sie den Kontenplan unnötig aufbläht und zum Beispiel die Kontrolle der Jahresabschlüsse + Abstimmung der LSt- und Sozialversicherungsanmeldungen sehr schwierig macht.

Üblicherweise werden ihre Fragestellungen von den Kostenrechnung beantwortet. Dabei werden bei jeder Buchung neben der Kostenart( = Aufwandkonto) Zusatzinformationen mit gegeben. Diese Zusatzinformation nennt man Kostenstelle. Für jeden Bereich, den Sie hinterher auswerden möchten legen Sie eine Kostenstelle an. Auf diese Kostenstelle kontieren Sie dann sämtliche Kosten, also die Löhne, die Reisekosten, Kfz-Kosten, die Fortbildungskosten usw. Dann können Sie die Kostenstelle auswerten und sehen dann sämtliche Kosten, die von der Abteilung verursacht wurden. Dazu benötigen dann natürlich alle Personen, die Belege kontieren eine Liste der Kostenstellen.

Über einen sogenannten Betriebsabrechnungsbogen können dann die Kosten, der Hilfsabteilungen auf die Abteilungen weiterbelastet, die die Leistungen beziehen. Mit der Hilfe solcher Aufzeichnungen könnten dann zusätlich eine sogenannte Deckungsbeitragsrechnung erstellt werden. Diese wir für weitere Analysen ihres Unternehmes verwendet (aber das geht jetzt hier ein bisschen zu weit)

Zunächst sollten Sie klären, welches Buchhaltungssystem ihr Unternehmen verwendet. Wenn Sie mir das System nennen, dann kann ich ihnen bestimmt sagen, ob das System eine Kostenstellenabrechung besitzt. Die meisten Buchhaltungssystem sind in der Lage Kostenstellen abzubilden und viele haben auch schon ein paar grundlegende Auswertungen mit an Bord.

Bitte melden Sie sich noch einmal.

Gruß
Safran

5

Der Weg wäre machbar. Wäre es nicht sinnvoll Kostenstellen einzurichten (je Abteilung eine Kostenstelle die Arbeitnehmer werden den Kostenstellen inkl. der Lohnnebenkosten einmalig zugeordnet und dann monatlich automatisch gebucht. Im zweiten Schritt könnte man bei Bedarf die Kostenstellenrechnung noch um weiter Informationen ergänzen.

Gruss

Sven Heed

6

Lieber Controller,
die Antwort haben Sie sich schon selbst gegeben. Von den angegebenen Abteilungen scheint nur der Vertrieb produktiv zu sein, ich finde keine Produktion (oder ist das die Technik?) Die produktiven Abteilungen haben auch leistungskennziffern, also Produktionsausstoß, Verkaufsware. Die anderen Abteilungen arbeiten nach vorgegebenen BudgetUnd natürlich nach vorgegebenen Leistungen. (Noten für die Lehrlinge, neue Produkte aus der Entwicklung etc.
Viel Erfolg, es gibt eine Menge Fachliteratur und IHK-Kurse zu diesem thema.
Klaus Jürgen Leist
www.klaus-leist.de