Darstellung von ausgezifferten Offenen Posten

Wissenschaft Wirtschaftswissenschaften
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Ich hoffe ich bin hier richtig, und finde eine Antwort auf meine Frage:
Wir hatten eben eine Diskussion, über das Ausziffern von offenen Posten in einer Finanzbuchhaltung. Das Thema ist die Darstellung eines REST-OPs, nachdem eine Teilzahlung geleistet wurde.
Um das zu verdeutlichen, würde ich gerne ein einfaches Beispiel machen:

Mit Buchungsdatum 14.07.2008 wird dem Kunden eine Rechnung in Höhe von 1.500 gestellt.

Am 21.08.2008 leistet der Kunde eine (An)zahlung in Höhe von 500 Euro.
Bei der Verdichtung beider Buchungsvorgänge bleibt ein Rest-Op in Höhe von 1000 Euro stehen.

(Bei der Verdichtung wird in dem bestehenden Buchhaltungssystem der Ursprungs-OP übrigens nicht gelöscht, sondern als verdichtet gekennzeichnet und ausgeblendet. Somit ist es möglich, rückwirkend eine OP-Liste zu erstellen.)

Der Diskussionsgegenstand war nun das Buchungsdatum, unter welchem der neue Rest-Op gespeichert werden muss.

Mein Kollege ist der Meinung, der Rest-OP muss das Buchungsdatum des Urspungs-Op’s haben, also den 14.07.2008

Ich bin der Ansicht, (habe aber nicht wirklich Ahnung von Buchhaltung), dass durch das Ausziffern von der Originalrechnung mit einer Anzahlung ein neuer OP mit dem Datum des Auszifferns entsteht, also dem 21.07.08.

Würde der Rest-op unter dem 14.07 gespeichert werden, bekäme man beim Ausdruck einer OP-Liste per 14.07. beide OP’s angezeigt.

Wer kann mir sagen, wie der Rest-OP nun in der OP-Anzeige dargestellt werden muß?

mfg

Stefan Bockelmann

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Bei der Verdichtung beider Buchungsvorgänge bleibt ein Rest-Op
in Höhe von 1000 Euro stehen.
(Bei der Verdichtung wird in dem bestehenden
Buchhaltungssystem der Ursprungs-OP übrigens nicht gelöscht,
sondern als verdichtet gekennzeichnet und ausgeblendet. Somit
ist es möglich, rückwirkend eine OP-Liste zu erstellen.)

Ich verstehe zwar euer Buchhaltungssystem nicht ganz - wieso werden Buchungen „verdichtet“? Beim Buchen der Zahlungseingänge buche ich doch direkt gegen den OP. Dadurch bleibt bei den OP der übriggebliebene Betrag stehen und auf dem Konto des Debitors rechnet sich der Saldo runter.

Der Diskussionsgegenstand war nun das Buchungsdatum, unter
welchem der neue Rest-Op gespeichert werden muss.

Die eingegangene Zahlung erhält das Datum des Zahlungseingangs (also 21.07.08). Der Rest bleibt als OP ab dem 14.07.08 stehen, weil er ja auch seit diesem Datum fällig wäre (wird aber eigentlich nicht neu gespeichert - wie gesagt: bleibt stehen).

Mein Kollege ist der Meinung, der Rest-OP muss das
Buchungsdatum des Urspungs-Op’s haben, also den 14.07.2008

Genau.

Ich bin der Ansicht, (habe aber nicht wirklich Ahnung von
Buchhaltung), dass durch das Ausziffern von der
Originalrechnung mit einer Anzahlung ein neuer OP mit dem
Datum des Auszifferns entsteht, also dem 21.07.08.

Nein, ein OP ist ja ein Teil einer vorhandenen, „alten“ Rechnung und kann nicht zum zweiten Mal gebucht werden. Sonst hieße das ja, man hätte weitere, zusätzliche Außenstände von 1000,00 €

Würde der Rest-op unter dem 14.07 gespeichert werden, bekäme
man beim Ausdruck einer OP-Liste per 14.07. beide OP’s
angezeigt.

Eine OP-Liste lässt man sich ja eigentlich immer so aktuell wie möglich anzeigen - also mit heutigen Datum (oder ich habe eine Zahlungsziel von 14 Tagen, dann eben mit Datum vor 14 Tagen). Und dann wird doch automatisch alles als OP angezeigt, was bis zu diesem Tag fällig war (auch von vor 3 Jahren!)

Ich hoffe, ich konnte etwas helfen. Wenn mir auch nicht ganz klar ist, ob wir überhaupt von der selben Sache reden (Buchhaltung in einer Firma?!). Weil, so was wie „Buchungen verdichten“, „ausziffern“ oder gar „ausblenden“ kenne ich gar nicht.

Viele Grüße
Ute Schmäcke

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Hallo Ute,

danke erst einmal, dass du dich der Sache angenommen hast.

Ich verstehe zwar euer Buchhaltungssystem nicht ganz - wieso
werden Buchungen „verdichtet“?

Vielleicht habe ich mich falsch ausgedrückt. Die Buchungen selbst werden natürlich nicht verdichtet. Nur die OP-Anzeige.
Bsp:
Buchungen:
BuchDatum / Betrag / Buchungstext / OP-Nummer
14.07.2008 / 1.500 Eur / Rechnung / 4711
21.07.2008 / 500 Eur / Zahlung / 4711

OP-Anzeige:
21.07.2008 / 1.000 Eur / Rest-Rechnung / 4711

Beim Buchen der Zahlungseingänge buche ich doch direkt gegen den OP.
Dadurch bleibt bei den OP der übriggebliebene Betrag stehen und auf
dem Konto des Debitors rechnet sich der Saldo runter.

schon richtig, unter welchem Buchungsdatum bleibt der Rest-Op bei dir stehen?

Weil, so was wie „Buchungen verdichten“, „ausziffern“ oder
gar „ausblenden“ kenne ich gar nicht.

Mit „Ausziffern“ bzw. „verdichten“ meinen wir z.B.: eine Zahlung wird einer Rechnung zugeordnet (entweder automatisch oder manuell). Genau das, was du weiter oben beschrieben hast. Dadurch erlischt oder verändert sich der Offene Posten. Wie gesagt, die Buchungen bleiben unangetastet und sind jeder Zeit nachvollziehbar.
==> die Buchung für die Rechnung behält das Buchungsdatum 14.07.08, während die Zahlung in unserem Beispiel das Buchungsdatum 21.07.08 erhält. Unter diesem Datum wird nun in der OP-Anzeige der Rest-Op angezeigt. Genau das Datum steht zur Diskussion.

Aber ohne tiefere Einblicke in unser Buchhaltungssystem wird es vermutlich schwer sein, zu verstehen, worauf ich hinaus will.

Eine OP-Liste muss man u.U. für ein Kreditinstitut sehr wohl zu einem beliebigen Zeitpunkt ausdrucken können. Also muss irgendwie gespeichert werden, wann eine Rechnung (teil-)ausgeglichen wurde, damit das System weiß, wass von einem OP per diesem Datum noch übrig ist.

Gruß
Stefan Bockelmann

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Hallo.

Mit Buchungsdatum 14.07.2008 wird dem Kunden eine Rechnung in
Höhe von 1.500 gestellt.

Am 21.08.2008 leistet der Kunde eine (An)zahlung in Höhe von
500 Euro.
Bei der Verdichtung beider Buchungsvorgänge bleibt ein Rest-Op
in Höhe von 1000 Euro stehen.

Mal ein Einschub an dieser Stelle: warum hier schon ausziffern? Gibt es da einen besonderen Grund?
Ich würde die Zahlung einfach auf das Debitorenkonto buchen, und erst ausziffern, wenn vollständig bezahlt ist.

Der Diskussionsgegenstand war nun das Buchungsdatum, unter
welchem der neue Rest-Op gespeichert werden muss.

Mein Kollege ist der Meinung, der Rest-OP muss das
Buchungsdatum des Urspungs-Op’s haben, also den 14.07.2008

Meiner Meinung nach falsch. Machen wir doch mal gedanklich aus dem 14.07. den 14.06. - dein Kollege würde doch nicht ernsthaft für einen Zahlungseingang den Vormonat aufmachen, oder?
Ausserdem ist nunmal Fakt, dass ihr am 14.07. eine Forderung in Höhe von 1500 Euro hattet.

Ich bin der Ansicht, (habe aber nicht wirklich Ahnung von
Buchhaltung), dass durch das Ausziffern von der
Originalrechnung mit einer Anzahlung ein neuer OP mit dem
Datum des Auszifferns entsteht, also dem 21.07.08.

Richtig (wenn man denn unbedingt ausziffern muss).

Mal abgesehen von der Notwendigkeit die Rechnung überhaupt auszuziffern, bevor komplett bezahlt wurde - mit einem offenen Posten vom 21.07. könnte es Schwierigkeiten bei einem Mahnlauf geben. Was nimmt denn das Mahnprogramm als Fälligkeitsdatum an?

Ich würde, wie gesagt, die Zahlung a Konto buchen. Rechnung und Zahlung stehen dann untereinander und saldieren sich. Mahnlauf dürfte dann auch keine Schwierigkeiten machen.
Problematisch wäre diese Vorgehensweise nur bei einer Vielzahl von Belegen mit Anzahlungen - da ginge wahrscheinlich die Übersicht flöten.

Grüße
Joshua

5

Dazu habe ich eine andere Meinung:

Mal ein Einschub an dieser Stelle: warum hier schon
ausziffern? Gibt es da einen besonderen Grund?
Ich würde die Zahlung einfach auf das Debitorenkonto buchen,
und erst ausziffern, wenn vollständig bezahlt ist.

Das ist buchhalterisch und oft auch programmtechnisch falsch. Der Zahlungseingang gehört zu dieser Rechnung und demzufolge zu diesem OP. Wie du schon selbst sagst, wenn es mehrere solcher Fälle gibt, verliert man schnell den Durchblick. Wenn doppelt gebucht wird (also mit Debitoren- und Kreditoren-Konten, was ja bei der EÜR nicht der Fall sein muss), muss man auch die Rechnungen richtig ausbuchen (denkt immer an die netten Damen und Herren vom FA!). Und bei einigen Programmen funktioniert das nachträgliche Ausbuchen auch nicht. Da bleibt dann die Rechnung ewig in der OP-Liste, obwohl das Debitoren-Konto ausgeglichen ist!(wahrscheinlich, um den Buchhalter zur Ordnung zu erziehen!!)

Meiner Meinung nach falsch. Machen wir doch mal gedanklich aus
dem 14.07. den 14.06. - dein Kollege würde doch nicht
ernsthaft für einen Zahlungseingang den Vormonat aufmachen,
oder?

Nein, genau das ist falsch: erstens - wenn die Rechnung am 14.06. geschrieben wäre, wäre sie doch auch im Juni verbucht worden. Und zweitens - selbst bei einer Anzahlung vor Rechnungslegung geht das. Beim richtigen Buchen (z.B. Kasse an Debitor) würde dann der Anzahlungsbetrag als negativer OP erscheinen und würde beim Buchen der Rechnung (gegen diesen negativen OP) den Rechnungsbetrag bei den OP gleich vermindern.

Viele Grüße
Ute Schmäcke

6

Servus,

da wäre es gut zu wissen, um welches FiBu-System es sich handelt.

Üblicherweise ist die Verdichtung von OP eine Option zur Darstellung, die am dahinter liegenden OP-Bestand selber nichts verändert, und zu der genauso auch die Option zur unverdichteten Darstellung gehört, aus dem gleichen Datenbestand heraus. Naturgemäß sind in der verdichteten Darstellung keine Einzelbuchungen sichtbar, so daß auch ein vielleicht ausgewiesenes Datum keine Aussage hat, weil es ja nicht zu einer Buchung gehört. Wenn in verdichteten OPOS zu jedem Posten das älteste Buchungsdatum ausgewiesen wird, das zu ihm gehört, dann hat das immerhin eine Aussage, wenn - wie es die Regel ist - zuerst eine Forderung oder Verbindlchkeit eingebucht ist, und danach die Zahlungen, Verrechnungen, Skontierung etc., mit denen er ausgeglichen ist. In allen anderen Fällen nicht. Dommerweise sind es diese anderen Fälle, deren Historie eigentlich interessant ist.

Das, was Du suchst, bezieht sich auf die Darstellung von Offenen Posten nach Einzelbuchungen, und die sind eben nicht verdichtet, sondern offen ausgewiesen. Ergänzend gibt es immer noch die Darstellung im Hauptbuch, sämtliche Einzelbuchungen auf einem Korrentkonto.

Mit dem klassischen Ausziffern (nicht Ausklicken, sondern tatsächlich Ausziffern, händisch auf Papier) eines Saldos auf einem Korrentkonto erreicht man genau das, was die Maschine mit der OPOS-Darstellung „von selbst“ bringt. Wenn Du das mal auf einem T-Konto auf Papier machst, kommt genau das heraus, was in einem ordentlich gebuchten und gepflegten OPOS-Bestand ausgedruckt oder angezeigt wird: Die Darstellung eines Korrentsaldos in seiner Zusammensetzung, seiner Herkunft nach.

Was FiBu-Systeme besser können als ein Rechenknecht, der mit Bleistift und Radiergummi ein T-Konto ausziffert, ist die Darstellung der ausgeglichenen Posten. Die ist bei vielen FiBu-Anwendungen sehr gewöhnungsbedürftig, man hat hie und da den Eindruck, daß niemand dem Entwickler gesagt hat, was da denn eigentlich dargestellt werden soll. Aber immerhin: Die Ausgeglichene-Posten-Liste gehört auch zu einer OPOS-FiBu. Und in der ist dann der andere Teil der Historie drin, die Du suchst.

Schöne Grüße

MM

7

Servus,

Mal ein Einschub an dieser Stelle: warum hier schon
ausziffern? Gibt es da einen besonderen Grund?

Genau hier ausziffern. Ausgeglichene Posten ausziffern ist sinnlos. Der besondere Grund ist, daß man auf diese Weise erklären kann, aus welchen einzelnen Vorgängen sich ein Saldo zusammensetzt.

Ich würde die Zahlung einfach auf das Debitorenkonto buchen,
und erst ausziffern, wenn vollständig bezahlt ist.

Ja, das gibt dann die achtzig Seiten OPOS, die kein Mensch lesen kann. Gern geübte Praxis bei Kanzleien mit häufigem Wechsel des zuständigen Mitarbeiters. So eine Suppe dann Monate später klarkriegen ist eine pure Strafarbeit. Hab ich mal bei einem großen Importeur von Ackerschleppern gemacht, die Suppe war über drei Jahre weg aufgelaufen und hatte bereits angefangen zu gären. Schön ist anders…

Meiner Meinung nach falsch. Machen wir doch mal gedanklich aus
dem 14.07. den 14.06. - dein Kollege würde doch nicht
ernsthaft für einen Zahlungseingang den Vormonat aufmachen,
oder?

Wenn ein Datum bei verdichteten OPOS überhaupt einen Sinn hat, ist das Datum des ursprünglichen Vorgangs das einzig sinnvolle. Wann und wie da später mit irgendwelchen Zahlungen etc. dran rumgedüdelt wurde, ist völlig uninteressant. Interessant ist bloß die Aussage: „Da gammeln immer noch Salden aus einer drei Jahre alten Ausgangsrechnung herum“ oder sowas in der Art.

Ausserdem ist nunmal Fakt, dass ihr am 14.07. eine Forderung
in Höhe von 1500 Euro hattet.

Der Saldo zu irgendeinem Stichtag braucht nicht nochmal separat ausgewiesen zu werden. Die OPOS selber sind zu irgendeinem Stichtag dargestellt, dieses Datum erschlägt die Frage bereits. Interessant ist, woher die Leichen kommen, man braucht nicht nochmal zu wiederholen, daß der Saldo zum 31.07. bestanden hat, wenn man per 31.07. auswertet.

Ich bin der Ansicht, (habe aber nicht wirklich Ahnung von
Buchhaltung), dass durch das Ausziffern von der
Originalrechnung mit einer Anzahlung ein neuer OP mit dem
Datum des Auszifferns entsteht, also dem 21.07.08.

Um Gottes willen, warum denn das? Wenn ich auf eine Rechnung vom 17.12.2006 zuerst brav monatlich meine Raten bezahlt habe, dann irgendwann nichts mehr, dann wieder ein Viertel des Restsaldos, und später unregelmäßig ab und zu etwas: Sollen daraus siebzehn neue Offene Posten entstanden sein? Offen ist immer noch, unverändert, der Restsaldo der Rechnung vom 17.12.2006. Solang, bis sie bezahlt oder ausgebucht ist.

Wenn Du die Korrentkonten mit irgendwelchen freischwebenden, nicht zugeordneten Zahlungen „a conto“ zumüllst, und OPOS nur dann nutzt, wenn Du sie nicht mehr brauchst (nämlich wenn alles ausgeglichen ist), brauchst Du gar keine OPOS-FiBu.

Schöne Grüße

MM

8

Mit Buchungsdatum 14.07.2008 wird dem Kunden eine Rechnung in
Höhe von 1.500 gestellt.

Am 21.08.2008 leistet der Kunde eine (An)zahlung in Höhe von
500 Euro.
Bei der Verdichtung beider Buchungsvorgänge bleibt ein Rest-Op
in Höhe von 1000 Euro stehen.

(Bei der Verdichtung wird in dem bestehenden
Buchhaltungssystem der Ursprungs-OP übrigens nicht gelöscht,
sondern als verdichtet gekennzeichnet und ausgeblendet. Somit
ist es möglich, rückwirkend eine OP-Liste zu erstellen.)

Der Diskussionsgegenstand war nun das Buchungsdatum, unter
welchem der neue Rest-Op gespeichert werden muss.

Mein Kollege ist der Meinung, der Rest-OP muss das
Buchungsdatum des Urspungs-Op’s haben, also den 14.07.2008

Ich bin der Ansicht, (habe aber nicht wirklich Ahnung von
Buchhaltung), dass durch das Ausziffern von der
Originalrechnung mit einer Anzahlung ein neuer OP mit dem
Datum des Auszifferns entsteht, also dem 21.07.08.

Würde der Rest-op unter dem 14.07 gespeichert werden, bekäme
man beim Ausdruck einer OP-Liste per 14.07. beide OP’s
angezeigt.

Wer kann mir sagen, wie der Rest-OP nun in der OP-Anzeige
dargestellt werden muß?

Hallo Steffan,
dein Kollege hat Recht, denken wir mal an den Fall der Mahnung und ggf. an die Berechnung von Verzugszinsen!. Seit wann ist der Restbetrag von 1.000,00 Euro zu verzinsen - eben hab erster Fälligkeit, und nicht erst ab Zahlungseingang der Teilzahlung.
So sollten OP`s dargestellt werden. Die Frage der Auszifferung ist eine andere - bei der der Buchhalter tatsächlich schon mal den Überblick verlieren kann - aber nur kurz. Wie ein „Vorredner“ schon schrieb, mit Bleistifft und Radiergummi!. Ist die mühselige Arbeit, – wenn die OP-Listen schlampig sind (weil die Zugehörigkeit von Soll- und Habenbuchhungen - wegen Teilzahlungen, Skontobuchung, Gutschriften, etc. nicht ordentlich erfasst - und zugeordnet wurden),-- den Saldo des Personenkontos zu erläutern.
Grüsse in der Hoffnung geholfen zu haben
Rainer

9

Servus,

Hallo Martin.

Ja, das gibt dann die achtzig Seiten OPOS, die kein Mensch
lesen kann. Gern geübte Praxis bei Kanzleien mit häufigem
Wechsel des zuständigen Mitarbeiters. So eine Suppe dann
Monate später klarkriegen ist eine pure Strafarbeit. Hab ich
mal bei einem großen Importeur von Ackerschleppern gemacht,
die Suppe war über drei Jahre weg aufgelaufen und hatte
bereits angefangen zu gären. Schön ist anders…

Deswegen hatte ich auch ganz zum Schluss noch geschrieben:

Problematisch wäre diese Vorgehensweise nur bei einer Vielzahl von Belegen mit Anzahlungen - da ginge wahrscheinlich die Übersicht flöten.

Dass bei 80 Seiten OP’s keiner mehr durchblickt ist klar.

Wenn ein Datum bei verdichteten OPOS überhaupt einen Sinn hat,
ist das Datum des ursprünglichen Vorgangs das einzig
sinnvolle. Wann und wie da später mit irgendwelchen Zahlungen
etc. dran rumgedüdelt wurde, ist völlig uninteressant.
Interessant ist bloß die Aussage: „Da gammeln immer noch
Salden aus einer drei Jahre alten Ausgangsrechnung herum“ oder
sowas in der Art.

Zugegebenerweise bin ich hier wohl von SAP verdorben. Wenn man bei R3 einen Zahlungseingang gegen Debitor bucht, und Differenzen vortragen läßt, bekommt der Beleg automatisch das Buchungsdatum des Zahlungseingangs.
Allerdings hat man zur Unterscheidung immer noch das Belegdatum und das Zahlungsfristenbezugsdatum.
Wäre also wirklich interessant, das Fibu System zu kennen.

Grüße
Joshua

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Herzlichen Dank an Alle, die sich so rege an der Diskussion beteiligt haben. Ich denke, ich kann mit der Auswertung Eurer Informationen den „Streit“ mit meinem Kollegen beilegen.

Es handelt sich hier übrigens um eine Branchen-Fibu der Firma BSI GmbH, die kaum Jemand von Euch kennen dürfte.

mfg

Stefan Bockelmann