Datenschutz, Datenminimierung im öffentlichen Dienst und Handakten

Behörden & Recht Allgemeine Rechtsfragen
#1

Hallo,
wir speichern bei uns in der Behörde aus meiner Sicht, viel mehr Daten als erlaubt. Meine Kollegen sind allerdings der Meinung, dass wir die Daten ja vielleicht irgendwann noch mal gebrauchen können. Auch wären die Daten sinnvoll um vielleicht mal Querverbindungen herzustellen. Ich bin der Meinung, dass das nicht geht, weil sie ja für den Zweck nicht erhoben wurden. Außerdem bin ich der Meinung, dass nicht einfach alles gespeichert werden darf, nur weil man es ja vielleicht mal gebrauchen könnte. Aus meiner Sicht erlaubt uns das Gesetz nur den Nutzen für die eigentliche Datenerhebung. In diesem Fällen hätte aus meiner Sicht der Bürger dann die Bringpflicht und wir nicht stattdessen die Aufbewahrungspflicht. Ich habe aber nicht so richtig meine Meinung im Gesetz gefunden.
Meine Kollegen reagieren aggressiv, wenn ich vielleicht irgendwas unternehme, was damit diese eingeschränkt wären. Allerdings stand ich doof war, weil ich keine Gesetze und Paragrafen zur Hand hatte.

Dann habe ich noch ein zweites Problem. Wenn ich das richtig sehe, darf ich keine Handakten über den eigentlichen Prozess hinaus führen. Aber manchmal geht es auch darum über einer Firma längerfristig Informationen zu sammeln, damit ich meiner Pflicht zur Überwachung nachkommen kann. Wie lang kann ich Informationen behalten? Es geht in erster Linie um Familienunternehmen.

Können Sie mir helfen? Es geht um Baden-Württemberg. Danke.
Beste Grüße

#2

Hallo,

Bei Dir und den Kolleginnen und Kollegen scheint es unterschiedliche „Meinungen“ zu geben. Die genaue gesetzliche Lage scheint unbekannt zu sein, so dass „Meinungen“ meinetwegen auch „Rechtsempfinden“ die Diskussion beherrscht.
Wie wäre es mit einem klärenden Gespräch mit der Datenschutzbeauftragten Deiner Behörde, danach sollte klar sein was zulässig ist und was nicht.

Nebenbei gefragt: Was meinst Du mit „das Gesetz“, es dürfte in Deiner Behörde sicher mehrere Gesetze geben, die Euren Handlungsrahmen abstecken.

Es liest sich für mich so, als ob Du das Daten sammeln - was Du Deinen Kolleginnen und Kollegen ankreidest - hier in Form der Handakte jetzt für Dich selbst zum „richtigen Handeln“ erklärst.
Auch hier wäre ein Gespräch mit der Datenschutzbeauftragten angebracht.

Und auch hier nebenbei gefragt: Was ist in der Handakte? Alle relevanten Daten, Dokumente usw. gehören in die „offizielle Akte“, die dann irgendwann ins Archiv wandert. Dort kann ich auch später noch die Informationen finden.

Gruß
Jörg Zabel

#3

Unerlaubte Vorratsdatenspeicherung

Völlig richtig. Strenge Zweckbindung

Ganz genau. Du hast mehr drauf als die Kollegen.
Es gilt das Prinzip „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“.
D.h. entweder besteht eine Rechtsnorm oder eine Erlaubnis der betroffenen Person für eine Datenverarbeitung.
Datenverarbeitung ist auch „Speicherun“. Das gilt auch für Papierakten.

Ihr werdet einen behördlichen datenschutzbeauftragten haben. An den solltest du dich wenden. Der behandelt deine Hinweise so, dass dein name nicht in Erscheinung tritt.

Tja, Pechsache. Nur weil es nützlich ist, ist es nicht erlaubt.Während des Prozesses und in der anschließenden Zeit, bis ein Urteil rechtskräftig ist, kannst du natürlich eigene Arbeitsnotizen führen. Der Rest wandert dann in die Prozessakte, die du später ja noch einsehen kannst. Frag nach euren Registraturrichtlinien für Prozessakten, wann diese zu vernichten sind.

Wenn es eine Pflicht gibt, hast du dafür auch eine Rechtsgrundlage.

Gruß
rakete

#4

Was sagt denn der Datenschutzbeauftragte der Behörde bzw. der zuständigen Aufsichtsbehörde - notfalls auch der des Landes - dazu?

#5

Vielen Dank an alle. Ich werde meinen Datenschutzbeauftragten noch mal fragen.