Die Notwendigkeit/rechtliche Bewertung von allem, was nicht gerade qualifizierte elektronische Signatur ist, ist in der Tat so ein Thema. Trotzdem wird es vielfach gemacht und akzeptiert/ist in vielen Fällen unproblematisch, da ohnehin in einer Vielzahl von Fällen keine Formvorschriften existieren.
D.h. man muss sich zunächst mal den konkreten Fall ansehen, ob dieser besonderen Formvorschriften unterliegt, und kann erst dann überlegen, ob und welche Signaturvariante hier möglich und sinnvoll ist. So macht eine qualifizierte elektronische Signatur im Einzelfall aufgrund des Aufwands und der Kosten des Verfahrens sicherlich keinen Sinn. D.h. nur weil diese im Einzelfall rechtlich möglich wäre, heißt dies noch lange nicht, dass es sich auch um ein praktikables Verfahren für diesen Fall handelt.
Wenn man keine besonderen Formvorschriften erfüllen muss, kann und sollte man zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur greifen, die oft auch firmenintern eingesetzt wird. Aber auch da halte ich den Aufwand für einen Einzelfall für zu hoch.
Eine einfache elektronische Signatur ist natürlich auch durchaus vielfach möglich, wenn keine Formvorschriften bestehen, ist aber im Falle des Falles nicht viel wert. D.h. das ist nur etwas für ganz unproblematische, harmlose Dinge, bei denen es um nichts geht. Aber als einfache elektronische Signatur geht auch schon ein einfaches Antwort-Mail durch. D.h. da braucht es dann keine zusätzlichen Tools/Dienstleister.
BTW Dienstleister: Neben Adobe wird auch gerne DocuSign genutzt, die bietet - unabhängig von den nationalen deutschen Regelungen - diverse ganz nützliche Möglichkeiten an (wie schon oben geschrieben: Es wird viel gemacht, und funktioniert auch oft unproblematisch, zumindest bis es mal richtig knallt).