Dokumentanarchivsysteme ELO / Develope D3 / etc

Computer: Software & Programmierung Office Software
#1

Hallo,

wir sind gerade dabei ein Domkumentenmanagementsystem
im Unternehmen einzuführen.
Mitlerweile haben wir uns schon mehrere Systeme, unter anderem ELO, Develope D3, Helios und Dokuware angesehen. Man ist zwischen den Lösungen immer etwas hin und her gerissen, eine Entscheidung zu fällen ist nicht ganz leicht.

Kann mir daher jemand aus eigenen Projekten seine Erfahrungen mitteilen, warum er sich zu seinem System entschieden hat und wie nun die Praktische Umsetzung (z.B. Wann wird gescannt, wie wird archiviert etc.) erfolgt ist ? ETC., etc.

Über nützliche Hinweise danke ich schon vorab recht herzlich !

Viele Grüße

Thomas N.

#2

Hallo Thomas,

ich muss gestehen, dass ich bei dieser Frage nicht ganz neutral bin, da ich meine Brötchen bei der EASY SOFTWARE AG verdiene, die ein bedeutender Hersteller von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) im deutschen Markt ist. Allerdings würde sicher auch ein neutraler Berater anregen, sich die Produkte von EASY einmal anzusehen, die im Markt sehr weit verbreitet sind.

Generell: „Eigene Erfahrungen“ von anderen halte ich nur in dem Umfang für nützlich, in dem sie sich auf vergleichbare Rahmenbedingungen beziehen. Wenn Sie Ihre E-Mails aus einem EXCHANGE-Server heraus archivieren wollen, was nützt Ihnen dann die Erfahrung eines anderen mit einem Produkt für die Archivierung von Ausgangsbelegen eines SAP-Systems?!?

Ich würde Ihnen daher empfehlen, sehr klar zu definieren, welche Anforderungen Sie haben und welche Ziele Sie mit dem Einsatz eines DMS verfolgen (jetzt sofort und möglicherweise in späteren Ausbaustufen). Dann können Sie die Produkte gezielt auf diese Anforderungen hin sichten.

Und noch ein Aspekt: Ein DMS ist keine IT-Anwendung, die man nach der Methode „CD einlegen, SETUP drücken und es läuft“ in Betrieb nehmen kann. Zur Einrichtung eines DMS ist qualifiziertes Fachpersonal erforderlich, i.d.R. vom Fachhändler oder vom Systemhersteller selbst. Achten Sie also unbedingt auf die Qualität Ihres Anbieters bei Einrichtung und Service des DMS. Ein falsch eingerichtetes DMS kann nicht nur überflüssige Kosten und Leistungseinbußen verursachen, sondern sogar gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen und erhebliche rechtliche Nachteile mit sich bringen, z.B. bei Steuerprüfungen.

Ich hoffe, dies hilft ein wenig …

Viele Grüße
Wolfgang Heinrich
[email protected]

#3

Hallo Thomas,

nun, Deine Frage exakt zu beantworten ist gar nicht so einfach, denn hier spielen einfach zu viele Faktoren eine Rolle.
Die von Dir genannten Systeme bewegen sich alle im mittleren DMS-Preissegment, Abgrenzugen sind hier meistens nur marginal und auf das jeweilige Fallbeispiel bezogen.

Ich würde die Auswahl auch nicht vom jeweiligen Hersteller abhängig machen, sondern eher vom „Bauchgefühl“ welcher Hersteller am sympatischten rüber kommt. Denn im Projektalltag zählt nur eins: Vertrauen in die Lösung, wie auch immer der Hersteller heißen mag…

Grüße Oliver

#4

Hallo,

wir sind gerade dabei ein Domkumentenmanagementsystem
im Unternehmen einzuführen.

Hallo Thomas,

in der Regel stellt die Einführung eines solchen Systems eine komplexe Aufgabe da, die neben der Lösung rein technischer Fragestellungen vor allem auch das Aufstellen organisatorischer Festlegungen und Regelungen erfordert.

Die Auswahl eines geeigneten Systems richtet sich natürlich nach den bestehenden Anforderungen des einführenden Unternehmens. Ich gehe davon aus, dass ein entsprechender Anforderungskatalog/ ein Lastenheft erarbeitet wurde?
Hier nur ein paar Aspekte:
Es soll gescannt werden? hochvolumiges Massenscannen? Automatische Indizierung? ggf. Einbindung in eine PKI und Verwendung elektronischer Signaturen?
Workflowkomponenten erforderlich?
Einbindung bestehender DV-Systeme geplant?
Bestehende Pflichten/Interne Regelwerke zur befristeten Verwahrung von Dokumenten?
Führen einer elektronische Registratur? Ablöse der papiernen Aufbewahrung? usw. usw.

Um Entscheidungsunterstützung zu bekommen eignen sich entsprechende Marktstudien, die bestehende Systeme hinsichtlich ihres Leistungsumfangs und -qualität bewerten. Spontan fallen mir dazu die BARC-Studien ein (nicht gerade billig aber mE gut für diese Zwecke zu nutzen; ggf. mal googeln)
Zu den organisatorischen Aspekten gibt es umfangreiche frei zu nutzende Quellen des BVA (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang), Stichwort DOMEA-Konzept der KBSt. Die Studien sind frei zugänglich; der Fokus liegt auf behördlicher Schriftgutverwaltung.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

J. Schmidt

#5

Hallo,

leider kann ich nicht helfen, da ich in der digitalen Bildbearbeitung bewandert bin. Nicht aber irgendwelche Archivsysteme,

sorry…

#6

Hallo Thomas,

deine Frage ist wirklich berechtigt, weil es viele Systeme gibt, die sich meist nur wenig unterscheiden.
Der Unterschied zwischen den günstigeren Lösungen wie ELO, Easy-Archiv usw. gegenüber d.3, Saperion, OptimalSystems ist, dass die Lösungen in ihrer Anwendbarkeit starr sind und die teureren eben flexibler angepaßt werden können. Die Grundfunktionen „Sacnnen von Dokumenten“, „Archivieren“, „Recherchieren“ erfüllen alle Lösungen. Wichtig ist nur, dass das Scannen auch eine automatisierte Formularverarbeitung unterstützt und dass beim Archivieren intelligente Verschlagwortungen definiert werden können. Viele Lösungen werben auch mit der Volltextsuche über alle Dokumente, aber das ist eher der Notnagel, falls man ein Dokument wirklich mal nicht findet (z.B. weil es falsch abgelegt wurde). Im Allgemeinen wird man ein Dokument immer anhand seiner Metaddaten identifizieren. Für die Entscheidung, wann gescannt und archiviert wird, muß fallweise entschieden werden. Das ist keine Frage der Software.
Ich hoffe, dass es meine Beschreibung etwas geholfen hat. Falls du noch weitere Fragen hast, kannst du dich gerne nochmals melden. Vielleicht können wir das auch direkt per Email machen. Gruß, Günter L.

#7

Hallo Thomas,

du hast Glück ;o)… Eine Freundin von mir ist auf diesem Gebiet Spezialistin und ich würde dich bitten, direkt mit Ihr in Kontakt zu treten. Sie kann dir genau sagen, was für Euer Unternehmen das Beste und „Bezahlbarste“ ist, denn die Preisspannen sind enorm.

Anbei Ihre Kontaktdaten

Doris Störtzer
Scintillations Limited
06074-6940610
0177-4804259
[email protected]

Einfach durchklingeln oder E-Mail, mit kurzer Erklärung um was es geht. Und bei der Frage wie du auf Sie gestoßen bist -> Kati Beger über Wer Weiß Was ;o)

Ich hoffe dir geholfen zu haben (kurzes Feedback wäre nett), bis dahin

Kati Beger

PS.: Und nicht vergessen… wer digital archiviert sucht weniger!