Dokumente elektronisch archivieren

Computer: Software & Programmierung Software allgemein
#1

Hallo,
ich poste meine Frage mal im Brett Software allgemein, da ich sonst kein passenderes Brett gefunden habe.

Ich möchte zukünftig meine Post (Rechnungen, Banksachen, Verdienstabrechnungen, etc - also alles außer Werbung) einscannen, um sie elektronisch zu archivieren.
Zur Zeit beschäftigen mich noch folgende Fragen:

  • welche Auflösung beim Scannen

  • Dateinamen und Ordnerstruktur

  • sinnvolles Dokumentenmanagement

  • welche Dateiformate

Gibt es hier jemand der seine Post schon seit längerem elektronisch archiviert und der ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern kann?

Danke und Gruß
Rainer

#2

Als Auflösung wird oft 150 DPI genommen, wobei ich mich nur mit 300 DPI zufrieden stellen würde. Mein Scanner scannt Dokumente und vergibt automatisch Dateinamen, die aus einem wählbaren Namen und einer automatzisch vergebenen Zahlenkombination bestehen. So könnte ich theoretisch alle Dokumente einscannen, sie landen wahlweise in einem Verzeichnis oder in einem Verzeichnis mit Datum.

Was viel wichtiger ist: Die gescannten Dokumente sind ohne Zusatzsoftware (wie z.B. Texterkennung) nicht durchsuchtbar. Du hast also eine Punktmenge auf der Festplatte, nun muss deine Dokumentensoftware das Ihrige tun, um z.B. Texte zu erkennen und einen Suchindex bilden etc.

#3

PDFs als Dateien, inkrementell auf NAS gesichert

Hallo,
ich poste meine Frage mal im Brett Software allgemein, da ich
sonst kein passenderes Brett gefunden habe.

Ich möchte zukünftig meine Post (Rechnungen, Banksachen,
Verdienstabrechnungen, etc - also alles außer Werbung)
einscannen, um sie elektronisch zu archivieren.

Hallo Rainer,

das ist eigentlich nichts Neues. Hier gibt es schon viele Angebote für Unternehmen und Privatpersonen. In manchen Unternehmen gelangt das Papier nur bis zum Posteingang, wird ab da digitalisiert.
Und manchmal kommt es gar nicht mal zum Unternehmen, sondern wird kurz nach der Einlieferung bei der Post eingescannt und geht schon elektronisch im Unternehmen ein.

Fragt sich halt, für was Du die Dokumente/Information später noch brauchst.

Problematisch ist es nämlich, wenn die Unterlagen später noch mal für Dritte gebraucht werden. Denn ein Scan hat nicht den Wert eines Originals. Mit einem fotokopierten 50-Euro-Schein kannst Du auch nichts einkaufen.

Entsprechend habe solche Unterlagen für das Finanzamt oder andere offizielle Stellen keine Beweiskraft. Sie können es anerkennen, müssen es aber nicht. Schließlich ist es ein Leichtes, eine Bilddatei zu manipulieren.

Im kommerziellen Bereich werden deshalb Scanverfahren eingesetzt, die die Ausgabedatei gleich digital signieren.

LEITZ hat schon sehr früh den Konsumentenmarkt im Blick gehabt, kenne das Produkt aber nicht. http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronischer_Leitz_Or…

Der Markt ist aber riesig, weil es ganz viele Facetten gibt: Rechtssichere Ablage, Zugriffssicherung, Datei- oder Inhalts-Management, Synchronisation, Ablage in der Cloud, geräteunabhängige Verfügbarkeit.

Ich persönlich erzeuge mit der mitgelieferten Scannersoftware 300dpi-PDFs, die ich entsprechend verschlagworte und benenne und dann ganz normal im Dateisystem ablege. Mehr als die Windows-Suche brauche ich da persönlich nicht.
Die Originale wandern für einige Jahre in Ordner, dann in zugeklebten Umschlagtaschen auf den Dachboden.

Ciao, Allesquatsch