Hallo,
ich habe bisher noch nie mit der Dokumentstruktur in Word gearbeitet.
Nun aber festgetsellt, dass sie für mein Vorhaben sicherlich sinnvoll wäre, da ich im Dokument Texte einfügen muss, die mal hier und mal dort hingehören und sich auf andere Seiten beziehen. Da wäre es doch sinnvoll, ich könnte ohne zu scrollen anhand der Dokumentstruktur erkennen, wo ich welche Teilüberschriften habe und mit einem Klick dort hingelangen. Nun meine Frage: Das Dokument besteht bereits. Ist es schwierig, im Nachhinein eine Dokumentstruktur einzufügen? Wie gelingt es mir dann, die bereits bestehenden Titel in diese Struktur einzubinden? Da der Autor des Dokumentes nicht mit einer automatischen Nummerierung gearbeitet hat, sondern per Handeingabe. Daher frage ich mich, ob Word dann überhaupt die Struktur erkennen kann… Hätte ich noch andere Möglichkeiten?
Danke vorab fur die Hilfe!
Kim
hallo
die dokumentstruktur-ansicht im word macht was ähnliches wie die gliederungsansicht - nur dass sie nur texte mit einer gliederungsebenen grösser 0 anzeigt und vor allem in der sidebar liegt und damit parallel zur normalen ansicht verwendet werden kann.
gliederungsebenen sind normalerweise direkt mit den überschriften verknüpft, d.h. überschrift 1 ist gliederungsebene 1, überschrift 2 ist gliederungsebene 2 usw. standardtext hat gliederungsebene 0. man kann die gliederungsebenen aber auch direkt zuweisen und muss daher nicht zwingend mit überschriften arbeiten.
hat man allerdings eine komplett manuell formatierten text, dann zeigt die dokumentstruktur nichts sinnvolles an. word versucht zwar beim ersten einblenden der dokumentstruktur sowas wie überschriften zu finden - es orientiert sich dabei hauptsächlich an möglichst freistehenden absätzen. das ergebnis ist aber meist unbrauchbar.
in diesem fall bleibt also nur das manuelle umformatieren des textes. den tatsächlichen überschriften muss also auch eine entsprechende formatvorlage zugeweisen werden. vorteil: das automatische durchnummerieren ist danach ein klax. ausserdem erhält man dabei auch ein halbwegs einheitliches aussehen des dokuments.
lg
erwin
ps: stellt sich zuletzt nur die frage, warum für so ein dokument dann word verwendet wurde, wenn man nicht mal die basis-funktionen davon nutzt. da hätte ja auch notepad oder wenigstens wordpad gereicht. die sind gratis beim windows dabei…
Hallo,
erst einmal vielen Dank fürs Erklären. Ich habe bisher noch nie mit so langen Texten gearbeitet, dass eine Dokumentstruktur nötig gewesen wäre, habe aber dennoch in meinen Dokumenten immer die automatische Durchnummerierung genutzt. Jetzt muss ich aber ein vorliegendes Dokument ändern, das über 100 Seiten hat. Das heißt also, wenn ich die vorgegebene Nummerierung lösche und durch eine automatische ersetze, müsste die Dokumentstruktur leicht herzustellen sein, oder? Kann ich auch den umgekehrten Weg gehen und der Struktur sagen, was ich vom Text her gerne als Titel ausgewiesen hätte, wenn die Struktur die Nummerierung selbst so nicht erkennt?
Danke nochmals!
Kim
[Bei dieser Antwort wurde das Vollzitat nachträglich automatisiert entfernt]
hallo
das wichtigste ist, dass du im dokument die formatvorlagen (engl: styles) nutzt! überschriften sollten immer mit dem entsprechenden style „überschrift x“ formatiert werden (das x steht für die gewünschte ebene). sobald das dokument korrekt mit styles versehen ist, ist der rest ein klax:
- bestehende nummern können mit suchen/ersetzen entfernt werden
- automatische nummerierung ist eine absatzformatierung, die im style eingetragen werden kann. überschriften werden dann vollautomatisch nummeriert
- auch ein automatisches inhaltsverzeichnis sowie vernünftige kopfzeilen mit referenzen auf die überschriften ist dann möglich.
- und die dokumentstruktur/gliederungsansicht funktioniert dann sinnvoll
den überschrift-style anzuwenden ist ja sehr einfach:
- den absatz markieren
- links oben aus der dropdownlistbox, wo „standard“ steht, „überschrift 1“ auswählen (oder eben eine andere gliederungsstufe)
fertig
die manuelle nummerierung muss nicht unbedingt entfernt werden - sie ist ja nicht grundsätzlich falsch, wenn auch sehr ungeschickt. word kann das viel besser und komfortabler.
zum entfernen einer manuellen nummerierung:
- den ersetzen-dialog aufrufen
- suchen nach: "^#. " (ohne die hochkomma)
- den button „erweitern“ klicken
- den button „format“ klicken
- die option „formatvorlage“ auswählen
- die formatvorlage „überschrift 1“ wählen
- das ersetzen durch-feld leer lassen
- auf „alle ersetzen“ klicken
=> löscht dir in überschriften alle ziffern, die direkt von einem punkt und einem leerzeichen gefolgt sind.
das ganze für zweistellige nummern und die übrigen überschriften wiederholen.
neu nummerieren geht ebenso einfach:
- die erste überschrift 1 markieren
- format->nummerierung und aufzählungszeichen
- reiter „gliederung“ auswählen
- die gewünschte nummerierungsform auswählen (normalerweise nimmt man die dritte)
- ok drücken
fertig - schon sind ALLE überschriften (auch der ebene 2 usw.) richtig nummeriert. ab jetzt werden auch neue überschriften automatisch neu nummeriert. selbst wenn du ein ganzes kapitel verschiebst, bleibt die nummerierung korrekt.
nun noch der bonus:
- an den beginn des dokuments gehen
- einfügen->referenz->index und verzeichnisse
- reiter „inhaltsverzeichnis“ auswählen
- ev. noch an der formatierung schrauben (der default ist meist ok)
- ok drücken
fertig - ein perfektes inhaltsverzeichnis, dass sich selbst an den inhalt des dokuments anpasst.
lg
erwin
Danke! Schade, dass man nur e. Stern vergeben kann
odaher so *****