Doppelte Einträge löschen

Hi,

ich habe in Excel 2002 eine Liste mit über 25000 Adresseinträgen die allerdings einige Adressen mehrfach enthält.

Da ich nun diese Tabelle nutzen möchte um ein Mailing zu schreiben, möchte ich die doppelten Adressen automatisch entfernen lassen, geht das?

Erschwerend kommt wahrschenlich hinzu das die doppelten Adressen verschieden andere Daten beinhalten, wenn z.B. unter einer Adresse mehrere Personen wohnen. Auch solche sollten herausgefiltert werden, so dass ich pro Haushalt nur ein Anschreiben habe.

Vielen Dank für eure Unterstützung!
Michael

Ich würde folgendermassen vorgehen:

  • Hilfsspalte einführen (z.B. rechts neben der eigentlichen Tabelle). Nehmen wir an, es ist Spalte H.
  • In H2 eine „1“ eingeben (die Adress-Liste beginnt in Zeile 2).
  • In H3 wird „=H2+1“ eingegeben.
  • Spalte H nach unten ausfüllen bis zur letzten Zeile.
  • Markierung nicht löschen, sondern gleich den Inhalt von Spalte H kopieren ([Strg]+[C]).
  • Werte an gleicher Stelle wieder einfügen: Bearbeiten / Inhalte einfügen… / Werte.

Mit Hilfe dieser Spalte können wir die Adressen hinterher wieder in den Ausgangszustand sortieren, falls das gewünscht wird. Ansonsten (oder falls schon so eine Numerierung existiert) die obigen Schritte einfach weglassen.

Nun zum Auffinden der doppelten Einträge. Am einfachsten ist es natürlich, wenn man nur ein einziges Feld auswerten braucht, um Gleichheit festzustellen. Bei Dir scheint das aber nicht der Fall zu sein. Ich gehe daher mal von den folgenden zwei Voraussetzung aus:

  • Wenn bei zwei Adressen Strasse, Hausnummer und Nachname gleich sind, gelten sie als Dopplung (andere Konstellationen sind natürlich denkbar).
  • Es gelten die folgenden Spaltennamen: Strasse: S , Hausnummer: N , Nachname: Z (Zuname).

Zunächst muss die Adressliste sortiert werden, und zwar bei obigen Voraussetzungen folgendermaßen:

  • Zuerst nach Spalte S ,
  • in zweiter Instanz nach N
  • und schließlich nach Z (jeweils aufsteigend).

Nun führe ich eine weitere Hilfsspalte ein, die mir die Dopplungen anzeigen soll. Ich verwende hier Spalte D:

  • in D1 folgendes eingeben: „Dopplungen“ (muss irgendwas drin stehen wegen des Filters, s.u.).

  • in D2 folgendes eingeben: „=Und(S2=S1; N2=N1; Z2=Z1)“.

  • Spalte D wieder nach unten ausfüllen bis zur letzten Adress-Zeile.

In Spalte D steht nun entweder WAHR oder FALSCH. Alle Unikate sind dabei mit FALSCH markiert, Dopplungen mit WAHR. Um die doppelten Einträge besser sichtbar zu machen, könnte man die bedingte Formatierung verwenden. Einfacher ist es aber, den Autofilter zu nutzen:

  • Zelle D1 auswählen.
  • Menü Daten / Filter / Autofilter aktivieren.
  • Den Filter in D1 auf „WAHR“ setzen.
  • Mit der Maus alle noch sichtbaren Adress-Zeilen markieren und einfärben.
  • Den Filter in D1 wieder auf „alle“ setzen.

Nun kann man nochmal durchgehen und prüfen, ob wirklich alle „Treffer“ gerechtfertigt sind. Sollte dabei eine Dopplung auftauchen, die gar keine sein soll, einfach den Inhalt der entsprechenden Zelle in Spalte D löschen.
Wenn dann alles okay ist, kann man den Filter wieder setzen und mit den angezeigten Dopplungen machen, was man will - löschen eingeschlossen.

Noch ein Tipp: Überall, wo jetzt „FALSCH“ steht, soll offenbar Post hingehen. Wenn die Dopplungen nicht gelöscht werden, diese Information nach der Aktion erhalten bleiben soll, bietet sich folgendes an:

  • Neue Hilfsspalte „E“ anlegen: In E2 wird „=Nicht(D2)“ geschrieben.
  • Spalte E unten ausfüllen, kopieren und Werte einfügen (wie ganz oben Schritte 4 bis 6).
  • Spalte D kann nun gelöscht werden.
  • Autofilter in ehemaliger Spalte E (jetzt D durch das Löschen) installieren und „FALSCH“ auswählen.
  • Alle "FALSCH"es in Spalte D markieren und löschen.
  • Filter wieder ausschalten.

Jetzt haben alle unikaten Einträge ein statisches „WAHR“ in Spalte D stehen. Was man damit macht, bleibt einem vollkommen selbst überlassen :wink:

Kristian

Vielen Dank! owT
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