E-Mails aus IMAP-Konto automatisch lokal speichern - Outlook 2013 und 2016

subbselchen · 20. August 2019 um 07:36

Hallo,
ich habe schleppe mein Outlookkonto seit Urzeiten mit und als ich dann ein IMAP hatte, lief das alles problemlos weiter. Ich hatte meine E-Mails lokal und konnte sie online bei meinem Host abrufen.

Jetzt geht es um eine Neueinrichtung und da scheint das alles anders zu laufen. Auslöser war, dass ich das merkte war die Mittelling vom IMAP-Konto, das Postfach wäre nahezu ausgelastet. Wenn ich nun etwas vom IMAP-Konto lösche, dann ist die E-Mail aber in Outlook der beiden Laptops weg.
Es geht um zwei Laptops, eines hat Windows 7 und Office 2013, das andere Win 10 und Office 2016. Der Rechner, wo die lokale Speicherung der E-Mail aus dem Outlookkonto automatisch funktioniert ist ein Win 7 mit Outlook 2013.

Ich hätte gerne, dass die beiden Laptops genauso wie der lokale Rechner funktioniert. Ich rufe die E-Mails von meinem Host (IMAP-Konto) ab oder versende eine und die ist dann sowohl auf dem IMAP-Server als auch lokal bei den Rechnern.
Das muss doch irgendwie automatisch gehen, ich habe bisher nur den händischen Weg über ein Archiv, eine angelegte PST-Datei gefunden. Da müsste ich dann aber jede E-Mail markieren und dort hinein ziehen. Also in heutigen Zeiten gibt es sicherlich einen anderen Weg, den ich leider nicht kenne.

Christa · 20. August 2019 um 17:07

Hallo,

ich benutze kein Outlook, aber dieser Artikel müsste dir helfen, denn er bezieht sich auch auf deine Office-Versionen:

Kurzfassung:

Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.
Klicken Sie unter AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage, und geben Sie an, wie oft die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.

Gruß
Christa

subbselchen · 20. August 2019 um 17:46

Danke für den Tipp. Das oder auch eine Regel wäre natürlich auch eine Möglichkeit.

Mich wurmt nur, warum das auf meinem Rechner, den ich immer wieder aktualisiert habe, automatisch geht und auf den Laptops nicht.
Einziger Unterschied: Es war früher ein Pop3-Konto in Outlook. Nachdem ich dann ein IMAP-konto beim Hoster hatte, habe ich es umgestellt und alles läuft automatisch. Ich muss ganz ehrlich sagen, ich hatte mich nie damit beschäftigt, weil es eben problemlos lief. Also irgendetwas eingestellt. Das war damals aber noch Office 2003.

Ich habe nun auch schon auf dem Win7 Laptop ausprobiert, ob es etwas bringt, wenn ich erst ein POP3 einrichte und das nachher als IMAP umwandle. Brachte keinen Erfolg.

Deine Lösung ist gut, werde ich wohl auch machen.

Nur wenn es solche Sachen gibt, möchte ich immer gerne den Hintergrund wissen. Also warum läuft es auf dem Rechner automatisch, vor allen sehe ich da auch von den Ordnern her nur einaml das Ganze, wenn ich archiviere, sehe ich IMAP und eben die Archivordner. Das finde ich unschön.
Vielleicht hat hier noch jemand eine Idee, woran das liegen könnte.

Christa · 20. August 2019 um 19:33

Hallo,

ich muss dir grundsätzlich etwas erklären, glaube ich, und ich glaube nämlich auch nicht, dass das so funktioniert, wie du es sagst. Aber vorerst etwas zum Forum: wenn du jemandem antworten willst, der dir geantwortet hat, also das, was du hier gemacht hast, musst du nach meiner Antwort auf „Kommentieren“ klicken. Wenn du unter deiner Frage auf „Antworten“ klickst, antwortest du dir selbst, und ich bekomme keine Benachrichtigung, dass du geantwortet hast. Jetzt habe ich nur zufällig reingeschaut.

So, jetzt zur E-Mail-Geschichte. Es gibt zwei Protokolle, POP3 und IMAP. POP3 funktioniert abhängig von den Einstellungen des E-Mailprogramms so, dass entweder die E-Mails heruntergeladen werden und zeitgleich vom Server gelöscht werden, oder dass sie heruntergeladen werden und eine Kopie auf dem Server verbleibt. Je nachdem. wieviel Serverplatz man hat, kann es eng werden. Dann muss man sich in der Regel über die Weboberfläche auf dem Server anmelden und ältere E-Mails löschen. Außerdem ist mit POP3 das Problem, wenn man auf einem Rechner die Einstellung hat, dass die E-Mails nach dem Abrufen auf dem Server gelöscht werden, dass man sie auf einem anderen Rechner (oder Handy etc.) nicht mehr abrufen kann.

IMAP funktioniert so, dass die E-Mails alle auf dem Server bleiben, so dass du von verschiedenen Geräten darauf zugreifen kannst, egal, wo du bist. Wenn du aber auf einem der Geräte eine E-Mail löscht, dann wird sie eben direkt auf dem Server gelöscht, so dass sie auch von keinem anderen Gerät mehr abgerufen werden kann. Das ist wohl das, was dir passiert ist.

Aber weil es so wie beschrieben funktioniert, kann das so, wie du es gesagt hast, gar nicht gehen, also ohne Archiv.

Gruß
Christa

subbselchen · 22. August 2019 um 08:47

Danke für den Hinweis.

Also was IMAP und POP3 ist, weiß ich schon. Mit geht es um die Automatisierung. Sprich, wenn ich in Outlook meine Mails auf dem IMAP-Konto abrufe, dann wird bei meinem Outlook auf dem Rechner praktisch in Echtzeit eine Kopie der E-Mail abgelegt. Ohne dass ich jemals auf dem Rechner eine Regel oder gar die Archivierung hierfür bedient hätte.

Ich suche praktisch zwei Antworten: Wie geht das und warum sind da die Unterschiede zwischem alten, ständig akutalisierten Rechner und Laptops.

Wie kann ich das auf meinem Laptops erreichen, ohne dass ich jede E-Mail per Hand archivieren muss.? Eine Archivierung selbst automatisch jeden Tag ist eben nicht dasselbe, was ich nun auf dem Rechner habe.
Ich kann mir das bisher nur so erklären, dass ich bei dem Hoster eben früher ein POP3-Konto hatte, dass ich dann auf IMAP welchselte und gleichzeitig dann das POP3 in Outlook auf IMAP umstellte.
Fakt ist, ich sehe meine Mails praktisch wie damals beim POP3, auch die Regeln, etc. wurden übernommen.

Wenn ich das bei den Laptops sehe, sehe ich die E-Mails auf dem IMAP-Konto und unten dann die archivierten. Klar kann ich das ausblenden, aber Standardmäßig sehe ich die Mails auf dem IMAP-Server und eben nicht die Einteilung, die ich für meine Mails haben will, dass sie gleich richtig eingeordnet sind. Auf dem Smartphone ist mir das egal, da will ich nur sehen, welche E-Mails ich bekommen habe, aber auf den Rechnern und Laptops gerne gleich sortiert in den Unterordnern.
Ich gene natürlich davon aus, dass auch bei dem Rechner irgendwo das reine IMAP zu finden sein muss. Nur finde ich es dort nicht, sondern nur das so wie früher beim POP3. Es muss aber eine Kopie sein, denn ich sehe die E-Mails weiter auf meinem IMAP-Konto. Ich hatte ja schon gedacht, warum auch immer, holt sich der Rechner die E-Mails als POP3 ab.

Ich bin in der IT auch nicht komplett unwissend. Nur aus dem Verhalten kann ich mir keinerlei Reim machen und deshalb habe ich hier die Frage gestellet.

Eigentlich muss Outlook irgendetwas übernommen haben bei der Umstellung von POP3 auf IMAP, das ist der einzige Unterschied, den ich feststellen konnte und natürlich die unterschiedlichen Windows und Office-Versionen. Ob das eine (unbekannte) Funktion ist, Zufall oder gar ein Bug ist mir egal. Ich hätte das nur gerne so auch bei den Laptops.

Christa · 22. August 2019 um 19:40

Ich habe dir erklärt, wie das funktioniert, um dir klar zu machen, dass das gar nicht gehen KANN, wie du es haben möchtest. Was dein anderer Rechner macht, weiß ich nicht.
Du kannst aber auch für IMAP so viele Unterordner anlegen, wie du lustig bist, du musst dich nicht auf die Inbox beschränken, die standardmäßig eingerichtet ist.

Was du mit „etc.“ meinst, weiß ich nicht, aber dass Regeln übernommen wurden ist auch nicht unbedingt ungewöhnlich, denn es ist nur eine andere Art, die E-Mails abzurufen, an den Regeln muss man nicht zwingend etwas ändern.

Dann blende doch IMAP aus und lass das andere eingeblendet.

Na ja, wenn du meinst, dass es durch die Umstellung passiert ist, dann richte das doch dort als POP3 und stelle dann auf IMAP um, dann wirst du schon sehen, ob es passt oder eben nicht.

Schöne Grüße vom Internal Server Error.