Hallo Zusammen,
ein befreundeter Unternehmer sucht nach einer Möglichkeit, seine Mails zu archivieren. Ziel des Vorhabens ist es, eine revisionssichere Archivierung sämtlicher relevanter Mails zu erhalten. Es handelt sich um ca. 10 PCs, welche mittels Outlook und einem Exchange Server zusammenarbeiten.
Ich hatte mir anfangs gedacht, ein NAS einzurichten (inkl. gespiegelter Datenplatte) und dort für jedes Jahr ein Outlook Archiv (*.pst) von jedem Mitarbeiter abzulegen.
Somit könnte der Benutzer entweder die wichtigen Mails (Angebote, Rechnungen usw.) im Archiv ablegen oder evtl. sogar automatisch (Outlook Regel) eine Kopie aller Ein- und Ausgehenden Nachrichten im Archiv ablegen.
Meinen Recherchen zufolge ist dies aber nicht revisionssicher, da nicht sichergestellt werden kann, dass relevante E-Mails nicht gelöscht werden können… Was meint Ihr dazu?
Gibt es eine Möglichkeit die Archivierung einfach und nach Möglichkeit auch kostengünstig umzusetzen? Das Archiv soll nicht zum täglichen Arbeiten genutzt werden, sondern lediglich zur Bereitstellung der Daten an Behörden, falls dies irgendwann mal gefordert werden sollte…
Wie bewerkstelligen dies andere kleine Unternehmen? (praxistauglich!)
Bisher sehe ich beim Einsatz einer kommerziellen Softwarelösung folgende Punkte als bedenklich an:
Hohe Kosten
Gibt es die Software XY in >10 Jahren überhaupt noch? Was passiert mit den bestehenden Archiven?
Wie erfolgt der Umgang mit Privatmails der Mitarbeiter? (Persönlichkeitsrecht, Datenschutz)
Bei 100% Archivierung benötigen Spam Mails viel unnötigen Speicherplatz
mit den PST Dateien ist das so eine Sache. Jede Datei muss durch den Zugriff anderer geschützt werden, die dort abgelegten Mails sind nach xxxxxxxxx wie Briefe zu behandeln, entweder ist das jetzt Telekommunikationsgesetzt oder Briefgeheimnis.
Du hast eine Frage schon selber gelöst, welche Software gibt es in 10 Jahren, die die pst noch öffnen kann. So blöd es klingt, Ausdrucken und abheften ist immer noch die sicherste Variante. Sie ist unabhängig vom Betriebssystem, von MSOFFICE und sonstwas …
Hier lassen sich dann bequem Aktenordner anlegen (z.b. nach Kunde oder auch anderen Kriterien) und jeder Mitarbeiter sorgt dafür, dass dort alles dokumentiert ist.
Hallo,
danke schonmal für eure Antworten.
Der Mailstore sieht schonmal gut aus. Auch die Lizenzkosten scheinen erstmal überschaubar zu sein… Lediglich die laufenden Wartungskosten häufen sich dabei etwas an…
Zum Thema ausdrucken: Ich habe auf einigen Seiten gelesen, dass gerade dieser Weg nicht zulässig sein soll, da das originalformat dabei verändert wird und auch wieder Nachrichten/Informationen verschwinden könnten…
Über weitere Tipps und Anregungen würde ich mich freuen.