Halle alle zusammen,
wir haben gerade eine EDV-Programmentwicklungsfirma(GmbH) gegründet.
(Zunächst 7 Mitarbeiter - Ziel ca. 20 Miarbeiter)
Wir möchten von Anfang an organisatorisch vieles gut machen.
So möchten wir jetzt schon eine gute Beleg-, Akten- und Ordner-Ablage definieren bzw. festlegen.
Fragen:
Gibt es einen Musteraktenplan für Firmen dieser Größenordnung?
Wenn nicht, kann mir doch jemand eine Hilfestellung geben?
MfG
Karl Heinz
Hallo Karl Heinz,
ob es irgendwo die gebratene Taube im Netz gibt, weiß ich nicht. Falls es sie gibt, lasse sie liegen. Du zäumst das Pferd damit von hinten auf.
Vorschlag: Organisiere die einzelnen Vorgänge. Schreibe also in Stichworten und chronologisch auf, wie ein Auftrag abgewickelt wird. Z. B. so: Auftrag kommt schriftlich, alle Kundenangaben, seine Auftragsnummer, Anschrift, Ansprechpartner werden in einer Kundendatei aufgenommen. Dateistruktur festlegen. Datum und Namen des Bearbeiters nicht vergessen. Auftrag prüfen. Auftragsbestätigung schreiben. Eigene Auftrags-/Projektnummer vergeben. Ein einfaches, sinnvolles Nummernsystem festlegen… usw usw.
Das Gleiche machst Du mit allen betrieblichen Vorgängen. Du legst schriftlich fest, wie Du Dir den Vorgang vorstellst. Dabei stellt sich nach kurzer Zeit heraus, daß einige Festlegungen unpraktisch sind und daß etwas vergessen wurde. Macht überhaupt nichts. Wird eben geändert.
So entsteht nicht irgendeine, sondern DEINE Betriebsorganisation. Dabei ist es völlig egal, ob es andere, vielleicht bessere Systeme gibt. Hauptsache ist, Du hast ein System und ziehst es durch und jeder Mitarbeiter hält sich daran. Nichts ist schlimmer, als wenn jeder vor sich hinwurstelt. Du brauchst z. B. unbedingt eine durchgängige Systematik, wie Dateien zu benennen sind. Wenn Du Dich dabei auf Mitarbeiter verläßt oder anfängst, zig Systeme zu diskutieren, verfährt jeder nach Gutdünken und Du findest binnen kürzester Zeit nichts mehr wieder. Damit sich jeder daran hält, muß ein System einfach, durchschaubar und praktikabel sein, also lieber keine beeindruckenden 25-stelligen Dinosaurier.
Wenn Du die Betriebsorganisation so schriftlich fixierst, hast Du ganz nebenbei wesentliche Teile des Gerüsts Deines QM-Handbuches erstellt.
Etwas off topic: Du schreibst etwas von einer Zielvorstellung von 20 Mitarbeiter. Ist ja löblich, aber es entlockt mir eher ein müdes und mitleidiges Lächeln. Was ist Deine Aufgabe als Gründer? Komm, hör auf! Erzähl’ bitte nicht den Schmus vom Arbeitsplätze schaffen. Das ist das Gerede von Leuten, bei denen das Geld von der Bank kommt, weil der Monat zu Ende ist. Deine Aufgabe ist einzig und allein, Gewinn zu erwirtschaften. Dafür mußt Du Umsatz realisieren und dafür brauchst Du womöglich Mitarbeiter. Setze Dir Gewinnziele. Aber mache Dir niemals eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern zum Ziel. Dabei kann es sein, daß der erstrebte Gewinn nur mit soundsovielen Mitarbeitern realisierbar ist. Aber es steckt ein völlig anderer Denkansatz dahinter, ob jemand Gewinn anstrebt oder Beschäftigung einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern. Es mag sein, daß solche Gedanken einigen Leuten nicht gefallen, aber mit der Zielsetzung einer bestimmten Mitarbeiterzahl fährst Du Deinen Laden nur zu leicht an die Wand.
Gruß
Wolfgang