Eine Plattform zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten?

Internet
#1

Jetzt sind mal die Profis gefragt.

Wir sind ein kleines ehrenamtliches Unternehmen, das den Geflohenen Reisen in die Benelux Länder anbietet.

Ich und meine „Kollegen“ sitzen geografisch betrachtet in unterschiedlichen Städten.

Ich mache die Koordination und sie die Auftragsannahme. Meistens arbeiten wir mit Excel.

Damit ich immer den aktuellsten Status einsehen kann, müssen sie mir mehrfach wöchentlich die Unterlagen via Mail zukommen lassen.

Die Frage ist:

Es gibt ja gewisse Plattformen, wo man die Dokumente ablegen kann, worauf dann jeder Zugriff hat. Dann könnte ich zu jederzeit den Status einsehen.

Google Tabellen scheidet aus wegen Datenschutz.

Aber kann mir jemand so eine Plattform vorschlagen?

Wäre OneDrive eine Lösung?

Für die Vorschläge dankt man im Voraus.

#2

Das ist nur ein gemeinsam nutzbarer Speicherplatz. D.h. damit löst Du das Grundproblem einer gemeinsamen Dokumentenbearbeitung nicht. Hierfür würde sich als kommerzieller Lösung SharePoint, gehostet bei einem Hoster, der die Sache DSGVO konform betreibt, oder selbst gehostet (dann sollte man aber auch entsprechende Spezialisten an Bord haben) anbieten.

Das Problem hierbei ist allerdings, dass reines SharePoint-Hosting kaum noch angeboten wird, sondern fast nur noch Angebote im Rahmen von Microsoft 365 existieren. Diese werden, auch wenn sie in Deutschland betrieben werden, aber als echtes Microsoft 365-Angebot direkt an Microsoft hängen von der Datenschutzkonferenz aktuell als nicht DSGVO-konform angesehen, wobei diese natürlich nur eine „Meinung“ hat, letztendlich so ein Fall vor Gericht kommen und dort entsprechend entschieden werden müsste. Das ist ein Risiko, welches aktuell von jeder Menge Unternehmen und sogar Behörden als akzeptabel angesehen wird. Aber dieses Thema sollte man natürlich auf der Agenda haben.

Rein technisch gesehen ist das eine tolle Sache. Darin kannst Du einerseits Dokumente strukturiert und versioniert ablegen. Andererseits aber auch sehr einfach gemeinsame Kalender betreiben, in beschränktem Maß Datenbank-Tabellen anlegen und über einfache Oberflächen nutzbar machen, um darauf aufsetzend dann wieder Tabellen und Text-Dokumente, … bei Bedarf erzeugen zu können. Gerade in der Integration mit Microsoft365 und Teams ist das eine vielfach erprobte und gute Lösung für verteilt arbeitende Teams.

#3

ja.

Nein.

Collabra wäre eine Option, Hostsharing durchaus ein Anbieter, den man wählen kann.

#4

Hallo,

wäre ein gemeinsames Mailkonto, auf dem täglich die aktuellen Dokumente als Anhänge gespeichert werden, ev. eine (Überganbgs-) Lösung?

Gruß,
Paran

#5

Hallo,

die Überschrift und der Text sind nicht ganz eindeutig.

Wollt Ihr nur Eure Dokumente an einem Punkt ablegen, auf den dann alle zugreifen können? Dann sucht Ihr nach einem (eventuell DSGVO-konformen (weil vielleicht persönliche Daten gespeichert werden)) Speichersystem. Das kann ein Server bei einem von Euch im Büro oder Online sein. Aber auch ein Online-Speicher, wie ihn jeder große Anbieter im Programm hat, scheint mir geeignet. Aber es gibt auch viele kleine Anbieter, über die Heise eine Zusammenstellung erarbeitet hat. Link

Oder wollt Ihr die Dokumente gemeinsam, also zeitgleich bearbeiten? Das geht derzeit, soweit mir bekannt ist, nur mit Microsoft 365. Allerdings ist das nach derzeitiger Lage nicht DSGVO konform, wie @Wiz auch schon ausführte. Link zu t3n

#6

Vielen Dank für die Ausführungen. Eine gute Grundübersicht sehr wertvoll

#7

Hallo,

Hostsharing ist bekannt, aber vergessen. danke für die Errinerung und die Zeit

#8

Guten tag,

hatten wir tatsächlich zuerst als provisorische Lösung gehabt.

Danke für die Bereitschaft zu helfen.

#9

Hallo Pierre,

danke für die Mühe.

Es war tatsächlich zuerst nur eine Ablagemöglichkeit gemeint, allerdings nach deinem Beitrag, haben wir ein Wenig rumgeguckt und uns tatsächlich für LuckyCloud aus dem Heise Beitrag entschieden.

Ein bisschen teuer aber sehr bequem und benutzerfreundlich.

Du hast uns sehr geholfen!

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#10

Das freut mich.