Hallo allerseits,
in einer Diskussion kam folgende hypothetische Frage hoch: Ein Unternehmen A hat seine Buchhaltung outsourced und zahlt ein monatliches Entgelt an das Buchhaltungs-Unternehmen B. Nun endet der Vertrag zwischen A und B.
Fall 1: B nutzt eine eigene Software, die es nicht vermietet oder verkauft.
Frage: Wie kann A den neuen Gesetzen Rechnung tragen, die elektronischen Daten jederzeit bei Prüfungen AUSWERTBAR zur Verfügung zu stellen. Immerhin hat A gar keinen Zugriff auf die Software!
Fall 2: B nutzt eine Software, die nur verkauft wird und deren kleineste Lizenz 10.000 Euro kostet und Installationskosten von nicht unter weitern 10.000 Euro.
Frage: Ist es A zuzumuten, für eine Betriebsprüfung diese Software anzuschaffen und zu installieren?
Die Buchungsdaten stehen selbstverständlich alle ausgedruckt zur Verfügung. Ein Export der Daten ist von der verwendeten Software nicht vorgesehen bzw. wird vom B nicht geleistet.
Danke
Michael
Hallo
Ist denn bei euch in D gesetzlich verankert, dass die Buchhaltung in elektronischer Form vorhanden sein muss???
Wenn du alles in gedruckter Form hast, sehe ich kein Problem.
(natürlich jedes Kontoblatt, Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoplan usw.)
Unsere Software hat den Geist vor 2 Jahren aufgegeben. Der Fall liegt somit ähnlich. Keine Zugriffsmöglichkeit mehr…aber alles in gedruckter Form vorhanden.
Die Buchprüfer (die in CH bei einer AG jährlich prüfen) haben übrigens noch nie die elektronische Form benützt. Bestehen darauf alles in gedruckter Form vorzufinden.
Würde somit bei deiner Schilderung, zumindest hier, kein Problem sehen.
Gruss
Cabochon
Hallo Cabochon,
Ist denn bei euch in D gesetzlich verankert, dass die
Buchhaltung in elektronischer Form vorhanden sein muss???
nein, aber WENN die Daten ursprünglich in elektronischer Form vorlagen, MUSS man sie auf Anfrage auch dem Betriebprüfer in elektronischer Form vorlegen.
Unsere Software hat den Geist vor 2 Jahren aufgegeben. Der
Fall liegt somit ähnlich. Keine Zugriffsmöglichkeit
mehr…aber alles in gedruckter Form vorhanden.
Noch so ein Fall, danke für das Beispiel! Leider ist das Gesetz neu, erste Gerichtsurteile sind frühestens in 2003 zu erwarten.
Alles Gute wünscht
…Michael
Hallo Michael
nein, aber WENN die Daten ursprünglich in elektronischer Form
vorlagen, MUSS man sie auf Anfrage auch dem Betriebprüfer in
elektronischer Form vorlegen.
wow - dann könnt ihr euch ja warm anziehen 
(
Gesetz neu, erste Gerichtsurteile sind frühestens in 2003 zu
erwarten
dann müsste aber das Gesetzt den Fall outsourced ebenfalls klar definieren. (gewisse Frist für die Aufbewahrun und Zurverfügungstellung der Daten)
Anyway…Vorschlag:
Buchprüfung freiwillig bei Vertragsende durchführen lassen 
)
Nette Gesetze habt ihr in Deutschland…man muss ja schliesslich die Gerichte auch beschäftigen… 
Wünsche dir, dass der Fall nie eintritt.
Alles Gute
Cabochon
Hallo Cabochon,
Nette Gesetze habt ihr in Deutschland…man muss ja
schliesslich die Gerichte auch beschäftigen…
das wird es wohl sein - und Arbeitsbeschaffungsmaßnahme für all die überschüssigen Anwälte ;-(
Konkret geht es bei uns nur darum, dass wir wohl das Buchhaltungs-Programm wechseln und so die Lizenz des alten wohl behalten müssen. Das ist nicht schlimm, da nicht teuer. Aber in der Diskussion kamen wir eben auf die o.g. theoretischen Fälle.
Würde mich jetzt aber dennoch interessieren, was die deutschen Fachleute dazu sagen.
Alles Gute wünscht
…Michael
Hallo Cabochon
Gesetz neu, erste Gerichtsurteile sind frühestens in 2003 zu
erwarten
dann müsste aber das Gesetzt den Fall outsourced ebenfalls
klar definieren. (gewisse Frist für die Aufbewahrun und
Zurverfügungstellung der Daten)
Warum das Gesetz ? Hier müssen die Vertragsparteien halt einen entsprechenden Passus in ihrem Vertrag haben.
Tschuess Marco.
Hallo Marco
Warum das Gesetz ? Hier müssen die Vertragsparteien halt einen
entsprechenden Passus in ihrem Vertrag haben.
…weil Michael Folgendes schrieb
Gesetz neu, erste Gerichtsurteile sind frühestens in 2003 zu
erwarten
dann gäbe es weniger davon
Du hast Recht, die beste Variante ist Passus im Vertrag. Die Firmen die auf outsourced zurückgreifen werden es künftig bestimmt lernen
Gruss
Cabochon
Tschuess Marco.
hi michael,
zu allererst hast du recht mit deinen bedenken und vorbehalten. diese aeusserte auch die opp. im rahmen der gesetzgebung. aus diesem grunde gelten die hohen anforderungen auch erst für Bfg. daten die ab dem 1.1.2002 erstellt werden.
die stellung des BMF ist zusammengefasst lesbar in: BMF-Schreiben v. 16. 7. 2001 - IV D 2 S 0316 - 136/01 (BStBl 2001 I S. 415). vielleicht kommst du ran, wenn nicht kann ich mal gucken ob ichs auf dem rechner habe.
im endeffekt muss der stpfl. sorge tragen, das auswertung möglich ist. das hier auch der grundsatz der verhältnismässigkeit der mittel zu beachten ist, leuchtet ein. sicherlich wird dies ein grund sein, einen einmal gewählten berater nur u.U. zu wechseln (vorteil?!)…
für harte einzelfälle wird sicherlich erst der BFH ein wort sprechen muessen, für deine traumfälle mit der 10.000 € software wird es wohl beim alten bleiben —> prüfer über unverhältnismässigekit der mittel schon im zeitraum zw. prüfungsanordnung und prüfungsbeginn informieren und darauf vorbereiten, das nur „papier-prüfung“ möglich ist. dies sollte dann nicht das problem sein, wenn man nachweisen kann, das man den berater / bfg.büro gewechselt hat.
macht man die bfg. mit eigener EDV, ist man m.E. verpflichtet einen alten rechner samt software aufzuheben. kommen natuerlich horrorlizenzgebühren dazu, greift wieder das verhältnismässigkeitsprinzips. immerhin wird ja nicht lückenlos geprüft in D! die hier betroffenen K.M.U. sind wohl i.d.R. alle 10 jahre mit einem prüfungszeitraum von 3-5 jahren drann … die grossen unternehmen die regelm. geprüft werden, haben schon sicherlich bisher dem prüfer einblick in die EDV gegeben.
bei bedarf, war in der NWB Nr. 36 v. 03.09.01 ein aufsatz zum thema.
gruss vom
showbee
Hi Michael,
ganz so dramatisch ist es nicht.
Die buchhaltungspflichtigen Unternehmen, die ihre Buchführung durch fremde Dienstleister erstellen lassen, müssen dafür Sorge tragen, dass die gesetzlich aufzubewahrenden Buchhaltungsunterlagen zugänglich sind.
Dazu reicht es aus, die Buchungsbelege usw. in den Geschäftsräumen bzw. am Betriebssitz aufzubewahren und die erstellte Buchführung erreichbar zu machen. Das kann z.B. in der Form organisiert werden, dass die Daten eines Wirtschaftsjahres auf Datensicherungsträgern (CD-ROM, Disketten, Laufwerke) mit den notwendigen Angaben über die verwendeten Programmen gespeichert sind. Diese Programme müssen ebenfalls zugänglich sein. Wenn es sich um handelsübliche Programme wie Lexware u.ä. handelt, reicht diese Angabe. Wenn es selbstentwickelte Programme eines Dienstleisters sind, dann müssen die Daten entweder für eine DATEV-Schnittstelle konvertiert sein oder das Programm muß ausdrücklich für Beamte des Finanzamtes zugänglich gemacht werden.
Es ist weder notwendig, monatlich sämtliche Konten auszudrucken noch den Outsorcing-Dienstleister zu wechseln.
Gruß,
Francesco
Hallo Francesco
,
Wenn es sich um
handelsübliche Programme wie Lexware u.ä. handelt, reicht
diese Angabe. Wenn es selbstentwickelte Programme eines
Dienstleisters sind, dann müssen die Daten entweder für eine
DATEV-Schnittstelle konvertiert sein oder das Programm muß
ausdrücklich für Beamte des Finanzamtes zugänglich gemacht
werden.
das wäre der Schlüssel. Wenn es ok wäre, die Daten in einem ANDEREN als dem ursprünglichen Format bereitzustellen, weil man sie zwar noch im ursprünglichen hat, aber keine Lizenz für die Software mehr, wäre das ja auch ok.
Danke
… Michael